Unos narudžbine kupca

1. Odabir vrste dokumenta

Najpre izaberemo vrstu dokumenta, u kojoj želimo kreirati narudžbinu kupca. U meniju Narudžbine -> Narudžbine kupaca -> izaberemo, odnosno kliknemo na željeni dokument.

Dokument možemo izabrati i klikom na prečicu; ikonu, koja je postavljena u traci sa alatima.

2. Kreiranje novog dokumenta

U traci sa alatima
  kliknemo na ikonu Novi zapis . Time nam se otvori novi dokument, u kojem ćemo kreirati narudžbinu kupca.

S obzirom da se program uvijek postavi na zadnji kreirani dokument nakon što otvorimo vrstu dokumenta za kreiranje narudžbine, svaki put kada želimo napraviti novi dokument, potrebno je kliknuti na ikonu Novi zapis . Otvori će se novi dokument, pripremljen za unos podataka.

3. Unos podataka

3.1. Unos podataka o Naručiocu, odnosno 3. osobi

Prvo unesemo naručioca, tj. 3. osobu. Nakon što unesemo naručioca, isti se prenese i u polje Prevoznik. Ako su naručioca i 3. osoba različiti, moramo uneti i polje Prevoznik. Nazive oba polja (Naručilac, Prevoznik) možemo postaviti u Šifrarniku vrsta dokumenata.

Subjekt u polju Naručilac, odnosno 3. osoba, unesemo tako što počnemo pisati prva slova subjekta, kojeg želimo uneti. Otvori se tabela subjekata, koje smo predhodno uneli u Šifarnik subjekata. Program na taj način sužava izbor subjekata u tabeli i time omogućava lakši izbor subjekta.

Subjekt možemo potražiti i sa naprednijim kriterijumima, pomoću funkcije Traženje subjekata (Ctrl+S).

Traženje subjekata - klikom na ikonu se otvara posebna tabela pretraživanja za traženje subjekata po proizvoljnim kriterijumima ili kombinacijom kriterijuma, što znatno pojednostavljuje traženje subjekata iz šifarnika subjekata.

Ako želimo uneti subjekat kog još nema u Šifarniku subjekata, kliknemo na ikonu , kojom otvorimo Šifarnik subjekata, gde možemo uneti novi subjekat.

U slučaju da u šifarniku subjekata nemamo unesen subjekat kojeg želimo izabrati na dokumentu, moramo ga prethodno tamo i uneti. Možemo klikom na ikonu , da otvorimo Šifarnik subjekata za unos novog subjekta.

3.2. Broj primljenog dokumenta, unos datuma i potvrđivanje dokumenta

Broj dokumenta program kreira automatski. Prikazuje se kao dvocifrena oznaka godine, oznaka vrste dokumenta (ista kao u Šifarniku vrsta dokumenata) i niz upitnika, koje program kod potvrde računa promeni u redni broj dokumenta. Dužinu formata broja dokumenta možemo postaviti u Administratorskoj konzoli.

Unesemo datume. Datum možemo uneti ručno, tako da se mišem postavimo u datumsko polje i upišemo ga, odnosno izaberemo iz kalendara koji se prikaže klikom na strelicu.

Status predstavlja oznaku statusa narudžbine. Narudžbinama možemo pripisati proizvoljan broj statusa, koji utiču na tri kategorije: slobodna zaliha, kontrola limita i zaključeno (vidi Šifarnik vrsta dokumenata - Narudžbine).
Predefinisana su tri statusa, a po potrebi možemo definisati i nove, dodatne:

• Ponuda - predstavlja informaciju za kupca i ne utiče na slobodnu zalihu. Ako kupac ima odobren limit, vrednost takve narudžbine se, bez obzira na postavke kontrole u parametrima programa, ne ubraja u vrednost odobrenog limita.
• Potvrđena narudžbina - predstavlja obvezujuću narudžbinu za kupca i dobavljača, koja se ubraja u slobodnu zalihu i uz odgovarajuće postavke parametara programa i na vrednost odobrenog limita kupcu.
• Zaključeno - upotrebljavamo ga za narudžbine, koje nisu do kraja isporučene, a preostala neisporučena količina je stornirana. Takve narudžbine ne utiču na slobodnu zalihu i ne ubrajaju se u vrednost odobrenog limita. Program upotrebljava podatak u obračunu narudžbina kupaca, i pri dodavanju narudžbina na dokument. 

