Integrating Documentation with all PANTHEON features

Dokumentacijo smo integrirali z vsemi PANTHEON funkcijami. To nam omogoča, da hitreje iščemo dokumente, jih vizualiziramo ter dodajamo povezave, metapodatke, datoteke in dnevnik pogovorov, ki je nastal v procesu obdelave dokumentov.

Do dokumentov dostopamo preko centralnega obrazca Nastavitve | Dokumentacija | Dokumenti ali preko panela oz., zavihka Dokumentacija na vseh PANTHEON obrazcih in dokumentih.

Ta funkcionalnost nam omogoča dostop do vseh povezanih informacij in originalnega dokumenta; pogodbe, računa, dobavnice, naročilnice in podobno in tako fizičnega dokumenta ne potrebujemo več.

Opis primera Različne službe znotraj podjetja, kot so marketing, komerciala, prodaja, kadrovska služba, proizvodnja, računovodstvo in podobno želijo dostopati in obdelovati dokumente, ki jo potrebujejo za svoje delo. To jim omogoča integracija Dokumentacije z vsemi PANTHEON funkcijami. V nadaljevanju predstavljamo primere integracije: Centralni obrazec Dokumenti Integracija Dokumentacije - Komerciala/prodaja Integracija Dokumentacije - Kadrovska služba Integracija Dokumentacije - Proizvodnja Integracija Dokumentacije - Računovodstvo

1. Centralni obrazec Dokumenti

Odgovorna oseba želi preveriti vse prejete in shranjene Certifikate kvalitete, v Dokumentaciji.

To lahko stori tako, da odpre centralni obrazec Dokumenti v Nastavitve | Dokumentacija.

Preko iskanja, po ustrezni klasifikaciji, poišče želeno.

Posamezni dokument, v našem primeru Certifikat kvalitete, si po potrebi ogleda s pomočjo Pregledovalnika dokumentov.

Opozorilo Za pregled, uvoz in izvoz dokumentov v eDokumentacijo je treba slednjo najprej aktivirati in opredeliti ustrezne nastavitve.

2. Integracija Dokumentacije – Komerciala/prodaja

Vodja prodaje želi za namen evalvacije kupca pregledati dosedanje poslovanje.

Odpre Šifrant subjektov in za ustrezen subjekt izbere panel Dokumentacija.

Dokumenti so združeni po Klasifikacijah.

Za podroben pregled izbranega računa izbere zavihek Povezave in z dvoklikom na Ključ povezave odpre dokument v blagovnem modulu programa. 

Namig Za dodajanje povezav ter pregled in odpiranje povezav dokumenta preberite poglavje Povezave dokumenta. Poglejte si videoposnetek - Primer integracije dokumentacije v Komerciali/prodaji.

3. Integracija Dokumentacije – Kadrovska služba

Vsak kadrovik ali ostale službe lahko dokument opremijo z Metapodatki glede na potrebe pri njegovem delu.

V Klasifikacijskem načrtu določi kateri metapodatki oz., polja so obvezna in se na ta način izogne pomanjkljivo vnesenim podatkom. 

V našem primeru si je kadrovik nastavil dodatna polja datuma sklenitve pogodbe, subjekt ter klasifikacija.

Za zaposlenega odpre Personalno mapo in izbere panel Dokumenti.

Na zavihku Metapodatki brez brskanja po dokumentu, lahko preveri datum sklenitve pogodbe.

Namig Več o nastavitvah polj, za vnos metapodatkov na Klasifikaciji, vnosu metapodatkov ob uvozu dokumenta v Dokumentacijo in iskanje dokumentov po metapodatkih, si preberite v poglavju Metapodatki dokumenta. Poglejte si videoposnetek primera integracije dokumentacije v kadrovski službi.

4. Integracija Dokumentacije – Proizvodnja

Vodja proizvodnje želi preveriti tehnično dokumentacijo povezano z delovnim nalogom.

V ta namen izbere ustrezen Delovni nalog in si ogleda Podrobnosti delovnega naloga s klikom na gumb .

Izbere zavihek Dokumentacija, kjer je razvidna vse dokumentacija povezana z delovnim nalogom.

V našem primeru si s pomočjo pregledovalnika ogleda tehnično skico, ki bo v pomoč pri tehnološkem postopku barvanja izdelka.

Namig Z uporabo pregledovalnika hitro pregledamo dokumentacijo. Pregledovalnik je integriran na vse forme programa. Več si preberite v poglavju Pregled dokumentov v Dokumentaciji. Poglejte si videoposnetek primera integracije dokumentacije v proizvodnji.

5. Integracija Dokumentacije - Računovodstvo

Odgovorna oseba v računovodstvu želi preveriti zakaj račun dobavitelja še ni plačan in kje se je celotna komunikacija ustavila.

Celotno dogajanje, ki se nanaša na izbrani dokument, lahko preveri na zavihku Dnevnik pogovorov.

Na voljo so ji informacije; kdo, kdaj in katero opravilo je bilo zagnano v povezavi s tem dokumentom. V našem primeru je račun čakal na potrditev direktorja.

Namig Več o uporabi zavihka Dnevnik pogovorov preberite v poglavju Dnevnik pogovorov. Poglejte si videoposnetek primera integracije dokumentacije v računovodstvu.