Tabela klasifikacij
Na osnovni formi obrazca Klasifikacijski načrt so v tabeli zbrane vse kreirane oz. prenesene klasifikacije podjetja.
 |
NAMIG
Klasifikacija je sortiranje in združevanje dokumentov glede enake ali podobne lastnosti. Poleg razvrščanja in združevanja dokumentov določa tudi ravnanje z dokumenti. Določa v kateri hrambi se bo ta dokument hranil/nahajal, koliko časa se bo hranil in podobno.
|
Na vrhu tabele je polje preko katerega lahko iščemo klasifikacije v tabeli klasifikacij. 
|
Vnosno polje
|
V polje vpišemo naziv ali številko klasifikacije, ki jo iščemo. Program nam bo prikazal rezultate iskanja z vsemi zadetki, ki vsebujejo vpisano.
|
|
 (Prejšnji)
|
S klikom na gumb nam program prikaže v kolikor je zadetkov iskanja več, naslednji zadetek po vrsti.
|
|
 (Naslednji)
|
S klikom na gumb nam program prikaže v kolikor je zadetkov iskanja več, prejšnji zadetek po vrsti.
|
V tabeli so prikazani osnovni podatki klasifikacije, tip gradiva, veljavnost klasifikacije in določena odgovorna oseba za posamezno klasifikacijo.
V tabeli najdemo podatke klasifikacij podjetja vnesenih v razdelku Osnovni podatki:
|
Šifra
|
V polju je zapisana alfanumerična šifra posamezne klasifikacije.
|
|
Vrsta gradiva
|
V polju je zapisan opis oz. naziv posamezne klasifikacije.
|
|
Tip gradiva
|
V polju je zapisana izbrana vrsta gradiva. Poznamo tri prednastavljene vrste:
- Arhivsko gradivo - je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za poslovanje še zelo dolgo po njegovem nastanku (npr. matični podatki, podatki o zemljiščih …)
- Trajno dokumentirano gradivo - so vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb, ki po zakonu ne veljajo za arhivsko gradivo, a imajo zakonsko predpisan rok hrambe
|
|
Poslovni proces
|
V polju je zapisan se podatek o poslovnem procesu, ki bo zagnan, ko bo dokument klasificiran s to klasifikacijo.
|
|
Veljavnost
|
V polju je zapisan čas veljavnosti hrambe dokumentov na posamezni klasifikaciji.
|
|
Tip veljavnosti
|
V polju je zapisana izbrana časovna enota veljavnosti dokumentov, ki se hranijo na določeni klasifikaciji.
|
|
Odgovorna oseba
|
V polju je zapisana izbrana odgovorna oseba za določeno klasifikacijo. Izbrana je bila v polju Odgovorna oseba v razdelku Osnovni podatki, s spustnega seznama Šifrant subjektov- kontaktne osebe.
|