Podešavanja arhiva i klasifikacija na vrstama dokumenata

Za svaku vrstu dokumenta možemo odrediti Arhivu i Klasifikaciju gde će se čuvati izabrani dokument.

Ovime će se dokumenti u Skladištu pravilno »skladištiti«, odnosno, biće pravilno smeštani u odgovarajući »ormarić« i »fasciklu«.
Podešavanja uređujemo u Šifarniku vrste dokumenata.

UPOZORENJE Dokumentima za izdavanje je, pored Arhive i Klasifikacije potrebno dodeliti i odgovarajuća podešavanja u polju Vrsta transkacije.

Opis primera Nakon kreiranja Arhive Projektna dokumentacija montaže šatora, odgovorna osoba u kompaniji Tecta novonastaloj arhivi dokumenata za izdavanje montaže podešava odgovarajuću klasifikaciju i transakcie. Izbor Arhive na vrsti dokumenta Definiše klasifikacije vrste dokumenta Definiše vrstu transakcije

1. Izbor Arhive na vrsti dokumenta

Odgovorna osoba želi da na vrsti dokumenta za izdavanje podesi Arhivu.

U meniju bira Podešavanja | Program | Vrste dokumenata.

Otvara se Šifarnik vrste dokumenata, gde bira panel Roba | Izdavanje.

Klikne na dugme u polju za pretragu i pomoću pretraživača pronalazi i bira željenu vrstu dokumenta: 3606 - Fakturisanje osnovnih sredstava.

Za fakturisanje osnovnih sredstava želi urediti odgovarajuće smeštanje u prethodno napravljenu Arhivu.

U tu svrhu, u polju Arhiva, sa padajuće liste bira namensku arhivu: PROJ Projektna dokumentacija montaže šatora.

Nastavlja sa podešavanjem odgovarajuće podrazumevajuće klasifikacije faktura za montažu EU.

2. Definiše klasifikacije vrste dokumenta

U polju Klasifikacija. sa padajuće liste bira željenu klasifikaciju.

U našem primeru to je: 50041 Projektna dokumentacija montaže EU, koja je prethodno kreirana.

Nastavlja sa određivanjem vrste transakcije.

3. Definiše vrstu transakcije

Na kartici Roba bira potkarticu Napredna podešavanja, gde podešava podrazumevanu vrstu transakcije.

Time izbegava potrebu da svaki put bira vrstu transakcije pri izdavanju fakture.

UPOZORENJE Podešavanja u polju Vrsta transakcije, na kartici Roba i na potkartici Napredna podešavanja, se mogu menjati samo kada su u pitanju dokumenti za izdavanje.

U polju Vrsta transakcije, sa padajuće liste, podešava način poslovanja sa kupcem prema potrebama kompanije: P1 - Obračun robe i usluga na osnovu narudžbine izdate na osnovu ugovora.

SAVET Dvoklikom na polje Vrsta transakcije otvara se šifarnik Tipovi transakcije. U slučaju praznog šifarnika, mogu se preneti tipovi transakcije preko Web servisa.

Sačuva promene klikom na dugme (Snimi promene).