Kreiranje Arhiva

V PANTHEON-u je privzeto na voljo en Arhiv (DMS0 Arhiv), lahko pa si za različne vrste dokumentov uredimo ločene arhive glede na potrebe podjetja.

V tem poglavju vam prestavljamo, kako kreiramo nov Arhiv in zanj opredelimo ustrezne nastavitve.

Opis primera Podjetje Tecta izvaja projekte montaže šotorov. Projektno dokumentacijo montaž, kot tudi izdajne račune, želi ustrezno hraniti. Odgovorna oseba za arhiviranje dokumentov montaže kreira ločen arhiv in mu uredi nastavitve.

V meniju izbere Nastavitve | Program | Vrste dokumentov.

Odpre se okno Šifrant vrst dokumentov.

Izbere panel Arhiv, saj želi kreirati novo vrsto dokumenta arhiva, za arhiviranje izdajnih dokumentov montaže.

V orodni vrstici klikne na gumb  (Vnesi zapis) in ustvari nov Arhiv.

Opozorilo Za umeščanje posameznih vrst dokumentov v Dokumentacijo, lahko uporabimo tudi pred pripravljen Arhiv DMS0.

Novemu arhivu v polju Koda določi šifro »PROJ« in Kratki naziv ter Naziv.

Izbere  klasifikacijo na katero se bodo razvrščali dokumenti.

V ta namen v polju Klasifikacija s spustnega sezname izbere klasifikacijo: 553 – Projekti. 

Opozorilo Polje Klasifikacija moramo obvezno izpolniti. Če Arhivu ne želimo nastaviti privzete klasifikacije za vse dokumente, v polju Klasifikacija s spustnega seznama izberemo: - Ni klasificirano.

Spremembe shrani s klikom na gumb  (Shrani spremembe) v orodni vrstici.

Odpre se okno Kopiranje statusov, ki omogoča kopiranje statusov iz obstoječih vrst dokumentov.

Arhivu želi dodati statuse iz obstoječega arhiva DMS0, zato v polju Vrsta dokumenta izbere: DMS0 in za Način prenosa označi izbirno polje Dodajanje.

V oknu Informacija z gumbom Potrdi uspešno kopiranje.

Arhiv PROJ - Projektna dokumentacije montaže šotorov je pripravljen.

Nadaljuje na Nastavitve arhiva in klasifikacij na vrstah dokumentov.