Uvoz subjekata iz Excela
Ova opcija je prvenstveno namenjena novim korisnicima programa, koji žele, da bi olakšali početak rada, da uvezu šifarnik subjekata (dobavljači, kupci...) iz Excel datoteke. Uvoz je prvenstveno namenjen za uvoz osnovnih tipova subjekata i njihovih osnovnih podataka (dobavljači, kupci, banka...).
Uvoz se vrši za osnovne podatke subjekata, po predefinisanoj strukturi XLS datoteke i namenjen je korisnicima sa osnovnim znanjem Excela.
Uvoz subjekata iz Excela nalazi se u šifarniku subjekata, kao što je prikazano na slici ispod:
Napomena:
Za uvoz specifičnih vrsta subjekata, koji imaju i razne druge osobine, potrebno je šifarnik naknadno dopuniti ručno. Ovo se odnosi na primer na skladišta, gde je potrebno odrediti način vođenja zaliha; radnike, koji se kasnije nadovezuju na podatke iz kadrovske evidencije i slično...
Za naprednije korisnike, kao i do sada, na raspolaganju je mogućnost uvoza pomoću Import Wizard-a, koji omogućava napredniji i zahtevniji uvoz.
Pri korišćenju opcije Uvoz iz Excel datoteke, prvo se pojavi IRIS, koji daje različite opcije uvoza i izvoza subjekata, kao što je prikazano na slici ispod:
| Uvoz novih subjekata |
Opcija omogućava uvoz novih subjekata, koji ne postoje u šifarniku, iz XLS datoteke. Da bi uvoz bio moguć potrbno je kreirati XLS datoteku, verzije 97-2003 ili manje. |
| Izvoz šifarnika subjekata |
Možnost omogoča izvoz šifranta subjektov v Excel datoteko. Vsebina je v takšni obliki, da omogoča naknaden uvoz v isto podatkov bazo ali katero drugo podatkovno bazo oz.. drug program Pantheon. |
| Izvoz strukture Excel datoteke subjekata |
Možnost vam omogoča, da v izdelano strukturo XLS datoteke vnesete vaše podatke o subjektih, jih nato shranite, ter uvozite v šifrant. Na ta način vam program izdela predpisano verzijo in obliko strukture XLS datoteke, da vam tega ni potrebno delati ročno. |
| Prikaz pomoći |
Prikaz navodil vsebovanega IRIS sporočila |
Pri izvozu šifranta oz. strukture Excel datoteke imajo nazivi stolpcev naveden naziv iz programa, v oklepaju pa je naveden še naziv podatka iz same podatkovne baze. Vrstni red stolpcev za uvoz je vnaprej predpisan.
Pomembno:
Bistvenega pomena za uvoz podatkov je, da imate v Excel datoteki pravilno vpisane podatke, od katerih so posamezni obvezni, kot to velja pri ročnem vnosu subjektov v šifrant. Podatki morajo biti vpisani v obliki, kot jih uporablja program pri ročnem vnosu subjektov!
Predvsem bodite pozorni na različne vrste oznak subjektov (T-true ali F-false in podobno). Kako so vsebine zastavljene v programu lahko vidite v primeru opcije izvoza subjektov v Excel, kjer so podatki v pravilni obliki, kot jih morate imeti tudi pri uvozu!
Pripadajoči podatki, ki jih vnesete v Excel datoteko za uvoz in izhajajo iz pomožnih šifrantov za uporabo pri subjektih, morajo predhodno že biti v podatkovni bazi programa (države, poštne številke, šifre dejavnosti, dvomestne ID oznake za DDV...). V nasprotnem primeru uvoz ne bo uspešen oz. pravilen!