Asistent de Migrare DMS

Asistent de Migrare DMS

Începând cu versiunea 10.00.17.20, un migrator DMS pornește atunci când intrați în program. De asemenea, poate fi pornit în DMS sub pictograma Import/Export date. Cu asistentul, documentele vor fi transferate în DMS și stocate în cloud sau în baza de date locală, în funcție de licență. 

Fereastra de start a asistentului arată informații despre linkurile către documente în Pantheon către folderele locale (tab Documente), numărul de documente în DMS și spațiul pe care îl ocupă.

Dacă doriți să fiți reamintiți data viitoare, puteți face clic pe butonul Reamintește-mi data viitoare. Acest lucru va "redirecționa" asistentul către dumneavoastră și va apărea doar atunci când porniți programul, după aceea alți utilizatori nu vor mai vedea asistentul la începutul Pantheon.

Dacă nu sunteți responsabil pentru migrarea documentelor în DMS, puteți redirecționa asistentul către persoana responsabilă din companie selectând acea persoană din lista derulantă de mai jos și făcând clic pe butonul Redirecționează. Când îl redirecționați către un alt utilizator, asistentul va apărea doar pentru acel utilizator, după aceea alți utilizatori nu vor mai vedea asistentul la începutul Pantheon.

După ce facem clic pe butonul următor, putem seta clasificările și stocarea corespunzătoare pentru clasificările individuale sub tab Plan de clasificare. Este foarte important să selectăm în caseta Stocare alegerea corespunzătoare de eDocumentație sau eDocumentație Securizată, deoarece aceasta determină unde vor fi stocate documentele pentru această clasificare. Desigur, trebuie să avem un abonament pentru stocare corespunzătoare. Toate documentele din DMS trebuie să aibă o anumită clasificare.

Pe tab-ul Tipuri de documente putem lega tipurile de documente cu clasificările corespunzătoare. De exemplu, Facturi primite care sunt legate de foldere locale în Tipul de document 120 (tab Documente) sunt aici legate de clasificarea corespunzătoare. La transferul în DMS, aceste documente vor fi echipate cu clasificarea introdusă aici și stocate în stocarea desemnată pentru această clasificare în planul de clasificare. Ar trebui să configurăm clasificarea corespunzătoare pentru toate tipurile de documente care au linkuri către fișiere pe discurile locale.

Alte documente trimise din tipurile de documente vor fi, de asemenea, echipate cu clasificarea specificată aici, de exemplu, factura trimisă din tipul de document 300 către DMS va fi echipată cu clasificarea specificată aici.

Fereastra următoare va afișa documentele legate de discuri locale sau partajate. Cu butonul Încărcare, documentele sunt importate în Pantheon DMS. După import, documentele sunt disponibile atât în DMS, cât și în tab-ul eDocumente, care se află în aceeași locație ca tab-ul Documente, unde erau localizate linkurile documentelor. După importul reușit, tab-ul Documente este eliminat și vedem doar eDocumente, unde găsim toate documentele care au fost anterior doar legate de Pantheon și acum sunt stocate în DMS în stocarea corespunzătoare.

După importul documentelor, obținem o listă a fișierelor importate cu succes și mesaje de eroare dacă vreun document nu a putut fi importat. Pentru documentele care nu au fost importate cu succes, putem repeta procesul făcând clic pe Reîncercare Încărcare. Dacă există linkuri neutilizate, făcând clic pe Șterge linkuri invalide, putem șterge linkuri care nu mai au un document pe disc local. După importul reușit și ștergerea linkurilor invalide, tab-ul Documente din Pantheon este eliminat, eDocumente înlocuindu-l.

În fereastra următoare, putem importa fișiere pe care le-am exportat din alt DMS. Fișierele cu același prefix vor fi importate împreună. Meta datele sunt scrise într-un fișier separat. Selectați folderul care conține fișierele de formatul corespunzător pe care dorim să le importăm și apăsați Încărcare și apoi Încărcare pentru a le importa în DMS.

În fereastra Încărcare în Cloud, ne arată documentele care nu au fost încă stocate în stocarea setată pe clasificări. Făcând clic pe Încărcare Stocare, documentele sunt salvate în stocarea lor corespunzătoare setată pe clasificări.

Făcând clic pe Afișează Arhivate, puteți vedea documentele care sunt deja stocate în stocarea corespunzătoare care este setată pe clasificări.

Făcând clic pe butonul Informații, se afișează o notificare DMS și informații și opțiunea de a comanda eDokumetation.

Ultima fereastră este doar o notificare a migrației DMS finalizate.