Postopek izdaje z dokumentom

Postopek izdaje z dokumentom

S to funkcijo izdajamo idente in kreiramo dokument za prejemnika ter fakturiramo svoje storitve. Na ta način izdajamo račune/dobavnice, obropise/bremepise, skratka vse izdaje, ki vplivajo na poslovni rezultat ali stanje podjetja navzven. Poenostavljeno rečeno dokument torej spremeni stanje skladišča in povzroči nastanek terjatve do kupca.

Pri izdaji z dokumentom velja, da je ena dobavnica en račun! Če želite fakturirati več dobavnic skupaj, uporabite interno izdajo dobavnic in zbirno fakturiranje.

Tako kot pri vseh operacijah moramo tudi pri izdaji z dokumentom najprej izbrati vrsto dokumenta, s katerim bomo blago izdajali. Iz menija lahko izbiramo med vsemi vrstami dokumentov tipa dokument, ki so vnešeni v šifrant vrst dokumentov.

Za vrste dokumentov, ki jih pogosto uporabljamo in odpiramo, si lahko nastavimo tudi priročno bližnjico na namizju. Od tu izbrano vrsto dokumenta odpremo enostavno z klikom na ikono.

I. Odpremo nov zapis 

s klikom na ikono  v ukazni vrstici . Odpre se nam nov, prazen obrazec za vnos izdaje.

a. Izdaja na podlagi naročila

Izdajo najhitreje naredimo iz naročila kupca! Vsako naročilo lahko uporabimo kot predlogo za izdajo blaga.

S klikom na gumb si lahko v primerih, ko izdajamo blago na podlagi že izdelanega naročila kupca prihranimo precej dela, če enostavno prenesemo naročilo na izdajo. Program nam prenese vse podatke iz naročila v izdajo. Zdaj že lahko preidemo na točko II. – plačilo.

b. Izdelava novega dokumenta

Poglejmo primer, izdajamo blago, za katerega nismo vnesli naročila.

1. Vnesemo podatke o kupcu

Če imamo kupca že vpisanega v šifrantu subjektov, zadošča, da vpišemo njegov naziv, drugače pa ga moramo najprej dodati v šifrant. (To lahko naredimo direktno iz dokumenta izdaje s klikom na gumb , ki nam odpre nov panel za vnos v šifrant.)

Kadar je plačnik različen od prejemnika, vnesemo plačnika kot prvo osebo, prejemnika pa kot drugo osebo.

2. Vnesemo datume, roke plačila, valuto, način prodaje ter cenovni razred

Če so le-ti že določeni v šifrantu subjektov, se avtomatsko vnesejo takoj, ko izberemo partnerja. Tako nam je vnašanje teh podatkov prihranjeno.

3. Vnesemo pozicije

a. Koda in naziv identa

Vtipkamo ali iz izbirne tabele poiščemo idente, ki jih izdajamo. Idente pa lahko vnašamo oz. izbiramo:

• po kodi

•  po nazivu

Podatek o kodi identa in njegovem nazivu sta medsebojno povezana: iskani ident lahko torej izberemo po kodi ali po nazivu, pri tem pa odvisni podatek izpolni oz. ponudi program. Zgoraj so prikazane privzete nastavitve izbirne tabele. Kateri podatki iz šifranta identov naj se nam izpišejo pri iskanju identa in v kakšnem formatu, določimo v Paratmetrih | Identi | Nastavitve iskanja.

Naziv identa lahko v dokumentu tudi spremenimo: tako lahko generično kodo identa (npr. STOR) dopolnimo s popolnejšim opisom le-tega (npr. popravilo stroja po predračunu 3456/00).

b. Izdana količina

Za vsako pozicijo vpišemo količino, ki jo bomo z dokumentom izdali iz skladišča

c. Serijske številke

Če je ident, ki ga izdajamo s pozicijo, voden po serijskih številkah, moramo iz zaloge izbrati še serijske številke.

d. Ostali podatki

Ostale podatke v poziciji izdanega dokumenta nam program ponudi avtomatsko in jih po potrebi spremenimo. Tako bo program glede na izbrani cenovni razred ali pogodbeni cenik uporabil prodajno ceno identa, dodal ceno za vrednotenje, izračunal število kolet in podobno.

e. Skok na naslednjo pozicijo

Na naslednjo pozicijo se pomaknemo s pomočjo kurzorske tipke. Tako ažuriramo tekočo vrstico in se istočasno pomaknemo na polje za vnos kode nove pozicije dokumenta.

II. Plačilo v gotovini

Plačilo z gotovino evidentiramo, kadar kupec blago plačuje z gotovino, čekom ali kreditno kartico ter na mestu izdaje prejmemo plačilo. V panelu Blagajna kliknemo gumb . Program neposredno prikaže avtomatsko generiran blagajniški prejemek, ki ga lahko tudi izpišemo. Blagajniško poslovanje je podrobno opisano v modulu Blagajna. Če je račun plačan z gotovino, se znesek prejetega računa tudi izpiše na računu v rubriki "Plačano z gotovino".

III. Izpisi

Izdelan dokument izdaje lahko izpišemo v obliki računa, dobavnice ali tovornega lista, znotraj vsake od teh kategorij pa lahko preddefiniranim oblikam izpisov dodajamo tudi svoje! Katere izpise imamo na razpolago najlaže ugotovimo tako, da se z miško postavimo na ikono za izpisovanje .