Додавање документи со методот „повлечи и пушти“

Во PANTHEON DMS го додадовме методот „повлечи и пушти“ и со помош на второто можеме да увезуваме или додаваме документи (на пр. ценовници, договори итн.) во Документација.

Документите може да се додадат секаде на обрасците во PANTHEON користејќи го споменатиот метод.

СОВЕТ Методот „повлечи и пушти или drag and drop“ генерално значи дека корисникот може да избере датотека со "грабање" и повлекување и пуштање на друга локација. На пример, зграпчува датотека на екранот на компјутерот и ја пренесува на друга локација на екранот.

ВНИМАНИЕ Можете да го користите методот „повлечи и пушти“ за да поставите документ секаде на обрасците во PANTHEON. Ова значи дека можеме да додаваме документи во сите форми, дури и кога стандардно нема Документација. На пример, биланс на состојба, контен план, идентификациски код за класификација итн. (со префрлање на документот во формуларот, таму се интегрира Документацијата).   Стандардно, програмата во Документацијата ќе додаде нов документ при преземањето или ќе додаде датотека со документ на постоечката, ако го избереме ова во формуларот за внесување.   По преносот, податоците и документите се складираат во базата на податоци. Врската до документите и шифрарникот се креира автоматски.

Го претставивме горенаведеното за вас во следните примери.

ОПИС НА ПРИМЕРОТ Одговорното лице сака да приложи дополнителен документ на архивираниот сервисен документ во Документацијата, договорениот образец на формуларот за евидентирање на поплаки на клиентите. Одговорното лице, исто така, сака да го додаде штотуку склучениот договор со добавувачот во шифрарникот на субјектите и на крајот внатрешните правила за класификација на иденти, во шифрарникот на класификации на иденти. Тоа ќе го направи во опциите опишани подолу, користејќи го методот „повлечи и пушти“: Додавање датотеки на документ во документација користејќи го методот „повлечи и пушти“ Додавање документ со помош на методот „задржи и пушти“ било каде на формуларот Додавање документ користејќи го методот „задржи и пушти“ било каде на формуларот каде што нема документација.

1. Додавање датотеки на документ во документација користејќи го методот „повлечи и пушти“

Одговорното лице кое користи Пребарување на документи во Документација го наоѓа и означува архивираниот документ на сервисниот оддел, 23-DMS0-000005.

Сака да додаде нов документ на вториот: Формулар за поплаки на купувачот.

За таа цел, ја избира картичката Датотеки и преку методот „повлечи и пушти“ го поставува саканиот документ на Документација.

Скенирање/ увоз на документ .

Во прозорецот, ги внесува податоците во полето:

• Партнер: ја избира компанијата Tecta d.d., бидејќи е документ поврзан со сопствената компанија;
• Класификација: 33 – Сервисна документација, бидејќи е документ кој припаѓа на сервисната документација.

Го затвара формуларот со кликнување на копчето Потврди.

Откако ќе заврши процесот, одговорното лице го гледа успешно додадениот документ на панелот Датотеки.

2. Додавање документ користејќи го методот „задржи и пушти“ било каде на формуларот

Одговорното лице сака да го пренесе договорот што го добил од Алијанц на Документација.

Го избира Шифрарникот на партнери.

Спуштете ја датотеката со потпишан договор каде било во формуларот кога ќе се појави иконата за паѓање.

ВНИМАНИЕ Можете да го користите методот „повлечи и пушти“ за да креирате документи било каде на обрасците во PANTHEON или, во нашиот случај, секаде во образецот Шифрарник на партнери. Тоа значи дека не треба да бараме конкретен купувач, добавувач.   Програмата автоматски го класифицира документот и го поврзува со одреден партнер, ако го наведеме ова во Скенирање/увезување документи.

Програмата ја отвора формата Скенирање/Увоз на документи за да додадете документи со прикажаната датотека.

Во прозорецот одговорното лице избира:

• Партнер: Алијанц, бидејќи договорот е врзан за соодветниот деловен партнер и документот сака да биде врзан за него;
• Класификација: 261 – Договори, бидејќи тоа е договор и документот сака соодветно да се пласира.

Го завршува процесот со копчето Потврди.

Кога сега го бара избраниот ентитет Алијанц во шифрарникот на партнери, документ додаден од процесот „задржи и пушти“ може да го види во панелот Документација како што се гледа на сликата подолу.

3. Додавање документ со методот „задржи и пушти“. каде било на формуларот каде што нема Документација

Одговорното лице сака на образецот Шифрарник на класификации на иденти да го додаде документот Внатрешни прописи односно акт за класификацијата на идентите.

Стандардно, Документацијата не е интегрирана во формуларот.

Ја повлекува датотеката од саканата локација на компјутерот и ја спушта било каде на формуларот кога ќе се појави иконата за паѓање.

Програмата отвора формулар за поврзување на формуларот и системот PANTHEON DMS: Поврзете го формуларот и архивата DMS.

Во овој прозорец, наведете:

• Архива: DMSO – стандардна архива за документација;
• Класификација – 011 - Правила за внатрешна организација, бидејќи тоа е внатрешен правилник.

Го завршува процесот со кликнување на копчето Потврди.

Програмата ја отвора формата Скенирање / увоз на документи за додавање документи на Документација со прикажаната датотека.

• Во прозорецот, наведува Партнер: Tecta d.d., бидејќи тоа е наш внатрешен документ и затоа го врзува за нашата компанија.
• Класификацијата е веќе дефинирана во прозорецот, како што ја избравме во претходниот чекор.

Го завршува процесот со кликнување на копчето Потврди.

На екранот се појавува прозорецот Прегледувач на документи што ни дава увид дека документот е додаден во Документацијата.

Ако Шифрарникот на класификации на иденти одговорното лице го затвори и подоцна сака да ги провери поврзаните документи во Документација тоа го прави со избирање на копчето Увоз/Извоз на податоци и командата Прикажи документи.

СОВЕТ На формулари кои немаат интегрирана Документација, функционалноста е достапна на прегледувач на документи. Повеќе за користењето на функционалноста на копчињата (Информации) која прикажува информации за документи: врски, метаподатоци, датотеки, логови, прочитајте во поглавјето Информации за документот.