Nastavitve eDokumentacije
V tem poglavju, so na praktičnih primerih prikazani vsi potrebni koraki nastavitev eDokumentacije v programu PANTHEON.
Za pravilno delovanje eDokumentacije sledite naslednjim korakom:
|
1. Hramba
|
Hrambo si najlažje predstavljamo kot shrambo ali domačo garažo z več omarami, kjer hranimo različne dokumente. V podjetjih so bila to včasih skladišča ali posebne sobe za arhiv. V njih so bile v številnih omarah naložene gore fasciklov z dokumenti podjetja, urejenimi in zloženimi po mapah.
|
|
2. Vzpostavite Klasifikacijski načrt
|
Klasifikacijski načrt oz. njegove klasifikacije, omogočajo strukturirano razvrščanje shranjene dokumentacije v različne skupine, glede na njihove lastnosti. Predpripravljen klasifikacijski načrt prenesemo preko Spletne storitve, klasifikacije uredimo in po potrebi kreiramo nove, glede na potrebe našega podjetja.
|
|
3.Nastavite avtorizacije Klasifikacij
|
Niso vsi dokumenti za vse oči. Pred začetkom uporabe dokumentnega sistema morate določiti, kateri uporabniki ali skupine uporabnikov imajo dostop do katere klasifikacije dokumentov. Nastavitve uredite na posamezni klasifikaciji, kot je prikazano na praktičnem primeru v tem poglavju.
|
|
4. Določite Arhive dokumentov
|
Arhive v Šifrantu vrst dokumentov nastavimo za pravilno umeščanje shranjenih dokumentov. Izberemo lahko privzeti Arhiv ali kreiramo nove. Vrstam PANTHEON dokumentov, ki jih želimo arhivirati nato izberemo ustrezen Arhiv in klasifikacijo.
|
|
5. Nastavite avtorizacije Arhivu
|
Tudi Arhviu (oz. Arhivom, če jih je več), moramo nastaviti dovoljenja za uporabo. Za posamezne uporabnike ali skupine z pravicami določimo možnosti dostopa do posameznega Arhiva.
|
|
6. Začnite uporabljati dokumentni arhiv
|
- Skenirajte svoj prvi prejet račun.
- V arhiv shranite PDF pogodbo.
- Dodajte prilogo na račun kupca.
- Dostopajte do dokumentacije iz vseh modulov PANTHEONA.
|
 |
Namig
- Za samo arhiviranje dokumentov eProcesi niso potrebni, bistveno pa poenostavijo rokovanje z dokumenti v podjetju. Predlagamo vam, da preko Spletne storitve prenesete izbrane eProcese, ki bi jih potrebovali delu in jih uredite potrebne nastavitve.
- Če želite v dokumentaciji hraniti tudi elektronske dokumente, boste morali nastaviti še eIzmenjavo ter ustrezne nabiralnike. Z njimi v programu PANTHEON določimo nastavitve prejemanja in pošiljanje dokumentacije v elektronski obliki. Prednastavljene nabiralnike za procese, ki jih potrebujemo v našem podjetju, prenesemo preko Spletne storitve in jim uredimo potrebne nastavitve.
|