Razlike med eDokumentacijo, Certificirano eDokumentacijo in Lokalno eDokumentacijo

Poznamo več oblik storitve elektronske hrambe dokumentov. Razlika med njimi je v načinu hranjenja dokumentov.

1. eDokumentacija

eDokumentacija omogoča hranjenje dokumentov v varni oblačni hrambi, na strežnikih Telekom-a Slovenije. Dokumenti niso posebaj digitalno časovno žigosani in digitalno podpisani, so pa v hrambi zakriptirani in verzionirani (starejše verzije dokumentov se lahko ohranjajo).

V sistemu se lahko hranijo tako dokumenti, ki so izvorno nastali v elektronski obliki kot dokumenti, ki so nastali na papirju in so bili kasneje digitalizirani.

Uporabniki lahko izbirajo med;

*Povprečna velikost dokumenta; 400 KB.

DODATNE INFORMACIJE Storitev eDokumentacija lahko uporabljate, če ste jo aktivirali in ste hkrati uporabnik storitve PANTHEON DMS ter ste po uspešni aktivaciji opredelili ustrezne nastavitve v PANTHEON-u. Preberite si posebne pogoje za uporabo: Posebni pogoji za uporabo storitev eDokumentacija – Gostovanje Posebni pogoji za uporabo storitev eDokumentacija – lokalne licence Za naročilo storitve eDokumentacija ali kombinacijo in se vse dodatne informacije se obrnite na prodaja@datalab.si ali 01 252 89 50 Priporočamo vam kombinacijo eDokumentacije in Certificirane eDokumentacije – zakonsko predpisano dokumentacijo shranjujte v certificirano eDokumentacijo, navadno eDokumentacijo pa uporabite za hrambo komercialne in tehnične dokumentacije ter poštne knjige.

2. Certificirana eDokumentacija

Certificirana eDokumentacija je storitev elektronske hrambe dokumentov preko ponudnika ZZI, ki je varna, zakonsko skladna in certificirana pri Arhivu Republike Slovenije.

Namig O aktualni zakonodaji, ki je povezana z varstvom dokumentarnega in arhivskega gradiva si lahko preberete na Zakonodaja Arhiva Republike Slovenije. Predpise v pripravi pa je moč najti na portalu eDemokracija.

V sistemu se lahko hranijo tako dokumenti, ki so izvorno nastali v elektronski obliki kot dokumenti, ki so nastali na papirju in so bili kasneje digitalizirani.

Storitev Certificirana eDokumentacija zajema vse kar zajema eDokumentacija z dopolnitvijo:

• Časovno žigosanje ob vnosu dokumenta v hrambo – dokument se ob shranjevanju digitalno podpiše in časovno žigosa, nato pa se ga shrani v arhiv in varnostno kopira (ustvari se varnostna kopija),
• Zakonsko skladna in certificirana pri Arhivu RS - Če uporabljate certificirano eDokumentacijo in imate definirane arhivske postopke, lahko fizični arhiv v podjetju ukinete, fizične dokumente pa uničite.

Certificirana eDokumentacija je zaradi svojih tehnoloških zahtev nekoliko dražja. V ta namen vam priporočamo, da vanjo odlagate dokumente, za katere je hramba zakonsko predpisana (npr. e-računi, računovodska dokumentacija, pogodbe …).

Uporabniki lahko izbirajo med:

DODATNE INFORMACIJE Preberite si Splošni pogoji za uporabo elektronskih storitev posredovanja in hranjenja posredovanih dokumentov. Če želite izločiti papirni arhiv si preberite Pravilnik o izločanju dokumentarnega gradiva.

3. Lokalna eDokumentacija

Za vse, ki želite dokumente hraniti na lastnih strežnikih, je na voljo Lokalna eDokumentacija.

Deluje na podoben način, kot običajna eDokumentacija, s to razliko, da se dokumenti shranjujejo na vaše lokalne strežnike.

Lokalno eDokumentacijo lahko nadgradite s funkcionalnostjo Certificirane eDokumentacije in shranjevanja del vaših dokumentov v eDokumentacijo.

Priporočamo jo izključno podjetjem, ki uporabljajo lokalne PANTHEON licence, torej niso v načinu gostovanja.

DODATNE INFORMACIJE Za uporabo storitve Lokalna eDokumentacija je potrebno slednjo aktivirati. Po aktivaciji Lokalne eDokumentacije je potrebno Kreirati lokalno PANTHEON DMS bazo in preizkusiti povezavo z slednjo. Preberite si napotke v poglavju Kreiranje lokalne PANTHEON DMS baze.​

Še posebej primerna je za podjetja, ki po zakonu ne smejo podatkov hraniti v oblaku in za tiste, ki zaradi svojih internih pravil in varnostnih protokolov ne smejo svojih poslovnih podatkov hraniti pri zunanjih ponudnikih.

Prav tako jo priporočamo podjetjem, ki so locirana na območjih s slabimi internetnimi povezavami.