Metapodaci dokumenata

Pri prijemu dokumenta, kao što je, na primjer faktura, dobijamo i njegove osnovne podatke: datum i mjesto izdavanja, iznos, pošiljaoc itd. Kada nalog, zatim, prođe kroz proces likvidacije, možemo ga opremiti metapodacima koji nam pomažu pri logičnom smještanju dokumenta unutar organizacije.

Metapodaci pojedinačnog dokumenta su priloženi uz dokument i vidljivi su na svim obrascima u PANTHEON-u.

U ovom poglavlju ćemo predstaviti primjer korištenja funkcionalnosti metapodataka.

OPIS PRIMJERA Odgovorna osoba u kadrovskoj službi želi da, pri uvozu u Dokumentaciju, kolektivne ugovore opremi metapodacima: subjekt, klasifikacija, datum zaključenja ugovora i važenje ugovora. Sa dodatnim definisanjem podataka, bit će lakše pronaći željeni dokument i brže doći do ključnih informacija iz ugovora prilikom pregleda. U nastavku su navedeni koraci za upotrebu metapodataka u dokumentaciji.: Postavke polja za unos metapodataka na Klasifikaciji Unos metapodataka pri uvozu dokumenta u Dokumentaciju Pretraga dogumenata po metapodacima

1. Postavke polja za unos metapodataka na Klasifikaciji

Odgovorna osoba želi definisati polja za unos metapodataka.

Postavlja pojedinačnu klasifikaciju u Klasifikacijski plan

U našem primjeru bira klasifikaciju: 0103 - Kolektivni ugovori i klikne na tab Metapodaci.

Željena polja za unos metapodataka kreiaju se kopiranjem iz druge klasifikacije klikom na dugme Kopiraj.

U našem primjeru, na klasifikaciji: 0103 - Kolektivni ugovori definiše polja:

• Subjekt - za unos i kasnije traženje dokumenta po Subjektu;

• Klasifikacija - za unos i kasnije traženje dokumenta po Klasifikaciji;

• Datum zaključenja - za unos i naknadno traženje dokumenta po Datumu zaključenja;

• Datum važenja - za unos i kasnije traženje dokumenta po Datumu važenja.

• U odabranom polju Obavezno, Vidljivo označi da je unos podataka obavezan i da su polja vidljiva.

UPOZORENJE Postavke polja za unos metapodataka na Klasifikacije uredite na početku upotrebe metapodataka i po potrebi ih možete dodavati kasnije. Ako ste već podesili polja za unos metapodataka, preskočite ovaj korak.

2. Unos mepatpodataka po uvozu dokumenata u Dokumentaciju

Dokumenti se opremaju metapodacima kada se uvoze u Dokumentaciju. U našem primjeru, odgovorna osoba uvozi kolektivne ugovore novog saradnika na projektu. To radi tako što:

• Otvara Personalnu mapu i prelazi na panel Dokumenti .

• Zatim klikne na dugme (Uvoz/Izvoz podataka).

• Sa padajućeg menija bira opciju Dodaj dokument.

• Kada je dokument uvezen u eDokumentaciju, na tabu Metapodaci oprema dokument nedostajućim i potrebnim metapodacima (kao što se vidi na slici ispod).

3. Pretraga dokumenata po metapodacima

U trećem koraku, odgovorna osoba želi pretražiti određeni ugovor koji je unio u Dokumentaciju. To čini preko obrasca Dokumenti i korištenjem filtera.

• U našem primjeru, tražit će dokumente filtiriranjem zapisa preko polja Metapodaci. Unosi ključnu riječ u pretragu »adela«.

• Klikom na odabrani dokument, izborom taba Metapodaci, pregleda ključne podatke sa kojima je dokument dopunjen, bez potrebe da ispituje čitav sadržaj ugovora.