Uvoz e-pošte i priloga
U eDokumentaciji lako uvozimo elektronsku poštu i njene priloge iz namjenskog poštanskog sandučeta - e-pošte.
Na ovaj način više ne moramo da spremamo priloge e-pošte, da se mučimo sa njihovim štampanjem i stavljanjem u foldere, a odatle i sa ručnim knjiženjem.
Cjelokupni proces kontrolišu eProcesi, koji osiguravaju da se sadržaj e-pošte i svi priloženi dokumenti preko poštanskog sandučeta, prenesu u eDokumentaciju. Poštansko sanduče i e-Procesi moraju biti prebačeni preko Online usluge u šifrant.
Za ovo prethodno moraju biti definisana podrazumjevana podešavanja.
U ovom poglavlju vam predstavljamo primjer uvoza e-pošte u eDokumentaciju.
 |
UPOZORENJE
- Za korištenje usluge eDokumentacije, kao što je prikazano u primjeru, prvo se mora usluga aktivirati i urediti njena podešavanja.
- Postupak uvoza prikazano je u primjeru je ista bez obzira na odabranu uslugu eDokumentacije.
|
1. Podešavanje POP dolaznog servera
|
UPOZORENJE
Postavljanje POP dolaznog servera za primanje i slanje e-pošte u PANTHEONu je jednostavan proces. Ako ste to već uradili, možete preskočiti ovaj korak.
|
Za primanje i slanje e-pošte u PANTHEON-u, potrebno je podesiti postavke za komunikaciju sa poštanskim serverom: POP doplazni server (kao što se vidi na primjeru ispod):
Odgovorna osoba se ide na Administratorsku konzolu, gdje će urediti Podešavanja | Program | Administratorska konzola. U meniju izabere panel Podešavanje | Internet,gdje na karticiServeri u dijeluPOP3 dolazni server uredi sljedeća podešavanja:
2. Uvoz poštanskog sandučeta u eProcese – Uvoz e-pošte u eDokumentaciju preko Online usluge
Uvoz e-pošte kontroliše eProces. Razmjena pošte se odvija preko odgovarajućeg poštanskog sandučeta.
Odgovorna osoba mora:
3. Podešavanje Poštanskog sandučeta – Uvoz elektronske pošte
|
UPOZORENJE
Podešavanje Poštanskog sandučeta – Prijem e-mailova je jedinstven proces. Ako ste to već uradili, možete preskočiti ovaj korak.
|
U Administratorskoj konzoli u meniju Podešavanja | Dokumentacija | Poštanski sandučić definišete podešavanja za pošstansko sanduče - Prijem email:
- Naziv: Uvoz elektronske pošte (lako ga je izmjeniti po želji)
- Klasifikovano: Ne klasifikovano
- Prijava: dldokumentmail.com
4. Podešavanje bloka E-pošta u DMS
|
UPOZORENJE
Podešavanjebloka E-pošta u DMS je jednostavan proces. Ako ste to već uraditili preskočite ovaj korak.
|
U četvrtom koraku, odgovorna osoba uređuje podešavanja eProces-a, odnosno e-pošte na ovaj način:
Dva puta klik mišem na blok i postavljate podešavanja:
- u polju Vrsta poštanskog servera izabere Upotreba podešavanja poštanskog sandučeta
- izabere Poštansko sanduče - Uvoz elektronske pošte
- u poglavlju Podešavanje servera POP3 unese odgovarajuće postavke POP3 sanduče
- u polju Arhiv DMS izabere DVH0
- u polju Klasifikacija izabere odgovarajuću klasifikaciju 250 - Računi (primljene, izdate, interne) i dokumentaciju za njihovu izradu.
5. Uvoz e-pošte u eDokumentaciju
Nastavlja sa uvozom primljene e-pošte na obrascuDokumenti. U tome pomaže unaprijed pripremljeni eProces Uvoz e-pošte u eDokumentaciju, do kojeg se pristupa tako da:
- Klikne na dugme
(Uvoz/Izvoz podataka).
- Iz padajućeg menija izabere opciju: Uvoz ePošte u eDokumentaciju.
- Program vraća informaciju o završenoj aktivnosti uvoza dokumenata. U našem slučaju, on piše: 'FW završeno'.
- Klikne na dugme Potrdi i nastavlja sa pregledom primljenih dokumenata u eDokumnetaciji.
 |
SAVJET
|
6. Pregled uvezene e-pošte
U zadnjem koraku admnistrator želi pregledati listu uvezenih dokumentov u eDokumentaciju.
Listu dokumenta filtrira po poštanskom sandučetu. Ovo ograničava prikaz samo na podatke iz poštanskog sandučeta: Uvoz e-pošte.
Detaljan proces dodatnog filtriranja i sortiranja liste dokumenata opisan je u poglavlju Traženje u Dokumentaciji.
