Uvoz subjektov

Možnost Uvoz subjektov  omogoča masovni uvoz subjektov v šifrant s pomočjo pred pripravljene strukture.

V tem poglavju vam bomo pokazali prenos predloge za uvoz subjektov, kako izpolniti podatke in uvoz podatkov v šifrant.

opis primera Odgovorna oseba želi v šifrant vnesti večje število subjektov naenkrat. Iz šifranta subjektov prenese pred pripravljeno datoteko s pravilno strukturo za vnos podatkov, jo izpolni s podatki subjektov in nato uvozi v šifrant. Po uvozu popravi napake, preveri pravilnost podatkov in shrani podatke v šifrant. To stori z naslednjimi koraki: Odpiranje šifranta subjektov Prenos predloge za uvoz Izpolnjevanje podatkov v predlogi Nalaganje Excel datoteke Urejanje podatkov pred shranjevanjem Shranjevanje uvoženih subjektov

1. Odpiranje šifranta subjektov

Odgovorna oseba odpre šifrant subjektov iz glavnega menija s klikom na Šifranti in izbiro podmodula ali zavihka Subjekti.

2. Prenos predloge za uvoz

S klikom na gumb  poleg gumba Uvoz subjektov na desni strani ukazne vrstice, odgovorna oseba odpre spustni seznam z dvema možnostma.

Z izbiro gumba Prenos predloge za uvoz na napravo prenese predlogo v .xlsx formatu.

3. Izpolnjevanje podatkov v predlogi

Predloga za uvoz podatkov je sestavljena iz štiriindvajsetih označenih stolpcev, ki predstavljajo vrsto podatka o subjektu. Stolpci so obarvana z rumeno barvo. Vnos podatkov je obvezen v polja stolpcev označenih z temnejšo rumeno bravo, v polja stolpcev, ki so svetlejše barve in črtkana, pa je vnos poljuben.

Odgovorna oseba v programu Excel ali podobnemu urejevalniku razpredelnic, ki omogoča urejanje formata .xlsx, izpolni vrstice s podatki o subjektih. Začne z vnosom podjetja Intersport šport in šotori, d.o.o.

V polje Šifra vnese želeno šifro INTERSPORT, d.o.o.

V polje Naziv2 vnese polni naziv podjetja, INTERSPORT ŠPORT IN ŠOTORI, d.o.o.

V polje ID za DDV vnese slovensko predpono davčnih številk SI.

V polje Davčna številka vnese davčno številko podjetja 2964951000.

V polje Matična štev. vnese matično številko podjetja 366628000000.

Podjetje Intersport je v odnosu s podjetjem Tecta le kupec in ne dobavitelj, zato v polje Kupec vnese T, kot true, in v polje Dobavitelj F, kot false.

V polja Naslov, Država in Pošta vnese podatke o naslovu podjetja: Cesta na Okroglo 3, Slovenija, 4202

V polje Telefon vnese telefonsko številko podjetja +386 4 256 84 830.

Nazadnje v polje Način prodaje vnese Z, kot zavezanec.

Odgovorna oseba na enak način nadaljuje z vnosom ostalih podatkov subjektov v razpredelnico. Ko konča z vnosom, datoteko shrani.

4. Nalaganje Excel datoteke

Odgovorna oseba za odpiranje mesta za nalaganje datoteke izbere gumb Uvoz subjektov na desni strani ukazne vrstice.

V sredinski del okna za nalaganje datoteke, odgovorna oseba s funkcijo 'potegni in spusti' prenese ikono datoteke s podatki o subjektih.

Ko se datoteka naloži, se samodejno izpiše seznam s podatki o subjektih.

namig Datoteko lahko naložite tudi na klasičen način. S klikom na sredinski del okna za nalaganje datotek, se odpre raziskovalec datotek, kjer datoteko najdete, izberete in naložite.

5. Urejanje podatkov pred shranjevanjem

PANTHEON Web Light omogoča urejanje uvoženih podatkov pred shranjevanjem v šifrant. Preveri tudi pravilnost oz. manko potrebnih podatkov in javi morebitne napake.

V našem primeru je program javil eno napako. Število napak je vidno v polju Število napak v stolpcih, pozicija z napako pa je označena z ikono  v stolpcu Status.

Odgovorna oseba preveri polja pozicije, ki je označena z napako. Za lažjo preglednost je polje z napako označeno z ikono .

V polje z napako Način prodaje iz seznama izbere E – Izvoz EU in odpravi napako.

Pred shranjevanjem še enkrat preveri podatke.
 

NAMIG V fazi po uvozu dokumenta je pred shranjevanjem možno dopolniti ali urediti podatke v vseh poljih pozicij.

6. Shranjevanje uvoženih subjektov

Ko so vsi podatki pravilno vneseni, jih odgovorna oseba shrani v šifrant subjektov s klikom na gumb Shrani na desni strani ukazne vrstice.

Uvoženi subjekti so sedaj vidni v šifrantu.