Kreiranje novega prejetega avansa
Prejeti avans je znesek denarja, s katerim kupec podjetju vnaprej plača prihodnje dobave proizvodov, blaga ali storitev.
V račun za prejeti avans vnašamo:
- ident (po šifri ali nazivu),
- količino, za katero je avans prejet,
- vrednost prejetega avansa z vključenim DDV,
- davčno stopnjo.
V tem poglavju bomo prikazali funkcionalnost kreiranja novega prejetega avansa, ki se nahaja v modulu Veleprodaja.
 |
OPIS PRIMERA
Odgovorna oseba podjetja Tecta je od kupca IKEA Europe d.d. prejela bančno nakazilo, avans v vrednost 32.345,98 EUR, ki želi evidentirati v program. Kupec je nakazal avans za naročenih 10 šotorov Indian 3.
To stori po naslednjih korakih:
- Odpiranje okna Nov prejet avans
- Vnos podatkov v glavo dokumenta
- Vnos osnovnih podatkov
- Vnos pozicij dokumenta
- Dodajanje opombe na dokument
- Tiskanje dokumenta
|
1. Odpiranje okna Nov prejet avans
Odgovorna oseba v glavnem meniju izbere modul Veleprodaja in storitve in izbere podmodul Nov prejeti avans.
Samodejno se odpre okno za kreiranje novega prejetega avansa, kamor začne vnašati podatke.
2. Vnos podatkov v glavo dokumenta
V glavi najprej določi vrsto dokumenta za prejete avanse. Izbira lahko med vnaprej določenimi vrstami dokumentov:
- 3700 – Prejeti avansi
- 3710 – Storno prejeti avansi
- AI00 – Prejeti avansi za izvoz
V našem primeru je podjetje prejelo avans, zato v polju Vrsta dokumenta izbere: 3700 Prejeti avansi.
V polju Kupec izbere s spustnega seznama kupca, ki je izvedel avans. Prikažejo se subjekti, ki jih ima vnesene v Šifrant subjektov.
V našem primeru vpiše kupca: IKEA Eurupe d.d.
 |
NAMIG
Subjekt lahko iščete po davčni številki in/ali imenu.
|
Označi v polju Način plačila, da gre za: 2 – Bančno nakazilo.
|
NAMIG
- V bazi imate prednastavljen šifrant načinov plačil. Več o tem lahko preberete v poglavju Načini plačil.
- V primeru prejetega avansa z načinom plačila gotovina, si lahko nastavite ustrezne nastavitve na vrsti dokumenta v meniju Nastavitve | Vrsta dokumenta - 3700 - Prejeti avans za davčno potrjevanje oz. fiskalizacijo.
|
3. Vnos osnovnih podatkov
Po vpisu glavnih podatkov v glavo prejetega avansa, začne z vnosom osnovnih podatkov prejetega avansa.
Postavi se na zavihek Osnovni podatki na desni strani okna Nov račun.
|
NAMIG
Osnovne podatke lahko prikažte ali skrijete s klikom na puščico  .
|
V prvi del osnovnih podatkov vnese podatke o:
- Predvidena dobava blaga,
- Datum,
- Datum DDV
- Sklic.
Dobava blaga kupcu je predvidena 20.07.2022. V polju Datum in Datum DDV izbere datum, ko je prejela avans, 5.7.2022.
V polju Sklic pa prepiše sklicno številko, ki jo je kupec navedel pri nakazilu.
V naslednjem delu osnovnih podatkov se nahajajo podatki o oddelku in prejemniku.
V našem primeru se avans nanaša na oddelek Veleprodaja, kar ustrezno določi.
|
NAMIG
Če je oddelek izbran že v nastavitvi vrste dokumenta, se bo v polju za oddelek uporabil tam vnesen podatek, lahko pa ga tudi spremenite.
|
Prejemnik določi oz. napolni polje program samodejno s podatkom o kupcu. Ta podatek lahko spreminja in tako uporablja kombinacije Kupec/Prejemnik
V tretji del osnovnih podatkov lahko vpiše dodatne podatke npr. številko naročila, na podlagi katerega je bil kreiran avans, datum izdaje ter številka dobavnice.
V polja dokumentov lahko vnese podatke o številki in datumu dveh veznih dokumentov.
V našem primeru bo odgovorna oseba vpisala v polje veznega dokumenta 1, Avans vpisala št. naročila na podlagi katerega je bil kreiran avans.
Vnese številko: 2256132 in določi datum naročila 01.07.2022.
|
NAMIG
Nazive polj lahko spreminjate v PANTHEON-u z licencami LT, LX, SE, ME ali MF. Če želite, da je ta podatek obvezen, tudi to nastavite na vrsti dokumenta v PANTHEON‑u.
|
V zadnjem delu osnovnih podatkov se polje Odg. oseba samodejno napolni z trenutno prijavljenim uporabnikom.
Odgovorna oseba je lahko na primer trgovski potnik, ki je posel sklenil, saj na podlagi tega lahko spremljamo promet po posameznem zaposlenem.
V našem primeru izbere vodjo veleprodaje: Polona Prodaja.
|
NAMIG
Predstavitev zaposlenih podjetja Tecta lahko preberete v poglavju Organigram Tecta.
|
Polje Referent pa je zaklenjeno in se samodejno napolni s podatkom osebe prijavljene v program.
Tako je zaključila z vnosom osnovnih podatkov avansa.
4. Vnos pozicij dokumenta
Nadaljuje z vnosom identov v pozicije.
Idente oz. artikle išče po šifri, nazivu ali dobaviteljevi šifri. Podatek lahko ročno vnese ali pa izbere s spustnega seznama šifranta identov.
V našem primeru doda idente tako, da vpiše naziv identa. Kupec je naročil šotor Indian3, zato vpiše »indian« in iz izbirne tabele izbere pravi ident.
Določi količino identa, v našem primeru je kupec nabavil 10 kosov. Cena identa se prepiše iz šifranta identov.
V polju Popust % vpiše vrednost popusta za katerega sta se s stranko dogovorili, v našem primeru: 10 %.
Nov element dodamo s klikom na gumb 
(Dodaj pozicijo).
S tem, ko doda ident na pozicije se kreira Številka dokumenta, v našem primeru gre za dokument: 22-3700-000011.
|
NAMIG
Številka dokumenta je sestavljena iz tekočega koledarskega leta, vrste dokumenta in zaporedne številko dokumenta.
|
Na pozicijo oz. na vnos identa v pozicije želi dodati opombo.
Klikne na ikono 
in odpre se okno za vnos opombe, v katerega vpiše »10% popusta zaradi avansa«.
Opombo Shrani in ikona opombe se obarva oranžno.
Nadaljuje s preverjanjem skupne vrednosti avansa.
5. Dodajanje opombe na dokument
Po vnosu vseh postavk preveri še podatek o skupni vrednosti prejetega avansa, ki se nahaja na dnu okna.
S klikom na ikono 
doda opombo na celoten dokument, ki se bo izpisala na dnu računa.
V našem primeru zapiše: » Plačilo za št.naročilo 2256132«.
V nadaljevanju dokument še natisne.
6. Tiskanje dokumenta
V orodni vrstici okna, dokument natisne s klikom na gumb Natisni.
S klikom na 
se prikaže spustni menu v katerem izbere obliko tiskanja.
Izbira lahko med prednastavljenimi izpisi:
- · 23B – Račun za avans
- · 24A – Račun za avans
- · 2UM - Račun za avans s popustom.
V našem primeru izbere izpis oblike 2UM – Račun za avans s popustom in natisne.
