eDokumentacija – slučaj upotrebe

eDokumentacija omogućava elektroničko arhiviranje dokumenata tvrtke. Tecta je aktivirala funkcionalnost, definirala početne postavke i sada će je početi koristiti. Ispod je primjer slanja dokumenta narudžbe u eDokumentaciju.

SAŽETAK SLUČAJA Sally Sales, voditeljica veleprodaje u Tecti, primila je potvrdu narudžbe od kupca Ikea Eurupe, Plc. za artikl Kamp stol, koji će se koristiti kao izložak. Dogovorili su se s prodajnim službenikom da prilože kataloge proizvoda uz pošiljku. Prije nego što Veleprodajni odjel izda narudžbu za otpremu, Sally Sales dovršava informacije na dokumentu i arhivira ga u eDokumentaciju. To se radi na sljedeći način: Dovršavanje informacija na dokumentu Slanje dokumenta u eDokumentaciju

1. Dovršavanje informacija na dokumentu

Osoba odgovorna dovršava informacije dodavanjem datuma potvrde narudžbe i napomene da se prilože kataloge proizvoda uz pošiljku. To se radi otvaranjem izbornika Narudžbe | Prodajne narudžbe i odabirom vrste dokumenta 0100 - Prodajna narudžba iz popisa. Otvara se prozor 0100 - Prodajna narudžba , gdje osoba odgovorna zatim pretražuje dokument narudžbe 22-01000-000005.

• U polju Narudžba, osoba odgovorna unosi broj potvrđene narudžbe. Osoba odgovorna također unosi datum u polje Datum, kao što je prikazano na slici ispod.
• U polju Napomena dokumenta u podnožju dokumenta, osoba odgovorna unosi napomenu o dogovoru da se prilože kataloge proizvoda uz pošiljku.
• Osoba odgovorna sprema promjene klikom na gumb na alatnoj traci (Post edit).

2. Slanje dokumenta u eDokumentaciju

Dokument narudžbe 22-01000-000005 trenutno je pohranjen u Tecta bazi podataka. Osoba odgovorna sada želi pohraniti ga u eDokumentaciju, gdje će biti arhiviran.

• Osoba odgovorna klikne na gumb na alatnoj traci (Čarobnjaci) i odabire opciju Ispis raspona dokumenata.

​

• Otvara se novi prozor Ispis raspona dokumenata , gdje osoba odgovorna odabire Vrsta izvještaja koja će biti poslana u arhivu.
• U ovom slučaju, osoba odgovorna odabire 095 - Narudžba i klikne na gumb Pošalji u arhivu/dokumentaciju.

• Nakon što je dokument uspješno poslan u eDokumentaciju, pojavljuje se informacijski prozor, koji osoba odgovorna zatvara klikom na gumb OK.

• Otvara se novi prozor Dokumenti gdje osoba odgovorna može pregledati dokumente pohranjene u arhivu eDokumentacije.

VAŽNO Lokalne slike za ovu stranicu još nisu generirane i bit će umetnute u kasnijoj fazi.