Potrjevanje računa

Ob prejemu vhodnega računa ga odgovorna oseba običajno preusmeri na enega ali več zadolženih potrjevalcev.  Včasih je ta proces izgledal tako, da je tajnica tekala po podjetju in prosila za potrditev in podpis dokumenta. Danes pa to avtomatsko krmili poslovni proces Potrjevanje računa.

V nadaljevanje vam predstavljamo primer uporabe poslovnega procesa.

OPIS PRIMERA Odgovorna oseba v administraciji je prejela račun, ki zahteva potrditev odgovornih, da bi ga na koncu v finalno obravnavo prevzelo računovodstvo. Da bi vodstvo lahko prejelo račun v potrjevanje mora odgovorna oseba sledi spodaj opisanim korakom: Izbira računa v Dokumentaciji in zagon poslovnega procesa Potrditev računa Izberi osebo za potrjevanje Potrjevanje računa – direktor

OPOZORILO Da bi poslovni proces pravilno deloval, je potrebno opredeliti sledeče nastavitve. Nastavitve za delovanje poslovnega procesa so enkraten proces. V kolikor ste to že izvedli, lahko ta korak preskočite.

1. Izbira računa v Dokumentaciji in zagon poslovnega procesa

NAMIG Za preusmeritev računa v potrjevanje vodilnim, moramo račun najprej uvoziti v Dokumentacijo. Za uvoz si poglejte navodila TUKAJ.

V obrazcu Dokumenti s pomočjo iskanja najde in s klikom izbere račun, ki ga želi poslati v potrjevanje.

To stori s pomočjo poslovnega procesa Potrjevanje računa.

V orodni vrstici klikne na gumb  (Uvoz/Izvoz podatkov) in s spustnega menija izbere poslovni proces Potrjevanje računa.

NAMIG Prikaz poslovnega procesa v Čarovniku določimo v nastavitvah

Zažene se PANTHEON poslovni proces Potrjevanje računa.

2. Potrditev računa

Kot rezultat poslovnega procesa se odgovorni osebi v administraciji na ekranu odpre vpogled v račun s kreiranim opravilom za potrjevanje.

Opravilo od nje zahteva da račun Potrdi, Zavrne ali Potrdi in preusmeri.

V našem primeru račun preusmeri k direktorju, saj je potrebna tudi njegova potrditev.

V ta namen v okno Komentar k opravilu zapiše opombo za direktorja ter ga preusmeri nanj s klikom na gumb Potrdi in preusmeri.

3. Izberi osebo za potrjevanje

Odpre se ji okno Izberite osebo za potrjevanje.

Na seznamu s klikom izbere odgovorno osebo Daniel Direktor in ji v okno vpiše sporočilo.

S klikom na gumb Zaključi preusmeri opravilo potrjevanja računa.

4. Potrjevanje računa - direktor

Direktor ob prijavi v program na gumbu Opravila prepozna, da ga čaka novo opravilo.

Opravilo odpre z dvoklikom ali z izbiro gumba Poženi.

Opravilo od njega zahteva da račun Potrdi, Zavrne ali Potrdi in preusmeri.

V našem primeru direktor preveri in potrdi račun.

V ta namen v okno Komentar k opravilu vpiše sporočilo za računovodstvo in račun potrdi s klikom na gumb Potrdi.

Poslovni proces spremeni status računa v Dokumentaciji v Zaključeno. S tem je poslovni proces zaključen.

Za račune z statutom Zaključeno lahko računovodstvo kreira PANTHEON dokument in jih poknjiži.