Prijem na servis – Preuzimanje reklamacije kupca

Odgovorno lice prihvata reklamiranu robu od Kupca. Zajedno sa kupcem popunjava zapisnik reklamacije (kao što se vidi na uzorku slike ispod) i beleži događaj u PANTHEON-u, koristeći proceduru Prijem na Servis – Prijem reklamacije kupca.

U nastavku vam predstavljamo primer pomenutog postupka.

OPIS PRIMERA Krajnji kupac Ana Andriću servis donosi oštećeni proizvod, šator LARA3, kopiju računa i fotografiju oštećenja. Prihvata ga odgovorno lice iz službe. Odgovorno lice preuzima proizvod i sprovodi proces prihvatanja reklamacije kupca servisnom centru prema sledećoj proceduri: Kreiranje prijema reklamacije kupca Unos zaglavlja prijema reklamacije kupca Unos pozicije prijema reklamacije kupca Pregled podataka o vrednosti prijema reklamacije kupca i unos napomena Uvoz dokumentacije Ispis prijema reklamacije kupca

1. Kreiranje prijema reklamacije kupca

Za kreiranje prijema reklamacije kupca odgovorno lice bira meni Servis | Prijem | Kupca  i odgovarajuću vrstu dokumenta  1310 - Prijem reklamacije kupca.

Otvori se obrazac Prijem reklamacije kupca, gde u  redu sa alatima bira  (Nov zapis).

2. Vnos glave prevzema reklamacije kupca

Odgovorna oseba v glavi dokumenta izbere stranko in izpolni ter preveri podatke o reklamaciji. Iz šifranta subjektov izbere stranko Špela Šotorko.  Številka in Datum se izpolnita samodejno ob kreiranju dokumenta.

V našem primeru je končni kupec podpisal reklamacijski zapisnik in dostavil izdelek osebno.

Podatek o zapisniku vnese v polje Reklamacijski list. Vpiše številko reklamacije: RK – 22/ 003 ter v polje Datum vnese datum podpisa obrazca za reklamacijo kupca.

Osebno dostavo določi v polju Dostava. Opredeli tip dostave: 1 – Osebno, ki ga izbere s spustnega seznama.

3. Vnos pozicij prevzema reklamacije kupca

Nadaljuje z opredelitvijo pozicij na dokumentu prevzema reklamacije kupca. V pozicijah opredeljujemo podatke o identih, ki jih prevzemamo na servis.

Kupec je reklamirani izdelek kupil neposredno od podjetja Tecta in poleg izdelka prinesel kopijo računa (primer na sliki spodaj), zato lahko odgovorna oseba pozicije izpolni s povezavo dokumentov v PANTEHON-u.

To stori tako, da s pomočjo gumba Iskanje dokumentov odpre iskanje veznega dokumenta.

V obrazcu s pomočjo filtrov najde ustrezen dokument. V polje Kupec vnese ime kupca, Špela Šotorko in izbere gumb Osveži. Prikaže se seznam vseh izdanih računov iskani stranki Špela Šotorko. Iz seznama izbere dokument 22-3100-000004, s katerim je bil kupljen reklamirani ident LARA3.

Ko je ident in povezan dokument izbran se v poziciji samodejno izpolnijo naslednja polja:

• Podatki o izdelku
• Količina in merska enota
• Serijska številka – če jo izdelek ima
• Številka in datum izdajnega dokumenta
• Garancijski rok in veljavnost garancije
• Cena za vrednotenje
• Oddelek, ki je reklamirani izdelek izdal

Odgovorna oseba nato v stolpec pozicije Napaka vnese kodo napake 008 – strgano blago in v stolpcu Opis napake podrobneje opiše napako, kot je navedena v reklamacijskem zapisniku oz. jo vidi ob pregledu reklamiranega izdelka.

oPOZORilo Podatke, ki se izpolnijo samodejno, je vedno potrebno preveriti. PANTHEON nam ob povezavi izdajnih dokumentov s servisnimi samodejno polni količino, ki je bila prvotno izdana. Samodejno tudi izpolni podatke o garanciji, glede na podatke v šifrantu identov in datume izdaje blaga in prejema na servis. Za veljavnost garancije je potrebna dodatna presoja odgovorne osebe.

4.    Pregled podatkov o vrednosti prevzema reklamacije kupca in vnos Opomb

V nogi obrazca Prevzem reklamacije kupca odgovorna oseba spremlja podatke o vrednosti prevzema reklamacije kupca. Vrednost je seštevek cen za vrednotenje vseh pozicij v dokumentu.

V polje Opombe na dokumentu odgovorna oseba vnese smiselno opombo, v tem primeru o nadaljnjem postopku reklamacije in kontaktu stranke.

5. Uvoz dokumentacije

V petem koraku odgovorna oseba v PANTHEON dokumentacijo uvozi priloženo fotografijo poškodbe in kopijo reklamacijskega zapisnika.

Fotografijo oziroma reklamacijski zapisnik uvozi tako, da se postavi na zavihek Dokumentacija v novo vrstico in dvoklikne na prazno polje v stolpcu Dokument.

Na ekranu se pojavi okno (kot vidite na sliki spodaj) kjer poišče želeno datoteko in jo preko gumba Odpri doda v Dokumentacijo.

Nato ustrezno označi tip dokumenta, datum veljavnosti in naziv priloženega dokumenta.

6. Izpis prevzema reklamacije kupca

V zadnjem koraku odgovorna oseba izpiše prevzemnico za interno evidenco ali kot prilogo k reklamiranemu izdelku.

To stori z izbiro gumba Izpis na dnu okna  Prejeta reklamacija kupca ali izbiro ikone  (Izpisi) v ukazni vrstici.

Odpre se izpisno okno, kjer vizualizacijo izvozi v želeni format ali ga natisne na povezani tiskalnik.