Poslovne funkcije v poslovnem sistemu
Poslovne funkcije v poslovnem sistemu
Kot temeljne poslovne funkcije opredeljujemo tiste funkcije, brez katerih združba ne more biti samostojni subjekt. To so torej naslednje funkcije:
• nabavna,
• proizvodna,
• prodajna,
• finančna,
• kadrovska,
• investicijsko-tehnična.
Celovito lahko obravnavamo poslovne funkcije združbe, če upoštevamo tri vidike, ki oblikujejo tudi tri delne sisteme. izvajalnega, informacijskega in poslovodnega.
Jasno je, da združbe po teh vidikih ne moremo organizirati v smislu oddelkov ali sektorjev, saj tak procesni vidik ne more ustrezati organizacijski strukturi. Kljub temu pa je ta vidik izredno pomemben tudi za lažje razumevanje organiziranosti poslovnega sistema.
Izvajalni delni sistem
Navedene temeljne poslovne funkcije so običajno sicer prikazane v izvajalnem delnem sistemu, vendar so tam zajete le s svojim izvajalnim delom, saj se raztezajo tudi v informacijski in poslovodni delni sistem. Tako so praktično prisotne v vseh organizacijskih enotah v združbi.
To lahko pokažemo na primeru finančne funkcije. Vsakdo v okviru finančne funkcije nekaj izvaja in/ali deluje v eni od štirih informacijskih funkcij in/ali deluje v okviru ene od treh poslovodnih funkcij. Pripadnost posameznika ali organizacijske enote posameznemu delnemu sistemu (po obsegu dela) je lahko seveda bistveno različna. Hkrati to pomeni, da na primer organiziranje finančne funkcije zahteva pravzaprav organiziranje celotne združbe s finančnega vidika. To vidimo zlasti, če opredelimo naloge finančne funkcije z vseh treh vidikov:
1. Izvajanje, kamor sodijo:
1.1. priskrba sredstev,
1.2. uporaba sredstev,
1.3. vračanje sredstev,
1.4. preoblikovanje obveznosti do virov sredstev.
2. Informiranje, kamor sodijo:
2.1. obravnavanje finančnih podatkov o preteklosti,
2.2. finančno predvidevanje,
2.3. finančno analiziranje,
2.4. nadziranje obravnavanja podatkov za potrebe financiranja.
3. Poslovodenje, kamor sodijo:
3.1. strateško, taktično in operativno finančno načrtovanje,
3.2. pripravljanje izvajanja financiranja,
3.3. nadziranje izvajanja financiranja.
Finančna funkcija se torej razteza čez celotno združbo. To je tudi razumljivo, saj ima vsako delovanje prej ali slej tudi finančne posledice.
Na zgornji način lahko razložimo bistveno razliko med finančno službo kot organizacijsko enoto in finančno funkcijo kot nosilko procesa. Vodja finančne službe je hkrati tudi vodja finančne funkcije, vendar ni nadrejen tistim, ki se ukvarjajo s financami zunaj finančne službe. Kljub temu pa je odgovoren za plačilno sposobnost združbe, saj je slednja temeljni cilj finančne funkcije združbe. Zato je potrebno omejiti oziroma natančno opredeliti pristojnosti tistih, ki smejo razpolagati s sredstvi zunaj finančne službe. Najučinkovitejši inštrument za tako omejevanje (in tudi podeljevanje) pristojnosti v okviru finančne funkcije je sistem kratkoročnega in dolgoročnega finančnega načrtovanja v združbi.
Povsem podobno lahko razložimo razliko med kadrovsko službo in kadrovsko funkcijo ter med tržno funkcijo in prodajno službo.Enako je s funkcijo nabave, funkcijo proizvodnje in investicijsko-tehnično funkcijo, čeprav morda v posameznem konkretnem primeru manj izrazito.
Posamezne službe so torej predvsem organizacijske enote in so povečini strokovna in izvajalna podpora ustreznim poslovnim funkcijam.
Informacijski delni sistem
Informacijski sistem združbe sestavljajo štiri informacijske funkcije:
• obravnavanje podatkov o preteklosti,
• obravnavanje podatkov o prihodnosti,
• analiziranje podatkov,
• nadziranje obravnavanja podatkov.
Vsako od naštetih informacijskih funkcij je seveda mogoče posebej obravnavati kot sistem.
Zato lahko govorimo tudi o kadrovskem, investicijsko-tehničnem, nakupnem, proizvodnem, prodajnem in finančnem informacijskem sistemu.
Poslovodni delni sistem
Poslovodni sistem vsebuje tri poslovodne funkcije: načrtovanje, pripravljanje izvajanja in nadziranje.Nekateri avtorji sem štejejo večje število funkcij, vendar jih je možno obravnavati v naštetih treh funkcijah. Načrtovanje lahko delimo na strateško, taktično in operativno, pripravljanje izvajanja pa vsebuje organiziranje, usklajevanje in motiviranje.
Navadno pojmujemo načrtovanje (planning) širše kot le predvidevanje oziroma napovedovanje. O predvidevanju in napovedovanju (forecasting) tako govorimo takrat, ko gre za nek zunanji pojav, ki ga skušamo predvideti oziroma napovedati z našim poznavanjem pojava in okoliščin (na primer smer gibanja v preteklosti in že sprejeti dogovori za prihodnost). Zato je predvidevanje (obravnavanje podatkov o prihodnosti) ena od informacijskih funkcij. O načrtovanju pa navadno govorimo v povezavi z notranjimi pojavi oziroma pojavi, ki so (vsaj delno) pod našim vplivom, na katere lahko s svojim delovanjem neposredno ali posredno vplivamo. Zato je načrtovanje upravljavska oziroma poslovodna funkcija.
Več o poslovnih funkcijah v knjigi Ž. Berganta: Organiziranje računovodstva v povezavi s finančno funkcijo.
objavila: Vanja Cigoj, vodja Datalab Akademije, vanja.cigoj@datalab.si
dne: 10.7.2014
Avtor: dr. Živko Bergant
slika: dr. Živko Bergant
Telefon: 00386 (0) 59 090 960
Mobilni telefon: 031 366 757
Faks: 00386 (0) 059 090 962
Elektronska pošta: zivko.bergant@vsr.si