Using Date 2 in Displaying Financial Reports

As the various financial reports calculated with different date and other criteria, and recorded in various printouts, we recommend that you save these in a template. Templates are tied to a particular form of financial report.

In financial report template there is switch D.2. If it is marked in a position of financial report, the calculation of the positions using a different set of dates as for other financial report positions. Switch is effective only at the positions, where in the formula appearing value accounts (eg. #K760%).  It can not therefore be used (or is no effect) on positions, where in formula performs a reference to the second positions of the balance (eg. #A20#)

V pozicijah bilance imamo na voljo preklopnik D.2. Če ga v posamezni poziciji bilance izberemo (obkljukamo), se pri izračunu te pozicije bilance uporabi drug set datumov, začetnih in končnih, kot za ostale pozicije bilance (glej Izpis bilanc - datum 2). Preklopnik učinkuje samo na pozicijah,  kjer v formuli nastopajo vrednosti kontov (npr. #K760%#). Ne moremo jih torej uporabiti (oziroma nima učinka) na pozicijah, kjer v formuli nastopa sklic na drugo pozicijo bilance (npr. #A51#).

Preklopnik in dodatne datumske kriterije uporabljamo v izkazu poslovnega izida (glej primer spodaj) in v izkazu finančnih tokov (glej Izkaz finančnih tokov za obdobje 1.1.-31.12.2002).

Potrebi po uporabi drugega datuma se večinoma lahko izognemo tako, da v obračunskih kriterijih NE izberemo otvoritvene temeljnice (glje primer spodaj in Medletni izkaz finančnih tokov). Tak razmislek seveda velja le za primere, ko drugi datum uporabljamo zato, da lahko izločimo otvoritveno stanje posamezne bilančne kategorije.

Primer za izpis letnega izkaza poslovnega izida:

Ena od kategorij bilance uspeha oziroma izkaza poslovnega izida je podatek o povečanju ali zmanjšanju zalog proizvodov in nedokončane proizvodnje. Za tak primer lahko uporabimo preklopnik "Datum 2" in pri izpisu vnesemo drugačno obdobje za ugotavljanje vrednosti zaloge. V ta namen morata biti izpolnjena dva pogoja:

• na prvi dan obdobja (tekočega poslovnega leta) moramo imeti vknjiženo SAMO začetno stanje zaloge nedokončane proizvodnje (otvoritvena temeljnica)
• v polja "Datum 2" vnesemo datumske meje od 2.1. do 31.12. poslovnega leta, za katerega delamo obračun

Oblikujemo logično formulo v poziciji bilance takole:

• če je debetni promet (brez začetnega salda, ki je knjižen na dan 1.1.) večji od kreditnega prometa, se razlika med obema šteje za povečanje vrednosti zalog
• če pa je debetni promet (brez začetnega salda, ki je knjižen na dan 1.1.) manjši od kreditnega prometa, se razlika med obema šteje za zmanjšanje vrednosti zalog

Datumske kriterije za izpis bilance pa moramo v takem primeru vnesti tako, da vnesemo:

• datume obdobja za vse bilančne postavke, ter obvezno še
• datum obdobja 2 za bilančne postavke, kjer uporabljamo drugi datumski kriterij

Če želimo izpisati še podatke za preteklo leto, moramo seveda enak par datumskih kriterijev vnesti še za preteklo bilančno leto.

Če za potrebe medletnih bilanc ugotavljamo spremembe vrednosti zalog po formuli iz tega primera, ki odšteva stanje iz otvoritvene bilance, moramo v datumskem obdobju 2 IZPUSTITI datum otvoritvene bilance, kadar je dan otvoritvene bilance vključen v obračun.

Primer za izpis bilance za mesec, v katerem NI otvoritvene temeljnice:

Za izpis bilance poslovnega izida za marec 2003 vnesemo datumske kriterije za "Obdobje":

• od 01.03.03 (začetni datum obdobja, za katerega ugotavljamo rezultat)
• do 31.03.03 (končni datum obdobja, za katerega ugotavljamo rezultat)

V našem primeru izdeljuemo bilanco za marec, datum otvoritvene temeljnice ni vključen v obračunsko obdobje, zato v polje "Obdobje - datum 2" vnesemo enake datume kot v polje "Obdobje":

• od 01.03.03 (začetni datum obdobja, za katerega ugotavljamo rezultat)
• do 31.03.03 (končni datum obdobja, za katerega ugotavljamo rezultat)

Primer za izpis bilance za vključno mesec, v katerem JE tudi otvoritvena temeljnica:

Za primere, ko izdelujemo mesečno bilanco za januar, ali kumulativno bilanco za mesece od januarja do denimo marca, moramo zato, da izključimo promete, ki izhajajo iz otvoritvene temeljnice.

"Obdobje":

• od 01.01.03 (začetni datum obdobja, za katerega ugotavljamo rezultat)
• do 31.03.03 (končni datum obdobja, za katerega ugotavljamo rezultat)

"Obdobje - datum 2":

• od 02.01.03 (začetni datum obdobja, za katerega ugotavljamo rezultat)
• do 31.03.03 (končni datum obdobja, za katerega ugotavljamo rezultat)

Zaradi poenostavitve dela s bilancami je zato bolje, da za medletne računovodske izkaze uporabljamo drugo predlogo bilanc kot za letna poročila! Z drugačno nastavitvijo bilance namreč potreba po drugem datumu odpade!

 Primer nastavitve medletnega izkaza poslovnega izida:

Če AJPES bilanco priredimo tako, da v formuli zapišemo, naj ta poišče spremembe vrednosti zalog, BREZ uporabe drugega datuma, bo začetno stanje zalog vplivalo na izid v prvem obdobju (januarju), razen če v iz izpisa IZKLJUČIMO vrsto dokumenta za otvoritveno temeljnico. Potreba po iskanju razlike med otvoritvenim stanjem in stanjem konec obdobja s tem odpade.

Nastavitev kriterijev, ki ne upošteva otvoritvene temeljnice, je primernejša za uporabo izpisa izkaza poslovnega izida po mesecih, saj januarskega rezultata ne "kvari" stanje otvoritvene temeljnice v postavki zalog.

Oblikujemo logično formulo v poziciji bilance takole:

• če je debetni promet (brez začetnega salda, ki je knjižen na otvoritveni temeljnici) večji od kreditnega prometa, se razlika med obema šteje za povečanje vrednosti zalog
• če pa je debetni promet (brez začetnega salda, ki je knjižen na otvoritveni temeljnici) manjši od kreditnega prometa, se razlika med obema šteje za zmanjšanje vrednosti zalog