Delni sistem
DELNI SISTEM
Do delnega sistema pridemo tako, da odmislimo tiste povezave in sestavine sistema, ki nas v trenutku opazovanja ne zanimajo. To pomeni, da gledamo celotni sistem skozi posebno prizmo. Podobno lahko primerjamo rentgensko sliko človeškega telesa, ki še vedno kaže celotno telo, vendar samo njegov delni sistem – okostje. Prav tako sta delna sistema človeškega telesa na primer živčevje in krvni obtok.
Na tej osnovi je pomembno poudariti temeljne razlike med podsistemom in delnim sistemom, ki jih vidimo zlasti v naslednjem:
1. Med tem, ko je za razmerje sistem – podsistem in za razmerje sistem – nadsistem značilna nadrejenost oziroma podrejenost (torej navpično razmerje), je za razmerje sistem − delni sistem značilna enakopravnost (torej vodoravno razmerje). Okostje pri človeku na primer ni nadrejeno krvnemu obtoku ali obratno.
2. Sistem načeloma lahko deluje brez nekega podsistema (čeprav v nekoliko okrnjeni obliki), saj mu je bil nadrejen in se odloča naprej. Človek na primer brez roke ali noge živi in deluje še naprej kot človek.
3. Sistem brez svojega delnega sistema ne more delovati naprej brez bistvenih vsebinskih sprememb. Človeka brez okostja ali krvnega obtoka si ne moremo predstavljati.
Delnega sistema torej nikakor ne moremo enačiti s podsistemom, saj se od njega razlikuje tako kot stvarni katalog od abecednega kataloga v knjižnici. Gre torej za drugačen pogled na celotni sistem.
Če zgornjo opredelitev delnega sistema uporabimo na poslovnem sistemu, pridemo do upravljavskega, informacijskega in izvajalnega delnega sistema. Pri nas jih je prvi podrobneje obravnaval Turk.
V vsaki organizacijski enoti ali celo na vsakem delovnem mestu bi lahko našli prvine vseh treh delnih sistemov. To načelno pomeni, da vsaka komponenta poslovnega sistema hkrati pripada vsem trem sistemom, vendar z različno stopnjo pripadnosti.
Informacijski sistem, na primer, po vsebinski plati obsega računovodstvo, statistiko, operativne evidence, planske evidence in analize, po organizacijski plati pa se pojavlja v vseh organizacijskih enotah organizacije. Informacijskega sistema torej ne moremo spraviti v eno organizacijsko enoto. Kljub temu lahko posamezen delni sistem opredelimo kot celoto prvin, ki imajo svoj namen in svoja načela delovanja.
Vsak od delnih sistemov (tako kot celotni poslovni sistem) ima svoj vložek in izložek. Vložek v izvajalni sistem predstavljajo prvine poslovnega procesa (delovna sredstva, predmeti dela, storitve, delo), izložek pa so poslovni učinki (proizvodi in storitve). V informacijski sistem vložimo podatke, njegov izložek pa so informacije. Le-te so vložek v upravljavski oziroma poslovodni sistem, katerega izložek so odločitve.
Podobno kot v celotnem poslovnem sistemu, lahko opredelimo delne sisteme tudi po posameznih temeljnih poslovnih funkcijah (nabavna, proizvodna, prodajna, finančna, kadrovska, investicijsko-tehnična). Raztezajo se torej po vseh treh delnih sistemih poslovnega sistema. Tako so praktično prisotne v vseh organizacijskih enotah v združbi.
Na ta način lahko ločimo poslovne funkcije od služb oziroma sektorjev kot organizacijskih enot, ki so povečini strokovna in izvajalna podpora ustreznim poslovnim funkcijam. Vodje temeljnih poslovnih funkcij so praviloma tudi vodje ustreznih služb, in kot taki so po eni strani disciplinski vodje teh organizacijskih enot, po drugi pa so strokovni vodje in koordinatorji ustreznih poslovnih funkcij. Za njih je pomembno, da se zavedajo, kdaj delujejo v eni in kdaj v drugi vlogi, saj so njihove pristojnosti (in odgovornosti) v vsaki vlogi različne.
Logiko delnih sistemov lahko uporabimo tudi v primeru računovodstva, čeprav je to po osnovni opredelitvi že del delnega sistema. Gre za sistemski pristop, ki v tem pogledu nima omejitve, saj lahko tudi računovodstvo obravnavamo kot sistem. Če tak sistemski pristop uporabimo, lahko govorimo o naslednjih računovodskih delnih sistemih:
• izvajani delni sistem računovodstva, ki zajema izvajalni del štirih funkcij računovodenja:
o izvajanje knjigovodenja,
o izvajanje računovodskega predračunavanja,
o izvajanje računovodskega analiziranja,
o izvajanje računovodskega nadziranja,
• informacijski delni sistem računovodstva, ki zajema:1
o računovodsko informiranje,
o shranjevanje in arhiviranje računovodskih podatkov;
o poročanje o nadziranju,
• poslovodni delni sistem računovodstva, ki zajema tri temeljne poslovodne funkcije računovodenja:
o načrtovanje računovodenja,
o priprava izvajanja računovodenja,
o nadziranje procesov računovodenja.
[1] Kot informacijsko funkcijo v računovodstvu bi lahko opredelili še kaj, vendar je pri tem koristno upoštevati pomembnost funkcije in smotrnost take opredelitve.
Več o delnih sistemih v članku Ž. Berganta: Kaj je delni sistem? V reviji poslovodno računovodstvo št- 4/2011, str. 73-83. Inštitut za poslovodno računovodstvo v Ljubljani.
Avtor: dr. Živko Bergant
slika: dr. Živko Bergant
dr. Živko Bergant
Telefon: 00386 (0) 59 090 960
Mobilni telefon: 031 366 757
Faks: 00386 (0) 059 090 962
Elektronska pošta: zivko.bergant@vsr.si