Postavke arhiva i klasifikacija na vrstama dokumenata

Za svaku vrstu dokumenta možemo odrediti Arhivu i Klasifikaciju gdje će se čuvati odabrani dokument.

Na taj način će se dokumenti u Skladištu pravilno »skladištiti«, odnosno, bit će pravilno smještani u odgovarajući »ormari« i »registator«.
Postavke uređujemo u Šifrantu vrste dokumenata.

UPOZORENJE Dokumentima izdavanja je, pored Arhive i Klasifikacije potrebno dodijeliti i odgovarajuće postavke u polju Vrsta transkacije.

Opis primjera Nakon kreiranja Arhive Projektna dokumentacija montaže šatora, odgovorna osoba u preduzeću Tecta novonastaloj arhivi dokumenata za izdavanje montaže podešava odgovarajuću klasifikaciju i transakcije. Odabir Arhive na vrsti dokumenta Definisanje klasifikacije vrste dokumenta Definisanje vrste transakcije

1. Odabir Arhive na vrsti dokumenta

Odgovorna osoba želi da na vrsti dokumenta izdavanja podesi Arhivu.

U meniju bira Postavke | Program | Vrste dokumenata

Otvara se Šifrant vrste dokumenata, gdje bira panel Roba | Izdavanje.

Klikne na dugme u polju za pretragu i pomoću pretraživača pronalazi i bira željenu vrstu dokumenta: 3606 - Fakturisanje osnovnih sredstava.

Za fakturisanje osnovnih sredstava želi urediti odgovarajuće smeštanje u prethodno napravljenu Arhivu.

U tu svrhu, u polju Arhiva, sa padajuće liste bira namjensku arhivu: PROJ Projektna dokumentacija montaže šatora.

Nastavlja sa podešavanjem odgovarajuće zadate klasifikacije faktura za montažu EU.

2. Definisanje klasifikacije vrste dokumenta

U polju Klasifikacija. sa padajuće liste bira željenu klasifikaciju.

U našem primjeru to je: 50041 Projektna dokumentacija montaže EU koja je prethodno kreirana

Nastavlja sa određivanjem vrste transakcije.

3. Definisanje vrste transakcije

Na tabuRoba bira podtab Napredne postavke, gdje podešava zadatu vrstu transakcije.

Na taj način će izbjeći potrebu da svaki put bira vrstu transakcije prilikom izdavanja faktura.

UPOZORENJE Postavke u polju Vrsta transakcije, na tabu Roba i na podtabu Napredne postavke, se mogu mijnjati samo kada su u pitanju dokumenti za izdavanje.

U polju Vrsta transakcije, sa padajuće liste, podešava način poslovanja sa kupcem prema potrebama kpreduzeća: P1 - Obračun robe i usluga na osnovu narudžbe izdate na osnovu ugovora.

SAVJET Dvoklikom na polje Vrsta transakcije otvara se šifrant Vrste transakcije. U slučaju praznog šifranta, vrste transakcija se mogu prenijeti preko Web servisa.

Promjene sačuva klikom na dugme (Sačuvaj promjene).