Novice

21

Spoštovani uporabniki PANTHEON-a,

 

Od začetka vpeljevanja eRačunov in drugih eDokumentov smo opažali, da uporabniki sicer vpeljete elektronsko izmenjavo, premalo pozornosti pa je namenjeno zakonsko skladnemu hranjenju te dokumentacije. Neredki so bili primeri, ko smo reševali dokumente izgubljene na lokalnih diskih ali pobrisane iz podatkovne baze (ker je postala prevelika). Dodatna težava je bila, da so imeli eDokumenti v bazi ločene tabele od preostalih dokumentov ter smo tako imeli dva sistema za isto stvar – rokovanje z dokumenti. En je bil namenjen računom, ki so predmet eIzmenjave drug pa ostalim skeniranim dokumentom. Design obstoječe dokumentacije je zaradi velikosti povzročal počasni odziv celega sistema in s tem slabo uporabniško izkušnjo.

 

Ko smo načrtovali nov dokumentni sistem smo želeli narediti enovit dokumentni sistem, v katerem bi skladiščili vse dokumente ne glede na njihov izvor ali način izmenjave. Konec koncev bo prej ali slej vsak račun elektronski in vsaka pogodba ali dopis skenirana in shranjena v digitalni arhiv. Fizična hramba je enostavno prepočasna in predraga. Zato smo povezali arhiv elektronskih dokumentov in shrambo v en podsistem, dostopen preko spletnih servisov ter na ta način dobili podporo za oblačno, lokalno in certificirano hrambo. Sistem smo spremenili tako, da ni vmesnega skladiščenja eDokumentov saj bi to vmesno skladiščenje lahko sprožilo dvom v avtentičnosti in ne-manipuliranosti samega dokumenta. Dokument se je po prevzemu od ponudnika eIzmenjave tako takoj uskladiščil v dokumentni arhiv ter se obdeloval od tam naprej (oziroma pri pošiljanju najprej zapisal v dokumentni sistem in bil od tam poslan ponudniku eIzmenjave).

 

To pa je pomenilo, da je žal vsak uporabnik eRačunov (oziroma eIzmenjave dokumentov) moral imeti dostop do dokumentno/arhivskega sistema (PANTHEON DMS) in posledično je bilo potrebno skleniti naročnino za hrambo. Na drugi strani pa smo s tem vedeli, da imajo vsi naši uporabniki urejeno shranjevanje, ki bo zadovoljilo tudi najbolj pikolovskega inšpektorja in bodo uporabniki varni v primeru inšpekcijskih pregledov.

 

Na žalost pa ugotavljamo, da smo s tem odprli Pandorino skrinjico pritožb in občutka, da vam preprečujemo uporabo funkcionalnosti, ki ste jih predhodno uporabljali brezplačno. Lahko bi se postavili na obrambo naših stališč in se spustili v pravno vojno s posameznimi uporabniki. Naše pravne pozicije so dobre: funkcionalnost eRačunov, ki je bila vsem uporabnikom dana brezplačno bi ostala in z ničemer ne posegamo v pridobljene pravice, zaradi zakonskih zahtev pa bi morali urediti shranjevanje še v PANTHEON-u. Vendar pa ne želimo slabe volje, zamer in bitk s kupci, četudi bi bilo to v njihovo korist.

 

Zato smo se odločili, da z naslednjo verzijo (predvidoma 25.9.2020) uporabnikom omogočimo uporabo eRačunov brez pogoja sklenitve eDokumentacije.

 

Vendar v opozorilo! Možnost samostojne uporabe eRačunov ne zajema opcije varne hrambe. Posledično je uporabnik sam zadolžen za zagotavljanje zakonske skladnosti vezane na hranjenje.

V Sloveniji ponudnik ponuja samo 2-letno hrambo dokumentov, tako da je potrebno za zakonsko predpisano 10-letno hrambo razmisliti o rešitvi, kako varno hraniti eRačune od trenutka, ko so poslani iz programa PANTHEON.

 

eDokumentacijo vam ne priporočamo samo zaradi varne hrambe eRačunov, ampak je še mnogo več: enovit, pregleden, s PANTHEON-om integriran dokumentni sistem, v katerega lahko shranjujete vse.

Video predstavitev kaj vse vključuje eDokumentacija je na voljo na spletni strani.

 

Upamo, da smo s tem pomirili razburjene duhove, vam pa še vedno toplo priporočamo, da preverite in razmislite o svoji strategiji digitalne hrambe. In ko že razmišljate, pomislite še na skeniranje ostalih dokumentov in se včlanite v klub digitaliziranih podjetij, ki bistveno lažje poslujejo tudi v primerih pandemij.

 

Andrej Mertelj, izvršni direktor Datalab

  • Obvestilo o spremembi pogojev za uporabo eRačunov

Zadnja sprememba: 21. 9. 2020 @ 13:49

Komentiraj

Trenutno ni komentarjev. Bodi prvi!

Napiši komentar

Prosimo registrirajte se in nato napišite komentar!

Add Content...