Uvodna riječ

Uvodna riječ

Uvodna riječ

U zadnjih godinu dana, od kada sam sudjelovao u pripremi ovih uputstava, upoznao sam preko osamdeset slovenskih i stranih preduzeća. Svako od njih je drugačije, svojstveno. Svako je imalo svoje zahtjeve i svoje želje. Svima je ipak bila zajednička spoznaja, da je za preživljavanje i rast preduzeća neophodan sposoban, prilagodljiv i racionalan informacioni sistem.

Transakcijski sistem (kako stručno nazivamo skup programske opreme, u kojeg spada takođe i DataLab PANTHEON) je od ključnog značaja za život preduzeća. Olakšava zamorno rukovanje s nabavom i prodajom, prikazuje finansijsko stanje preduzeća i smanjuje mogućnost grešaka.

Još važniji je izvedeni vid transakcijskog sistema. To je naime generator baza podataka - prošlosti preduzeća. S tim bazama podataka pratimo razvoj, mjerimo učinkovitost, uočavamo trendove i tražimo rezerve.

Transakcijski sistem, koji ne omogućava preglede i obračune, ili svake godine počinje iznova i pri tome zaboravi cijelu prošlost, iskustva i podatke iz prošlih godina, je smrtonosan za preduzeće. Možete li zamisliti, da svakog prvog januara neko izbriše Vaše pamćenje i zamijeni ga sa brojem udisaja, izdisaja, težinom i visinom - brojačano izraženim kumulativom događaja? Svi sitni događaji, koji su sačinjavali godinu bi bili izbrisani ili u najboljem slučaju teško dostupni? Postojanje, rast i razvoj bi bili najvjerovatnije ugroženi!

U mnogim preduzećim smo aktivno sudjelovali pri postavljanju efektivnog transakcijskog sistema. Zajedno smo određivali tokove robe, način šifriranja, kreirali evidencije i izvještaje, koji mjere puls preduzeća. Zajedno smo prolazili kroz naporan proces rađanja novog informacijskog sistema. Ponekad je porod bio jednostavan, nekada težak. Opazili smo određene značajnosti, potrebne za uspješan, brz i što manje bolan prelaz.

Pri uvođenju transakcijskog sistema potrebno je aktivno učešće uprave preduzeća

Najbolje je, da uprava pred početkom uvođenja postavi jasne ciljeve, koje s novim sistemom želi dostići. Smanjenje troškova poslovanja, veća produktivnost, smanjenje grešaka ili evidencija prošlosti i mjernih sistema. Te ciljeve je potrebno jasno razložiti i predočiti svim učesnicima.

U toku uvođenja uprava mora aktivno sudjelovati s prijedlozima, motivacijom i testiranjem. Potpuno prepuštanje postavljanja informacionog sistema podređenim vodi u nezadovoljstvo ili havariju.

Uvođenje informacionog sistema je vjerovatno najveći zadatak preduzća u toj godini.

Svaka promjena je teška i nosi sa sobom nove poteškoće. Isto je takođe i sa postavljanjem transakcijskog sistema. S obzirom da mijenja, dopunjava ili otklanja određene ustaljene radnje, u preduzeću je potrebna predanost i fokusiranost.

Polovičnost ima katastrofalne posljedice. Transakcijske sisteme ne mijenjamo svake godine, zato moramo s njima živjeti duže vremena. Poslovica "kako si posijao, tako ćeš požnjeti" je na mjestu.

Budite svjesni, da napor, vrijeme i novac, uložen u temeljitu izgradnju omogućava dobit u skoroj i daljnjoj budućnosti.

Postavite odgovornu osobu za uvođenje

Odgovorna osoba za uvođenje transakcijskog sistema može biti bilo ko u preduzeću, ko poznaje cjelovito djelovanje preduzeća i ciljeve obnove. Dobro bi bilo da ima bar osnovna znanja rada na računaru i otvorenost za nove ideje. Odgovorna osoba može biti direktor, neko iz srednjeg menadžmenta ili zaposlen na radnom mjestu.

Odgovorna osoba mora imati sve ovlasti za uvođenje. Ako već nema ovlasti za reorganizaciju poslovnog procesa trebao bi imati mogućnost i incijativu pri davanju prijedloga. Kao koordinator projekta određuje prioritete uvođenja i njegovu dinamiku. Mora biti oslobođen pritisaka preskakanja faza ili zahtjeva pojedinaca. Do kraja uvođenja mora imati potpunu podršku uprave.

Novi transakcijski sistem je odlična prilika za reinženjering preduzeća

S promjenom informacionog sistema imamo idealnu priliku razmisliti i promijeniti poslovne procese u preduzeću. Potrebna je hrabrost i pitanja o smislenosti određenih poslova. Upitajmo se, da li određeni posao obavljamo na najbolji mogući način? Da li ga obavljamo troškovno najučinkovitije? Da li je kontrole previše ili premalo? Da li je odnos između troškova procesa i prihoda koje ostvarujemo primjeren?

Ne zatvarajte se u ustaljene kalupe razmišljanja ili ograničenja, koje vam postavlja postojeći transakcijski sistem. Najlakši i najefikasniji put je pitanje: "Kako bi danas organizirali preduzeće, ako bi krenuli iz početka?"

Ne plašite se promjena u organizacijskoj stukturi preduzeća

Novi transakcijski sistem može voditi smanjenju radnih potreba na jednom segmentu, a te resurse možemo iskoristiti na drugom mjestu. Umjesto u računovodstvu, u kontrolingu. Umjesto unošenja faktura aktivna prodaja.

Idealan informacijski sistem pomiče ljudske resurse u preduzeću bliže osnovnoj djelatnosti preduzeća!

Od materijalnog poslovanja preko finansija do kontrolinga i optimizacije

Kuća se ne gradi od krova prema dole, a takođe transakcijski sistem se ne postavlja od vrha na dole.

Prva faza, od koje krećemo pri postavljanju je definiranje materijalnih tokova i uspostavljanje materijalnog poslovanja. Slijedeća je definiranje proizvodnje, ako je preduzeće ima.

Finansijski podaci su samo izvedeni podaci materijalnog, zato dolaze na red u kasnijoj fazi, kada barem osnove materijalnog poslovanja već funkcioniraju.

Kontroling i izvještaji su mogući tek onda, kada su na raspolaganju kako materijalni tako i finansijski podaci.

Optimizacija poslovanja se vrši na osnovu rezultata kontrolinga.

Odredite realne vremenske okvire

Transakcijski sistem se ne postavlja preko noći. Vrijeme, potrebno za postavljanje sistema ovisno je od razdoblja u godini kada ga postavljamo odnosno prošlosti, koju želimo obuhvatiti. Zlatno pravilo je, da nijedna obnova nije kraća od tri mjeseca, a ne smije biti duža od jedne godine.

Informacijski sistem sam po sebi ne donosi dobit i ne rješava poteškoće.

Isto kao što prostor u centru grada nije garancija za mnoštvo kupaca takođe informacijski sistem bez ljudske uloge ne funkcionira. Iluzija je da će računar raditi sam. Transakcijski sistem je samo alat za postizanje ciljeva.

U Ljubljani, 06.06.1998,

Andrej Mertelj