Kreiranje i uređivanje klasifikacija

Klasifikacija se najlakše može predstaviti kao fascikla u kojoj odlažemo/smeštamo dokumente istog tipa. Danas, elektronsku dokumentaciju razvrstavamo pomoću klasifikacija i klasifikacijskog plana.

Klasifikacija dokumenata omogućava sortiranje i grupisanje dokumenata prema njihovim svojstvima i ukazuje na grupu kojoj dokumenti pripadaju. Kada se definišu klasifikacije, dokumente je lakše razvrstavati i, shodno tome, pronaći.

Pored razvrstavanja dokumenata, klasifikacija određuje i postupanje sa dokumentima. Dakle, određuje u kom Skladištu će se dokumenti čuvati (eDokumentacija, Sertifikovana eDokumentacija, Lokalna eDokumentacija, Bez čuvanja), koliko dugo će se čuvati i slično.

Ako želimo koristiti određenu klasifikaciju (fasciklu) i u nju smeštati dokumente, možemo ili prilagoditi postojeću ili, na osnovu sopstvenih potreba, kreirati novu klasifikaciju i definisati njena podešavanja. U nastavku ovog poglavlja možete pronaći uputstva za kreiranje i uređivanje klasifikacija.

SAVET Nakon uspešnog prenosa unapred pripremljenog klasifikacijskog plana preko Web servisa, u šifarniku možete dalje kreirati i uređivati klasifikacije shodno potrebama vaše kompanije. Tehnička uputstva i opise polja možete pronaći i pročitati u poglavlju Klasifikacijski plan.

Opis primera Kompanija Tecta izvodi projekte montaže šatora. Takođe, ona želi da uredno vodi projektnu dokumentaciju jer je projektna dokumentacija osnova za fakturisanje. U tu svrhu je izrađen interni dokument za čuvanje projektne dokumentacije i shodno tome, dopunjen je i Klasifikacijski plan. Odgovorna osoba je kreirala nove, dodatne klasifikacije i definisala odgovarajuća podešavanja sledećim koracima: Kreiranje nove klasifikacije Unos osnovnih podataka klasifikacije Metapodaci

SAVET Za čuvanje projektne dokumentacije postoje rokovi koje je finansijer odredio u tenderu, kao i rokovi utvrđeni zakonom. Ako finansijer, na primer, utvrđuje da se određena dokumentacija treba čuvati 8 godina, ali je zakonski propisan rok za čuvanje istih dokumenata 10 godina, dokumentaciju treba čuvati 10 godina. Više informacija možete pronaći u poglavlju Zakoni i propisi.

1. Kreiranje nove klasifikacije

Odgovorna osoba u kompaniji Tecta želi da u Klasifikacijski plan, koji je prenela putem Web servisa, doda novu klasifikaciju koja će biti namenjena čuvanju projektne dokumentacije.

SAVET O postupku prenosa klasifikacijskog plana putem Web servisa pročitajte u korisničkom primeru Prenos unapred pripremljenog Klasifikacijskog plana.

Bira meni Podešavanja | Dokumentacija | Klasifikacijski plan.

Za kreiranje nove klasifikacije, na traci sa alatkama klikne na  (Nov zapis).

U tabeli klasifikacija se kreira nov zapis.

Nastavlja sa unosom podataka u unosna polja.

2. Unos osnovnih podataka klasifikacije

U Osnovne podatke klasifikacije unosi podatke.

Novu klasifikaciju unosi u klasifikacijski plan upisom šifre. U našem primeru, u polje Šifra unosi: 5531.

Klasifikaciji dodeljuje nadređenu klasifikaciju tako što sa padajuće liste bira Nadređeni: 553 - Projekti.

SAVET Za lakšu navigaciju u Klasifikacijskom planu upotrebite Pretragu klasifikacije.

Nakon izbora nadređene klasifikacije, klasifikacija se smešta u Klasifikacijski plan.

U skladu sa internim dokumentom kompanije, upisuje naziv klasifikacije u polje  Tip gradiva.

