Класификационна схема
Класификационна схема
Класификационната схема е подготвена в съответствие с нуждите от класификация на документи в рамките на компанията. Регистърът може да бъде достъпен от административната конзола или менюто: настройки - документация - класификационна схема.
В страничната панелна част е показан дървовидният структуриран класификационен план. Класификациите се въвеждат в таблицата, като се определят Код и Материал на класификацията, Родителска класификация, която също ще бъде показана в дървовидна структура, валидността на документите, класифицирани по тази класификация, типът сила (обикновено години, може да бъде определен и в дни или месеци), отговорното лице, бележка и Ескалация (по подразбиране е 8 дни). Изберете Съхранение за документи и всички документи с избраната класификация в модула за документация ще бъдат автоматично съхранени в избраното хранилище. Изберете работен поток за класификация и той ще бъде стартиран, когато документът бъде класифициран.
В панела за метаданни има опция за добавяне на персонализирани полета за всяка класификация.
| Последователност |
Ред на полетата |
| Задължително |
Ако квадратчето за отметка е активно, полето за метаданни не може да бъде празно. |
| Име на променлива |
Име на променлива |
| Име за показване |
Име за показване или Име на поле (етикет) |
| Тип на търсене |
Изберете тип на търсене от падащо меню. |
| Тип данни на задавача |
Изберете тип данни на задавача от падащо меню. |
| Стойност по подразбиране |
Задайте стойност по подразбиране или я оставете празна. |
| Поле на документа |
Изберете поле на документа от падащо меню. |
| Видимо |
Скрийте или покажете поле. |
Копирането на метаданни от друга класификация е възможно чрез използване на - 
В панела за разрешения имате достъп до задаване на права за всяка класификационна схема.
В панела за документи са изброени съществуващите документи за всяка класификационна схема.
Съвет:
Класификационният план може да бъде изтеглен от уеб сървъра на Datalab, като кликнете върху Импорт / Експорт и Прехвърляне на регистри. Само основна класификационна схема се прехвърля и може да служи като модел (показан на фигура). Всяка компания на базата на вътрешни разпоредби или вътрешни изисквания допълва съществуващата класификационна схема или разширява класификационната схема с допълнителни кодове за класификация.
Процедурата за прехвърляне на основната класификационна схема от уеб сървъра на Datalab се извършва по същия начин, както е вече налична в други подобни списъци с кодове, например изтегляне на нови данъчни ставки, план на сметките, държави и т.н.
Създаването и редактирането на класификационна схема също е показано в видео.
Експорт на документи по класификация
Изберете Експорт на документи от менюто 
. Всички документи, които включват избраната класификация, са изброени тук. Експортираните файлове могат да бъдат именувани с Тема, Класификация или Персонализиран префикс.
При затваряне на формата на класификационната схема всички настройки за използвания архив се проверяват. Ако има липсващи настройки за архива, архивирането в модула за документация не е възможно и се отваря съобщение за грешка, за да ни напомни.
