Tabela klasifikacija
Na osnovnoj formi obrasca Klasifikacijski plan u tabeli su prikazane sve kreirane, odnosno prenesene klasifikacije preduzeća.
 |
SAVET
Klasifikacija je sortiranje i grupisanje dokumenata prema istim ili sličnim karakteristikama. Pored klasifikacije i grupisanja dokumenata, određuje i postupanje sa dokumentima. Određuje u kom skladištu će se dokument čuvati/nalaziti, koliko vremena će se čuvati itd.
|
Na vrhu tabele nalazi se polje preko kog se može vršiti pretraga klasifikacije u klasifikacionoj tabeli. 
|
Unosno polje
|
U polju se upisuje naziv ili broj klasifikacije koja se pretražuje. Program će prikazati rezultate pretrage sa svim pogocima koji sadrže ono što je upisano.
|
|
 (Prethodni)
|
Klikom na taster, program će pokazati sledeći podatak po redu ako ima više rezultata pretrage.
|
|
 (Sledećii)
|
Klikom na taster, ukoliko ima više rezultata pretrage, program će prikazati prethodni rezultat po redosledu.
|
U tabeli su prikazani osnovni podaci klasifikacije, tip gradiva, validnost klasifikacije i određeno odgovorno lice za svaku klasifikaciju.
U tabeli se nalaze podaci klasifikacija preduzeća unešenih u panelu: Osnovni podaci:
|
Šifra
|
U polju je zapisana alfanumerička šifra pojedine klasifikacije.
|
|
Vrsta gradiva
|
U polju je zapisan opis, odnosno naziv pojedine klasifikacije.
|
|
Tip gradiva
|
U polju je prikazana izabrana vrsta gradiva. Na raspolaganju imamo tri unapred podešene vrste:
- Arhivsko gradivo - je dokumentarna građa koja ima trajni značaj za poslovanje dugo nakon nastanka (npr. matični podaci iz registra, podaci o zemljištima …)
- Trajno dokumentovano gradivo - su sve vrste i oblici evidencije nastalih ili primljenih u toku poslovanja pravnih i fizičkih lica, koji se po zakonu ne smatraju arhivskom građom, ali imaju zakonski propisan rok čuvanja.
|
SAVET
Pravila arhiviranja ili skladištenje materijala za pojedinačnu delatnost, odnosno vrsta građe je regulisana Zakonom o zaštiti dokumentarne i arhivske građe i arhiva, odnosno Zakon o e poslovanju.
|
|
|
Poslovni proces
|
Polje sadrži informacije o poslovnom procesu koji će se pokrenuti kada se dokument klasifikuje sa ovom klasifikacijom.
|
|
Važenje
|
U polju je zapisan period važenja čuvanja dokumenata na pojedinačnoj klasifikaciji.
|
|
Tip validnosti
|
U polju je zapisana izabrana vremenska jedinica mere validnosti dokumenata, koji su uskladišteni na određenoj klasifikaciji.
|
|
Odgovorna osoba
|
U polju je zapisana izabrana odgovorna osoba za određenu klasifikaciju. Podatak smo odredili u polju Odgovorna osoba u delu Osnovni podaci, sa padajućeg spiska Šifarnika subjekata- kontakt osobe.
|