U našem primeru, za klasifikaciju će se koristiti skladište Projetkne dokumentacije montaže u EU.

Na osnovu internog dokumenta kompanije, klasifikacija određuje o kakvom se Tipu gradiva radi i koliko je važenje čuvanja.

U polju Tip gradiva, sa padajuće liste bira opciju: Arhivsko gradivo, jer je reč o gradivu koje ima trajni značaj za poslovanje dugo nakon nastanka.

SAVET Više o razlikama između dokumentacionog i arhivskog gradiva pročitajte u članku Šta je arhivsko gradivo. Pravila arhiviranja, odnosno, čivanja gradiva za pojedinačnu delatnost ili vrstu gradiva uređuje Zakon o zaštiti dokumentarne i arhivske građe i arhiva.

Navodi Važenje: 10 i u polju Tip, sa padajuće liste bira opciju: Godina, pošto dokument želi čuvati 10 godina.

Odgovorna osoba za klasifikaciju biće Anđela Administracija.

U tu svrhu, u polju Odgovorna osoba, sa padajuće liste bira korisnika: Anđela Administracija, što omogućava lakšu pretragu u eDokumentaciji.

Broj dana eskalacije u polju Eskalacija (dani) određuje na 8, jer želi da se zadatak odradi tokom ovog vremena ako se ne premesti na drugog korisnika.

U polju Poslovni proces navodi podrazumevani eProces, koji se automatski pokreće kada se arhivira novi dokument sa ovom klasifikacijom. Ako nemamo definisani eProces, polje ostavljamo prazno.

U našem primeru želimo da ove dokumente odobri projektni menadžer, stoga odgovorna osoba bira eProces za odobravanje dokumenta.

Kako ovakva, projektna dokumentacija ne zahteva posebno, zakonom propisano skladište, već je ulazak u digitalnu arhivu najpre namenjen bržem pristupu, te u polju Skladište za ovu klasifikaciju navodimo obično, jeftinije, skladište (eDokumentacija).

Odgovorna osoba potvrđuje promene podešavanja klasifikacije klikom na dugme  (Sačuvaj promene) na traci sa alatkama.

U skladu sa internim dokumentom za čuvanje projektne dokumentacije, na isti način se izrađuje i Klasifikacija: Projektna dokumentacija montaže izvan EU.

Nastavlja sa unosom metapodataka.

3. Metapodaci

U trećem koraku postavlja ključne podatke, odnosno, Metapodatke za klasifikaciju. Ovaj poslednji korak olakšava pronalaženje i rad sa dokumentacijom. Takođe, podešava obavezan unos Metapodataka.

Metapodatke želi kopirati iz kreirane klasifikacije »Nije klasifikovano«, koju bira u polju Klasifikacija.

Klikom na dugme Kopiraj, metapodaci se prekopiraju.

Na klasifikaciji želi koristiti metapodatke iz polja dokumenta subjekt i klasifikacija.

U tu svrhu, na listi metapodataka u koloni Vidljiv označi izborno polje u poziciji izabranih metapodataka, odnosno Prikazan naziv Subjekt i Klasifikacija.

Takođe želi da unos metapodataka za Subjekt i Klasifikaciju bude obavezan. U tu svrhu, u koloni Obavezno, označava izborno polje za potvrdu, za pozicije Subjekt i Klasifikacija.

Želi još dodati nove metapodatke u klasifikaciju, za ručni unos podataka: Br. projektnih ugovora.

Bira poslednji red i pritiska na taster sa strelicom nadole na tastaturi.

U polju Prikazan naziv i Variable name upisuje: Br. projektnih ugovora.

SAVET Prikazan naziv i Variable name (ime promenljive) su obavezna polja.

Označava polja za potvrdu Obavezno i Vidljivo.

Promene potvrđuje klikom na dugme (Sačuvaj promene) na traci sa alatkama.

SAVET Kartica Dokumenti na klasifikaciji omogućava brži pregled sačuvanih dokumenata izabrane klasifikacije. Do dokumenata u dokumentaciji dolazimo putem menija Podešavanja | Dokumentacija | Dokumenti.