Uvoz e-pošte i priloga

V eDokumentacijo lahko uvažamo elektronsko pošto in njene priloge iz namenskega poštnega predala - e-pošte.

Na ta način nam ni več potrebno shranjevati prilog elektronske pošte, se mučiti z njihovim tiskanjem in vlaganjem v fascikle, od tam pa s ročnim knjiženjem.

Celoten proces krmili eProces, ki poskrbi, da se vsebina e-pošte ter vsi pripeti dokumenti, preko nabiralnika, prenesejo v eDokumentacijo. Nabiralnik ter eProces morata biti pred tem prenesena preko Spletne storitve v šifrant.

Za slednja pa morata biti opredeljene ustrezne nastavitve.

V tem poglavju vam bomo predstavili primer uvoza e-pošte v eDokumentacijo.

OPOZORILO Za uporabo storitve eDokumentacija, kot jo predstavljamo v primeru, je treba slednjo najprej aktivirati in urediti njene nastavitve. Postopek uvoza, ki ga prikazujemo v primeru, je enak ne glede izbrano storitev eDokumentacije.

OPIS PRIMERA V administraciji želi odgovorna oseba uvoziti prejete dokumente iz e-pošte v eDokumentacijo. To stori po naslednjih korakih: Nastavitve POP dohodnega strežnika Uvoz nabiralnika in eProcesa – Uvoz e-pošte v eDokumentacijo preko Spletne storitve Nastavitve nabiralnika – Uvoz elektronske pošte Nastavitve bloka E-pošta v DMS Uvoz e-pošte v eDokumentacijo Pregled uvožene e-pošte

1. Nastavitve POP dohodnega strežnika

OPOZORILO Nastavitve POP dohodni strežnik za prejemanje in pošiljanje e-pošte v PANTHEON-u so enkraten proces. Če ste to že izvedli, lahko ta korak preskočite.

Za prejemanje in pošiljanje elektronske pošte v PANTHEON-u je potrebno urediti nastavitve za komunikacijo s poštnim strežnikom: POP dohodni strežnik (kot vidite na primeru spodaj):

NAMIG Če želimo uporabiti Google za poslovanje, sledimo navodilom in informacijam na tej strani. Za ustvarjanje Google računa sledite navodilom TUKAJ.   Podrobneje o nastavitvah si preberite poglavji Internet in Nastavitve POP protokola za e-poštnega odjemalca.

Odgovorna oseba se postavi v Administratorsko konzolo, kjer bo uredila nastavitve. Izbere meni Nastavitve | Program | Administratorska konzola. V meniju izbere panel Nastavitve | Internet, kjer na zavihku Strežniki v razdelku POP3 dohodni strežnik uredi naslednje nastavitve:

2. Uvoz nabiralnika in eProcesa – Uvoz e-pošte v eDokumentacijo preko Spletne storitve

OPOZORILO Uvoz Nabiralnika in eProcesa – Uvoz e-pošte v eDokumentacijo preko Spletne storitve je enkraten proces. Če ste to že izvedli, lahko ta korak preskočite.​

Uvažanje elektronske pošte krmili eProces. Izmenjava pošte pa poteka preko ustreznega Nabiralnika.

Odgovorna oseba mora:

• Uvoziti predpripravljeni eProces:  Uvoz e-pošte v eDokumentacijo. Slednjega uvozi preko Spletne storitve v šifrant.
• Uvoziti Nabiralnik: Prejmi email. Slednjega uvozi preko Spletne storitve v šifrant.

3. Nastavitve Nabiralnika – Uvoz elektronske pošte

OPOZORILO Nastavitve Nabiralnika – Prejmi email je enkraten proces. Če ste to že izvedli, lahko ta korak preskočite.

V Administratorski konzoli v meniju Nastavitve | Dokumentacija | Nabiralniki opredeli nastavitve za nabiralnik - Prejmi email:

• Naziv: Uvoz elektronske pošte (lahko ga poljubno spremeni)
• Klasifikacija: Ni klasificirano
• Prijava: dldokumentmail.com

4. Nastavitve bloka E-pošta v DMS

OPOZORILO Nastavitve bloka E-pošta v DMS je enkraten proces. Če ste to že izvedli, lahko ta korak preskočite.

V četrtem koraku odgovorna oseba uredi nastavitve eProcesa oz. bloka e-Pošta. To stori tako:

• Odpre obrazec Oblikovanje poslovnih procesov s klikom v meniju Nastavitve | Dokumentacija | Oblikovanje poslovnih procesov.
• Nato poišče želen eProces: Uvoz e-pošte v eDokumentacijo.

Dvoklikne na blok in nastavi nastavitve:

• v polju Vrsta poštnega strežnika izbere Uporabi nastavitve nabiralnika
• izbere Nabiralnik - Uvoz elektronske pošte
• v razdelku Nastavitve strežnika POP3 vnese ustrezne nastavitve za POP3 predal
• v polju Arhiv DMS izbere DVH0
• v polju Klasifikacija izbere ustrezno klasifikacijo 250 - Računi (prejeti, izdani, interni) in dokumentacija za njihovo izdelavo.

5. Uvoz e-pošte v eDokumentacijo

Nadaljuje z uvozom prejete e-pošte na obrazcu Dokumenti. Pri tem ji pomaga predpripravljeni eProces Uvoz e-pošte v eDokumentacijo, do katerega dostopa tako, da:

• V orodni vrstici klikne gumb  (Uvoz/Izvoz podatkov).
• S spustnega menija izbere možnost: Uvoz ePošte v eDokumentacijo.

• Program vrne informacijo o končani aktivnosti uvoza dokumentov. V našem primeru izpiše: 'WF finished'.
• Klikne na gumb Potrdi in nadaljuje s pregledom prejetih dokumentov v eDokumentacijo.

NAMIG eProces Uvoz e-pošte v eDokumentacijo uvozi elektronska sporočila, ki imajo v poštnem predalu status Neprebrana.  Tako poštno sporočilo kot tudi priloge se v eDokumentacijo shranijo kot datoteke dokumenta.

6. Pregled uvožene e-pošte

V zadnjem koraku želi pregledati seznam uvoženih dokumentov v eDokumentacijo.

Seznam dokumentov filtrira po nabiralniku. S tem omeji prikaz samo na podatke iz nabiralnika: Uvoz elektronske pošte.

Podroben postopek dodatnega filtriranja in razvrščanja seznama dokumentov je opisan v poglavju Iskanje v Dokumentaciji.