Kada je dokument kreiran, kvačicom ga i potvrdimo. Autorizacijama možemo ostalim korisnicima sprečiti menjanje već potvrđenih dokumenata.

3.3. Unos podataka u zaglavlju dokumenta

Odelenje izaberemo iz Šifarnika subjekata (na isti način kao naručioca, odnosno 3. osobu), a možemo ga i kao zadatog postaviti u Šifarniku vrsta dokumenata. U zaglavlju uneseno odelenje se zadato popunjava u pozicije dokumenta. Podatak o odelenju nije obavezan podatak.

Prodaja, Valuta, Dana, Rok isporuke, Tekst, Dostava, Paritet i Mesto pariteta, Način plaćanja i Cenovni razred se prenesu iz Šifarnika subjekata.

U vezni dokument 1, odnosno 2 napišemo brojeve i datum povezanih dokumenata s primljenim računom, kojeg kreiramo. Nazive polja veznih dokumenata postavimo u Šifarniku vrsta dokumenata.

Definišemo Odgovornu osobu, dok Referenta ne možemo menjati.

3.4. Unos izdajnog skladišta

Izdajno skladište je na samom dokumentu prijema važan podatak, jer ovdje definišemo skladište iz kojeg ćemo izdavati robu i materijal. Izdajno skladište možemo kao zadano skladište postaviti u šifarniku vrsta dokumenata, a možemo ga i na samom dokumentu narudžbine popraviti, odnosno zameniti.

Lupa - klikom na ikonu  se otvara posebna tabela za traženje, pomoću koje možemo tražiti i sortirati postojeće zapise u bazi podataka po nazivu i skladištu. Podatke o skladištima moramo predhodno uneti u Šifarnik subjekata.

4. Unos pozicija

Mišem se postavimo na polje Ident ili Naziv, zavisno od toga da li želimo idente tražiti po identu ili po nazivu. Idente po identu, odnosno nazivu, tražimo tako što počnemo ispis slova identa, odnosno naziva identa, kojeg želimo uneti u poziciju. Program na taj način sužava izbor idenata, koje smo predhodno uneli u Šifarnik idenata.

Ident možemo potražiti i sa naprednijim kriterijumima, pomoću funkcije Traži ident (Ctrl+F).

U slučaju da u Šifarniku idenata nemamo unesen ident, kojeg želimo upisati na poziciju dokumenta, moramo ga tamo prethodno uneti. Možemo dvoklikom na polje Ident ili Naziv, čime otvorimo Šifarnik idenata za unos novog identa.

Pošto izaberemo željeni ident, upišemo još količinu identa u polje Količina. Sve ostale podatke na poziciji program popunjava automatski, gledajući na unesene parametre u Šifarniku idenata, odnosno izračuna ih. Svakako, pojedine parametre na samoj poziciji možemo i popraviti.

Na poziciji se među poljima krećemo tasterom , a za prelazak u novi red koristimo kurzorski taster dole .

5. Panel sa vrednostima

5.1. Napomena na dokumentu

Dvoklikom na polje Napomena na dokumentu, otvara se prozor za unos napomene. Ovde uneseni tekst se ispiše na samom dokumentu narudžbine.

5.2. Podaci o vrednosti

Polja Ukupno, PDV, Za plaćanje program izračuna sam i ne možemo ih mijenjati.

6. Ispis dokumenta narudžbine

Kada smo završili sa kreiranjem dokumenta narudžbine, možemo ga odštampati klikom na taster . Zadato će se ispisati zadnje korišćen oblik narudžbine.

U slučaju da želimo odštampati neki drugi oblik ispisa, na tipki Narudžbina kliknemo desnim tasterom miša i izaberemo željeni ispis.