Šifra

U polju se definira alfanumerička šifra koja služi kao jedinstveni identifikator klasifikacije.

Pri prijenosu klasifikacijskog plana preko Online usluge je šifra već definirana.

Vrsta gradiva

U polje unesemo željeni opis, odnosno naziv pojedine klasifikacije. To si najlakše možete predočiti kao da ste nalijepili naljepnicu na fascikl.

Pri prijenosu klasifikacijskog plana preko Online usluge je vrsta gradiva već definirana.

Tip gradiva

U polju možemo birati između unaprijed definiranih tipova gradiva:

• Arhivsko gradivo - dokumentarno gradivo koja ima dugotrajno značenje za poslovanje još dugo vremena nakon njegovog nastanka (primjerice matični podaci, podaci o zemljištima, ...).

• Trajno dokumentarno gradivo - sve vrste i oblici zapisa koji su nastali ili bili primljeni prilikom poslovanja s pravnim i fizičkim osobama, koji se, po zakonu, ne smatraju arhivskim gradivom, a imaju zakonski definiran rok pohrane.

• Ostalo gradivo

SAVJET Više o razlikama između dokumentarnog i arhivskog gradiva možete pročitati u članku Što je arhivsko gradivo? Pravila o arhiviranju, odnosno pohrani gradiva za pojedinu djelatnost ili vrstu gradiva uređuje Zakon o arhivskom gradivu i arhivima.

Valjanost

U polju je naveden podatak o razdoblju u kojemu se mora pohraniti klasificirani dokument.

Tip valjanosti

U polju je navedena vremenska jedinica valjanosti dokumenata koji se pohranjuju na određenoj klasifikaciji. Na raspolaganju su:

• (Bez) - bez oznake
• Dani
• Mjeseci
• Godine

Odgovorna osoba

U ovom polju, sa silaznog popisa šifranta Subjekata, odaberemo odgovornu osobu poduzeća, odnosno administratora klasifikacije. Možemo birati između kontaktnih osoba u poduzeću. Na popisu se prikažu aktivni i neaktivni kontakti.

Nadređeni

U ovom polju, promatranoj klasifikaciji određujemo nadređenu klasifikaciju i time ju pozicioniramo na odgovarajuću poziciju u hijerarhiji klasifikacija. Primjerice, podređenoj klasifikaciji 'Pripadnici CZ' je nadređena klasifikacija 'CZ - civilna zaštita'.

Eskalacija (dani)

U polje upišemo broj dana koji povezana odgovorna osoba ima na raspolaganju da potvrdi, uredi ili potpiše dokument. Ako odgovorna osoba u određenom razdoblju ne potvrdi dokument, taj će se dokument proslijediti na potvrđivanje nadređenoj osobi, odabranoj u hijerarhiji šifranta radnih mjesta. Zadana vrijednost iznosi 8 dana.

Poslovni proces

U ovom polju, sa silaznog popisa, odaberemo poslovni proces koji će biti započet kada dokument uvrstimo u promatranu klasifikaciju. Primjerice, u slučaju dokumenata čija je klasifikacija eRačuni, započet će se poslovni proces 'Uvezi eRačun.

Pohrana

U polju odredimo pohranu, odnosno mjesto u koje će dokument biti pohranjen. Možemo birati između:

• eDokumentacija
• Certificirana eDokumentacija
• Lokalna eDokumentacija
• Bez pohrane - mogućnost za korisnike koji ne koriste usluge eDokumentacije

Napomena

Polje je namjenjeno unosu željene napomene na klasifikaciju. U to polje upišemo knjižne oznake preko kojih možemo lakše svrstati dokumente u odgovarajuću klasifikaciju.