В последната година, в която участвах в подготовката на тези указания, се запознах с над осемдесет словенски и чуждестранни компании. Всяка от тях е различна, свойствена. Всяка имаше свои изисквания и желания. Но всички споделят разбирането, че за оцеляване и растеж на компанията е необходимо мощно, гъвкаво и рационално информационно система.

Транзакционната система (както професионално наричаме групата софтуер, в която влиза и DataLab HERMES) е от ключово значение за живота на компанията. Тя улеснява трудоемката работа с доставки и продажби, показва финансовото състояние на компанията и намалява вероятността за грешки.

Още по-важен е изпълнителният аспект на транзакционната система. Тя е генератор на бази данни - историята на компанията. С тези бази данни следим развитието, измерваме ефективността, установяваме тенденции и търсим резерви.

Транзакционната система, която не позволява прегледи и отчети, или пък всяка година започва отначало и забравя цялата история, опит и данни от предходната година, е смъртоносна за компанията. Можете ли да си представите, че всеки първи януари някой изтрива вашата памет и я заменя с броя на вдишванията, издишванията, теглото и височината - числено изразена кумулативна информация за събитията? Всички малки събития, които съставляват годината, биха били изтрити или в най-добрия случай трудно достъпни? Съществуването, растежът и развитието биха били най-вероятно застрашени!

В много компании активно участвахме в изграждането на ефективна транзакционна система. Заедно определяхме потоците на стоките, начина на шифриране, създавахме документация и отчети, които измерват пулса на компанията. Заедно преминахме през трудния процес на раждането на нова информационна система. На места раждането беше лесно, на други - трудно. Но навсякъде забелязахме определени характеристики, необходими за успешен, бърз и колкото се може по-малко болезнен преход.

При въвеждането на транзакционната система е необходимо активно участие на ръководството на компанията

Най-добре е ръководството да си постави ясни цели преди началото на въвеждането, какво иска да постигне с новата система. Намаляване на разходите за операции, по-висока производителност, намаляване на грешките или създаване на история и измервателни системи. Тези цели трябва да бъдат ясно обяснени и представени на всички участници.

По време на въвеждането ръководството трябва активно да участва с предложения, мотивация и тестване. Пълното оставяне на изграждането на информационната система на подчинените води до недоволство или провал.

Въвеждането на информационната система вероятно е най-голямата задача на компанията тази година

Всяка промяна е трудна и носи със себе си нови проблеми. Същото важи и за изграждането на транзакционната система. Тъй като променя, допълва или премахва определени установени модели в компанията, е необходима преданост и фокусираност.

Полуразвитието може да има катастрофални последици. Транзакционните системи не се сменят всяка година, затова трябва да живеем с тях по-дълго време. Изразът "както си постелеш, така ще спиш" е на място.

Осъзнайте, че усилията, времето и парите, вложени в задълбочено изграждане, осигуряват печалби в близкото и далечното бъдеще.

Назначете отговорно лице за въвеждането

Отговорното лице за въвеждането на транзакционната система може да бъде всеки, който познава цялостното функциониране на компанията и целите на обновлението. Нека бъде поне основно компютърно грамотен и отворен за нови идеи. Отговорното лице може да бъде директор, някой от средния мениджмънт или служител на работното място.

Отговорното лице трябва да има всички правомощия за въвеждане. Ако вече няма правомощия за реорганизация на бизнес процеса, поне да има възможност и внимание при предлагането на предложения. Като координатор на проекта определя приоритетите на въвеждането и неговата динамика. Трябва да бъде свободно от натиск за пропускане на етапи или изисквания на отделни лица. До края на въвеждането трябва да има пълна подкрепа от ръководството.

Новата транзакционна система е отлична възможност за реинженеринг на компанията

С промяната на информационната система имаме идеална възможност да преосмислим и променим бизнес процесите в компанията. Необходим е кураж и въпроси относно целесъобразността на определена задача. Нека се запитаме, дали извършваме определена задача по най-добрия възможен начин? Извършваме ли я по най-икономически ефективния начин? Има ли контрол в повече или в по-малко? Подходящо ли е съотношението между разходите на процеса и приходите, които носи?

Не се оставяйте в установените модели на мислене или ограничения, които ви налага съществуващата транзакционна система. Най-лесният и неефективен начин е въпросът: "Как бихме организирали компанията днес, ако започнем отначало?"

Не се страхувайте от намеси в организационната структура на компанията

Новата транзакционна система може да доведе до намаляване на работните нужди в един сегмент, а тези ресурси след това могат да бъдат използвани другаде. Вместо в счетоводството в контрола. Вместо въвеждане на фактури - активна продажба.

Идеалната информационна система премества човешките ресурси в компанията по-близо до основната дейност на компанията!

От материалното бизнес функциониране през финансите до контрола и оптимизацията

Къщата не се строи от покрива надолу и също така транзакционната система не се изгражда отгоре надолу.

Първата фаза, с която се заемаме при изграждането, е определянето на материалните потоци и установяването на материалното бизнес функциониране. Следващата е определянето на производството, ако компанията го има.

Финансовите данни са само извлечени данни от материалното, затова идват на ред в по-късна фаза, когато поне основите на материалното бизнес функциониране вече работят.

Контролът и отчетите са възможни едва когато са налични както материални, така и финансови данни.

Оптимизацията на бизнеса се извършва на базата на резултатите от контрола.

Определете реални времеви рамки

Транзакционната система не се изгражда за една нощ. Времето, необходимо за изграждане на системата е много зависимо от периода в годината, когато я изграждаме, или историята, която искаме да засечем. Желязното правило е, че нито едно обновление не е по-кратко от три месеца, но не трябва да бъде по-дълго от една година.

Информационната система сама по себе си не носи печалба и не решава проблеми

Както пространството в централната част на града не е гаранция за множество клиенти, така и информационната система без човешки принос не работи. Неправилно е предположението, че компютърът ще работи сам. Транзакционната система е само инструмент за постигане на целта.

В Любляна, 06.06.1998,

Андрей Мертел