Obvezna navodila za zagotavljanje skladnosti PANTHEON™-a s SRS

Obvezna navodila za zagotavljanje skladnosti PANTHEON™-a s SRS

Pred samim začetkom uporabe poslovnoinformacijskega sistema PANHEON™ je nujno treba upoštevati naslednje napotke za zagotavljanje skladnosti programa s Slovenskimi računovodskimi standardi.

1. Nastavitev loga sprememb

Z nastavitvijo loga sprememb zagotovimo revizijsko sledljivost vnešenih podatkov v programu. Tako lahko na določenem dokumentu (temeljnici) spremljamo kdo, kaj, kdaj in kje je spreminjal določen podatek. 

Obvezno naj se log sprememb vključi na tabelah:

• TEME in TEMEPOZ - na ta način bomo sledili spremembam v tabelah glavne knjige in saldakontov
• AVTOR, AVTORFUNKCIJA - sledili bomo spremembah avtorizacij za posamezne funkcije in uporabnike

Za nastavitev loga sprememb izberemo meni Nastavitve | Program | Administratorska konzola | Podatkovna baza | Nastavitev loga sprememb.

Te nastavitve so izredno pomembne če omogočimo pooblaščenim uporabnikom brisanje ali spreminjanje zapisov. Le z nastavitvijo loga sprememb lahko zagotavimo skladnost s standardi in pregled revizijske sledi.

2. Nastavitev avtorizacij blagovnih dokumentov

Računovodski standardi odsvetujejo možnost brisanja in spreminjanja dokumentov.

PANTHEON™ omogoča z nastavitvami revizijskih sledi (loga sprememb) "čiste" podatke brez preknjižb popravkov na izpisih programa, hkrati pa sledenje spremembam, kar bistveno poenostavi delo.

Če želimo omejiti pristojnosti vaših uporabnikov in videti popravke na samih izpisih PANTHEON™-a in ne le iz revizijske sledi, potem priporočamo preprečitev brisanja in popravljanja dokumentov.

2.1. Preprečitev brisanja dokumentov

Za preprečitev brisanja dokumentov v programu je treba nastaviti ustrezne avtorizacije.

Priporočljivo je, da nastavimo avtorizacijo Pisanje (Write) na dokumente modula Blago (naročila).

Dovoljeno spreminjanje pa nastavimo na 0 (samo tekoči dan).

2.2. Preprečitev spreminjanja že potrjenih/knjiženih dokumentov

Poleg tega je potrebno nastaviti tudi ničelno avtorizacijo na naslednjih avtorizacijah Dovoljeno spreminjanje že knjiženih in Spreminjanje potrjenih prometov, ki se nanašata na blagovne dokumente:

3. Zagotavljanje načela dvostavnega knjigovodstva

SRS 22 točka 22.8. vsebuje zahtevo, da se Glavna knjiga in dnevnik glavne knjige vodita po načelu dvostavnega knjigovodstva. Zato moramo preprečiti knjiženje nesaldiranega dokumenta.

3.1. Nastavitev Kontrole salda temeljnice

Zaradi zagotavljanja načela dvostavnega knjigovodstva mora biti na vsaki vrsti temeljnice izbrana nastavitev kontrole salda.

Vrste temeljnic oz. dokumentov se vodi v šifrantu vrst dokumentov. Do šifranta dostopamo preko menija Nastavitve | Program | Vrste dokumentov.

Pri vseh vrstah dokumentov za knjiženje mora biti v razdelku Kontrola salda temeljnice izbran izbirni gumb Saldo mora biti izravnan.

4. Zagotavljanje nespremenljivosti Dnevnika glavne knjige

V SRS 22, točka 22.3 opredeljuje: 

Temeljni poslovni knjigi kot glavni knjigovodski razvid sta dnevnik glavne knjige in glavna knjiga. Kronološki izpis vseh dogodkov povezanih s knjiženjem glavne knjige  za določeno obdobje mora biti neodvisen od trenutka izpisa.

PANTHEON™ zagotavlja skladnost s to zahtevo SRS ob naštetih pogojih uporabe:

• Najpomembnejša je pravilna izbira vrste avtorizacije za posamezno akcijo in/ali vrsto dokumenta.
• Z avtorizacijo moramo preprečiti brisanje celotne temeljnice, pa tudi brisanje in spreminjanje posameznih pozicij v okviru iste temeljnice. Zato vrste avtorizacije Brisanje NE uporabljamo.

4.1. Preprečitev brisanja knjiženih dokumentov (temeljnic)

Za vse vrste dokumentov modula Denar in vsa avtomatska knjiženja obvezno izločimo nastavitev Brisanje oz. uporabljamo avtorizacijo Pisanje kot najvišjo avtorizacijo.

Dovoljeno spreminjanje dni pa nastavimo na 0 (samo tekoči dan).

S to nastavitvijo preprečimo brisanje celotne posamezne temeljnice, spremeniti pa jo bo mogoče samo v tekočem dnevu.

Prepreči se tudi ponovno knjiženje obračuna plač, ki je možno ob brisanju celotne temeljnice in ustrezni nastavitvi avtorizacije za spreminjanje statusa obračuna.

4.2. Obvezno potrjevanje dokumentov knjiženja (temeljnic)

Na vsakem dokumentu knjiženja označimo, da je dokument potrjen in s tem preprečimo spreminjanje dokumenta. Ustrezno mora biti nastavitavljena avtorizacija za Dovoljeno spreminjanje potrjenih dokumentov.

Na spodnji sliki je prikazana potrditev dokumenta knjiženja, vrste 4110 - Knjiženje izpiskov.

4.3. Ničelna avtorizacija za Dovoljeno spreminjanje potrjenih dokumentov (temeljnic)

V Administratorska konzola | Varnost | Datalab Aplikacije | DataLab PANTHEON | Denar | Knjiženje in na zavihku Spreminjanje potrjene temeljnice je obvezno treba izbrat Ničelno avtorizacijo za vse skupine uporabnikov.

S to nastavitvijo se za že potrjene temeljnice prepreči:

• Ponovno knjiženje že knjiženih blagovnih dokumentov. Ponovno knjiženje blagovnih dokumentov bo tudi nepotrebno ob ustrezni avtzorizaciji  spreminjanja že knjiženih dokumentov - točka 2.2.
• Ročno zapiranje plačil, ki bi razdelilo knjižbo plačila na več pozicij (dokumentov terjatev/obveznosti).

NAMIG Vsakokrat, ko se doda nova vrsta dokumenta za modul Denar, morate obvezno uvoziti Vrste dokumentov v Avtorizaciji za vejo Denar | Potrjevanje temeljnice ali Spreminjanje potrjene temeljnice. Z ničelno avtorizacijo na veji Spreminjanje potrjene temeljnice poskrbite, da se tudi za nove vrste temeljnic avtomatično upošteva Ničelna avtorizacija.

4.4. Uporaba ročnega zapiranja s preknjižbo

Z avtorizacijo za uporabo Ročnega zapiranja s preknjižbo, namesto Ročnega zapiranja z razdelitvijo plačila, tudi zagotavljamo, da se že knjižene temeljnice ne spreminjajo.