Preuzimanje unaprijed pripremljenog klasifikacijskog plana

Na strežniku programa PANTHEON so na voljo osnovni predpripravljeni Klasifikacijski načrti za različne oblike podjetij, ki jih lahko po prenosu poljubno urejamo in oblikujemo.

Pred pripravljene so 4 vrste klasifikacijskih načrtov, prilagojene glede na vrsto organizacije:

• Klasifikacijski načrt podjetij in zavodov z roki hranjenja
• Klasifikacijski načrt za d.o.o.
• Klasifikacijski načrt za s.p.
• Klasifikacijski načrt za društva

Namig Osnovni klasifikacijski načrt, lahko služi kot osnova. Vsako podjetje lahko na podlagi internih aktov oz. internih zahtev poljubno dopolni obstoječe vsebine oz. razširi klasifikacijski načrt z dodatnimi klasifikacijami.  Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - ZVDAGA-NPB1 Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva

Za prenos klasifikacijskega načrt v šifrant v meniju izbere Nastavitve | Program | Administratorska konzola.

Izbere panel Nastavitve | Dokumentacija | Klasifikacijski načrt.

V orodni vrstici šifranta klikne na gumb  (Uvoz/Izvoz podatkov) in izbere funkcionalnost Prenos šifrantov.

Odpre se okno Prenos šifrantov – Klasifikacijski načrt.

V razdelku Kriteriji, izbere v polju Skupina ustrezni klasifikacijski načrt glede na svojo vrsto podjetja.

Podjetje Tecta d.d. je delniška družba, za katero je prilagojen: S01 - Klasifikacijski načrt podjetij in zavodov z roki hranjenja.

V razdelku Način uvoza označi izbirno polje možnosti Dodajanje, saj bo prvič prenesla pred pripravljen klasifikacijski načrt.

Namig Način uvoza Dodajanje poišče manjkajoče klasifikacije in jih doda v Klasifikacijski načrt ter ne spremninja nastavitev obstoječih klasifikacij. Način Dod./sprem. (Dodajanje/spremnijanje) s strežnika prenese vse zapise in nastavitve spremenjenih klasifikacij ponastavi.

Nato v polju Za državo, s spustnega seznama izbere lokalizacijo SI, saj želi uvoziti klasifikacijski načrt skladen z zakonodajo Republike Slovenije.

Namig Polji Koda in Opis, omogočata filtriranje klasifikacij. Filtriramo lahko tudi z uporabo posebnega znaka %.

Prenos izvede s klikom na gumb Prenesi s strežnika.

Nadaljuje s prenosom izbranega klasifikacijskega načrta v šifrant.

V ta namen v spodnjem delu okna, na seznamu prenesenih klasifikacij določi tiste, ki jih bo podjetje uporabljalo. To stori tako, da označi izbirno polje v stolpcu Da/Ne.

Namig Desni klik miške v seznamu nam ponudi možnosti za hitrejšo izbiro klasifikacij za prenos v šifrant. V hipu lahko označimo ali zavrnemo vse klasifikacije oz. jih izberemo inverzno.

V našem primeru pusti označene vse klasifikacije.

Opozorilo Izbira klasifikacij z preklopniki v stolpcu Da/Ne omogoča tudi prenos posameznih klasifikacij v klasifikacijski načrt.

Postopek prenosa zaključi s klikom na gumb Prenesi v šifrant.

Ob uspešni povezavi se prikaže okno z informacijo, kjer klikne na gumb Potrdi.

V naslednjem koraku nadaljuje s kreiranjem in urejanjem klasifikacij.