Prijem na servis – Preuzimanje reklamacije kupca

Odgovorno lice prihvata reklamiranu robu od Kupca. Zajedno sa kupcem popunjava zapisnik reklamacije (kao što se vidi na uzorku slike ispod) i beleži događaj u PANTHEON-u, koristeći proceduru Prijem na Servis – Prijem reklamacije kupca.

U nastavku vam predstavljamo primer pomenutog postupka.

OPIS PRIMERA Krajnji kupac Ana Andrić u servis donosi oštećeni proizvod, šator LARA3, kopiju računa i fotografiju oštećenja. Prihvata ga odgovorno lice iz službe. Odgovorno lice preuzima proizvod i sprovodi proces prihvatanja reklamacije kupca servisnom centru prema sledećoj proceduri: Kreiranje prijema reklamacije kupca Unos zaglavlja prijema reklamacije kupca Unos pozicije prijema reklamacije kupca Pregled podataka o vrednosti prijema reklamacije kupca i unos napomena Uvoz dokumentacije Ispis prijema reklamacije kupca

1. Kreiranje prijema reklamacije kupca

Za kreiranje prijema reklamacije kupca odgovorno lice bira meni Servis | Prijem | Kupca  i odgovarajuću vrstu dokumenta  1310 - Prijem reklamacije kupca.

Otvori se obrazac Prijem reklamacije kupca, gde u  redu sa alatima bira  (Nov zapis).

2. Unos zaglavlja prijema reklamacije kupca

Odgovorno lice u zaglavlju dokumenta bira kupca i popunjava i proverava informacije o reklamaciji. Iz šifarnika subjekata bira kupca Ana Andrić.  Brojevi i Datum se automatski popunjavaju kada se dokument kreira.

U našem slučaju, krajnji kupac je potpisao reklamacijski zapisnik i lično isporučio proizvod.

Podatak o zapisniku unese se u polje Reklamacijski list. Upiše se broj reklamacije: RK – 22/ 003 a u polje Datum upiše se datum potpisivanja reklamacije kupca.

Navedite lično preuzimanje u polje Dostava. Navedite vrstu isporuke: 1 – Lično preuzimanje, koja se bira sa padajuće liste.

3. Unos pozicije prijema reklamacije kupca

Nastavlja se sa definisanjem pozicija na dokumentu prijema reklamacije kupca. U pozicijama definišemo podatke o identima,koje prihvatamo na servis.

Kupac je reklamirani proizvod kupio direktno od preduzeća Tecta i uz proizvod je doneo kopiju računa (primer na slici ispod), tako da  odgovorno lice može popuniti pozicije povezivanjem dokumenata u PANTEHON-u.

To radi tako, da uz pomoć dugmeta Traži dokument se otvori Traženje veznog dokumenta.

U obrazcu uz pomoću filtera se pronalazi odgovarajući dokument. U polje Kupac unese se ime kupca, Ana Andrić i bira Osveži. Prikazuje se lista svih ispostavljenih računa traženom kupcu Ana Andrić. Sa liste se bira dokument 22-3100-000004, kojim je bil kupljen ident sa reklamacijom LARA3.

Kada se izabere identi i srodni dokument, sledeća polja se automatski popunjavaju na poziciji:

• Podaci o proizvodu
• Količina i jedinica mere
• Serijski broj – ako ga proizvod ima
• Broj i datum dokumenta izdavanja
• Garancijski rok i važenje garancije
• Cena za vrednovanje
• Odeljenje, koje je izdalo reklamirani proizvod

Odgovorno lice zatim u  poziciju Greška unese šifru greške 008 – pocepana roba i u koloni Opis greške detaljnije opiše greške, kako je navedeno u zapisniku reklamacije odn. on to vidi prilikom pregleda reklamiranog proizvoda.

upozorenje Podatke koji se automatski popunjavaju uvek treba proveriti. PANTHEON nam pri povezivanju dokumenata izdavanja sa servisnimi, automatski popuni količinu, koja je prvobitno izdata. Takođe automatski popunjava informacije o garanciji, na osnovu podataka u šifarniku idenata i datuma kada je roba izdata i primljena na servis. Da bi garancija bila važeća potrebna je dodatna procena od strane odgovornog lica.

4.    Pregled podatkov o vrednosti prevzema reklamacije kupca in vnos Opomb

V nogi obrazca Prevzem reklamacije kupca odgovorna oseba spremlja podatke o vrednosti prevzema reklamacije kupca. Vrednost je seštevek cen za vrednotenje vseh pozicij v dokumentu.

V polje Opombe na dokumentu odgovorna oseba vnese smiselno opombo, v tem primeru o nadaljnjem postopku reklamacije in kontaktu stranke.

5. Uvoz dokumentacije

V petem koraku odgovorna oseba v PANTHEON dokumentacijo uvozi priloženo fotografijo poškodbe in kopijo reklamacijskega zapisnika.

Fotografijo oziroma reklamacijski zapisnik uvozi tako, da se postavi na zavihek Dokumentacija v novo vrstico in dvoklikne na prazno polje v stolpcu Dokument.

Na ekranu se pojavi okno (kot vidite na sliki spodaj) kjer poišče želeno datoteko in jo preko gumba Odpri doda v Dokumentacijo.

Nato ustrezno označi tip dokumenta, datum veljavnosti in naziv priloženega dokumenta.

6. Izpis prevzema reklamacije kupca

V zadnjem koraku odgovorna oseba izpiše prevzemnico za interno evidenco ali kot prilogo k reklamiranemu izdelku.

To stori z izbiro gumba Izpis na dnu okna  Prejeta reklamacija kupca ali izbiro ikone  (Izpisi) v ukazni vrstici.

Odpre se izpisno okno, kjer vizualizacijo izvozi v želeni format ali ga natisne na povezani tiskalnik.