DMS-Migrationsassistent
DMS-Migrationsassistent
Ab Version 10.00.17.20 startet ein DMS-Migrator, wenn Sie das Programm betreten. Er kann auch im DMS unter dem Import/Export-Daten-Symbol gestartet werden. Mit dem Assistenten werden die Dokumente in DMS übertragen und je nach Lizenz in der Cloud oder in der lokalen Datenbank gespeichert.
Das Startfenster des Assistenten zeigt Informationen über Links zu Dokumenten im Pantheon zu lokalen Ordnern (Registerkarte Dokumente), die Anzahl der Dokumente im DMS und den Platz, den sie einnehmen.
Wenn Sie beim nächsten Mal erinnert werden möchten, können Sie auf die Schaltfläche "Erinnere mich das nächste Mal" klicken. Dies wird den Assistenten "umleiten", sodass er nur erscheint, wenn Sie das Programm starten. Danach werden andere Benutzer den Assistenten beim Start des Pantheon nicht mehr sehen.
Wenn Sie nicht für die Migration von Dokumenten zu DMS verantwortlich sind, können Sie den Assistenten an die verantwortliche Person im Unternehmen umleiten, indem Sie diese Person in der Dropdown-Liste unten auswählen und auf die Schaltfläche "Umleiten" klicken. Wenn Sie ihn an einen anderen Benutzer umleiten, wird der Assistent nur für diesen Benutzer angezeigt, danach werden andere Benutzer den Assistenten beim Start des Pantheon nicht mehr sehen.
Nach dem Klicken auf die Schaltfläche "Weiter" können wir die Klassifikationen und die entsprechenden Speicherorte für die einzelnen Klassifikationen unter der Registerkarte Klassifikationsplan festlegen. Es ist sehr wichtig, im Speicherfeld die geeignete Wahl von eDokumentation oder Sicherer eDokumentation auszuwählen, da dies bestimmt, wo die Dokumente für diese Klassifikation gespeichert werden. Natürlich müssen wir ein Abonnement für die ordnungsgemäße Speicherung haben. Alle Dokumente im DMS müssen eine bestimmte Klassifikation haben.
Auf der Registerkarte Dokumenttypen können wir die Dokumenttypen mit den entsprechenden Klassifikationen verknüpfen. Z.B. Eingegangene Rechnungen, die mit lokalen Ordnern im Dokumenttyp 120 (Registerkarte Dokumente) verknüpft sind, sind hier mit der entsprechenden Klassifikation verknüpft. Bei der Übertragung an das DMS werden diese Dokumente mit der hier eingegebenen Klassifikation ausgestattet und im für diese Klassifikation im Klassifikationsplan vorgesehenen Speicher abgelegt. Wir sollten für alle Dokumenttypen, die Links zu Dateien auf lokalen Festplatten haben, eine geeignete Klassifikation einrichten.
Andere Dokumente, die aus Dokumenttypen gesendet werden, werden ebenfalls mit der hier angegebenen Klassifikation ausgestattet, z.B. die Rechnung, die vom Dokumenttyp 300 an das DMS gesendet wird, wird mit der hier angegebenen Klassifikation ausgestattet.
Im nächsten Fenster werden Dokumente angezeigt, die mit lokalen oder gemeinsamen Festplatten verknüpft sind. Mit der Schaltfläche "Hochladen" werden die Dokumente in das Pantheon DMS importiert. Nach dem Import sind die Dokumente sowohl im DMS als auch in der Registerkarte eDokumente verfügbar, die sich am selben Ort wie die Registerkarte Dokumente befindet, wo die Dokumentenlinks waren. Nach einem erfolgreichen Import wird die Registerkarte Dokumente entfernt und wir sehen nur noch eDokumente, wo wir alle Dokumente finden, die zuvor nur mit Pantheon verknüpft waren und jetzt im DMS im entsprechenden Speicher abgelegt sind.
Nach dem Importieren von Dokumenten erhalten wir eine Liste der erfolgreich importierten Dateien und Fehlermeldungen, falls ein Dokument nicht importiert werden konnte. Für Dokumente, die nicht erfolgreich importiert wurden, können wir den Vorgang wiederholen, indem wir auf "Hochladen wiederholen" klicken. Wenn es ungenutzte Links gibt, können wir durch Klicken auf "Ungültige Links löschen" Links löschen, die kein Dokument mehr auf der lokalen Festplatte haben. Nach einem erfolgreichen Import und dem Löschen ungültiger Links wird die Registerkarte Dokumente im Pantheon entfernt, wobei eDokumente sie ersetzt.
Im nächsten Fenster können wir Dateien importieren, die wir aus einem anderen DMS exportiert haben. Dateien mit demselben Präfix werden zusammen importiert. Metadaten werden in einer separaten Datei geschrieben. Wählen Sie den Ordner aus, der die Dateien im entsprechenden Format enthält, die wir importieren möchten, und drücken Sie "Laden" und dann "Hochladen", um sie im DMS zu importieren.
Im Fenster "In die Cloud hochladen" werden uns Dokumente angezeigt, die noch nicht im für die Klassifikationen festgelegten Speicher abgelegt wurden. Ein Klick auf "Speicher hochladen" speichert die Dokumente in ihrem entsprechenden Speicher, der auf den Klassifikationen festgelegt ist.
Durch Klicken auf "Archivierte anzeigen" können Sie die Dokumente sehen, die bereits im entsprechenden Speicher abgelegt sind, der auf den Klassifikationen festgelegt ist.
Ein Klick auf die Schaltfläche "Info" zeigt eine DMS-Benachrichtigung und Informationen sowie die Option, eDokumentation zu bestellen.
Das letzte Fenster ist nur eine Benachrichtigung über die abgeschlossene DMS-Migration.
