Primer izrade dokumenta MS Office
Opcija Dokumenti nam omogućava prenos podataka o radniku i kreiranje kadrovskih dokumenata tipa Ugovor o radu i slično. Deluje preko Word Mail Merge sistema.
Prozor, koji nam se otvara namenjen je izboru radnika po kriterijumima za odabir i dokumenata, koje želimo da izradimo.
Najpre izaberemo dokument tj. predložak dokumenta, koji želimo da izradimo za željenog radnika. Predložak dokumenta može biti u sledećim oblicima npr. docx., doc., dot.
Kada kliknemo na taster 
otvara nam se prozor pomoću kog biramo željeni predložak dokumenta.
 |
Ukoliko nam se NE PRIKAZUJU fajlovi prilikom odabira dokumenata, potrebno je u polju File name uneti *i tip datoteke (u našem primeru *doc), klikom na Enter prikazaće nam sve .doc datoteke.
|
Ko smo jo izbrali, se nam ta vnese v polje Dokument.
V primeru, če pustimo polje Dokument prazno in želimo nadaljevati pa nam program javi, da je potrebno izbrati predlogo.
Določimo še izbirne kriterije (kot pri Kadrovski evidenci) po katerih bomo izbrali delavce. Za prenos delavcev med Delavci in Izbrani imamo na izbiro naslednje gumbe:
 |
Prenesemo samo izbranega delavca iz Delavci v Izbrani. |
 |
Prenesemo vse delavce hkrati iz Delavci v Izbrani. |
 |
Prenesemo samo izbranega delavca iz Izbrani v Delavci. |
 |
Prenesemo vse delavce hkrati iz Izbrani v Delavci. |
 |
Prenesemo samo tiste delavce za katere smo določili izbirne kriterije. |
Na spodnji sliki je prikazano kako prenesemo delavce po filtrirnih kriterijih.
V ukazni vrstici s klikom na opcijo Microsoft Word izvozimo podatke o delavcih ter odpremo predlogo.
Tako se nam ob kliku na Microsoft Word izpiše obvestilo o izvozu.
|
|
Podatki se izvozijo tja kjer imamo shranjeno predlogo dokumenta katerega smo izbrali v polju Dokument.
|
Po kliku na gumb Potrdi se odpre še predloga dokumenta katerega smo izbrali v polju Dokument.
Na predlogi odpremo zavihek Mailings kjer izberemo Start Mail Merge ter Step by Step Mail Merge Wizard, da se na desni strani prikaže čarovnik katermu sledimo po korakih.
Pri prvem koraku izberemo opcijo Letters ter spodaj kliknemo na Next.
pri drugem koraku izberemo opcijo Use the current document ter Next
pri tretjem koraku izberemo opcijo Use the existing list ter kliknemo na Browse
kjer izberemo datoteko hrKadri.txt 
ter potrdimo gumb Open, da se odpre spodnje okno kjer kliknemo na gumb OK.
Odpre se spodnje okno kjer lahko podatke še pregledujemo. Potrdimo gumb OK.
V čarovniku nadaljujemo izvajanje mailinga kjer spodaj desno kliknemo na Next. Pri 5 koraku se podatki izpišejo na dokumentu tako kot kaže slika spodaj:
Vsak izdelan dokument na koncu tudi shranimo na disk.