Uvoz skeniranjem

U poduzeću određeni dio dokumentacije postoji u fizičkom obliku (npr. primljen putem standardne pošte). Umjesto pohranjivanja u papirnate mape, dokumenti se mogu skenirati, pretvoriti u format e-dokumenta i uvesti u eDokumentaciju. Time više ne trebamo papirnatu arhivu u mapama.

SAVJET Tako spremljene e-dokumente moguće je slati e-poštom, slati putem pružatelja e-ruta i slično. Pročitajte više u poglavlju Izvoz dokumenata.

U ovom poglavlju prikazat ćemo primjer procesa digitalizacije papirnatih dokumenata skeniranjem.

Opis primjera U upravi odgovorna osoba želi skenirati i arhivirati zaprimljeni ugovor od tvrtke Alianz d.d., koji je zaprimljen poštom, u papirnatom obliku. Učinite to slijedeći ove korake: Pokretanje eProcesa Skeniranje i uvoz dokumenata Pregled dokumenata koji su uvezeni skeniranjem

1. Pokretanje eProcesa Skeniranje i uvoz dokumenata

Odgovorna osoba klikom u meniju na Postavke I Dokumentacija I Dokumenti otvori se obrazac Dokumenti, za skeniranje i uvoz potpisanog ugovora tvrtke: Alianz d.d.
Skeniranje i uvoz dokumenata u eDokumentaciju vrši se pomoću unaprijed pripremljenog eProcesa Skeniranje i uvoz dokumenata, do kojeg pristupa tako da:

• klikne na gumb (Čarobnjak).
• S padajućeg popisa odabere opciju: Skeniranje i uvoz dokumenata.

UPOZORENJE Uvoz dokumenata kontrolira eProces Skeniranje i uvoz dokumenata, koji prethodno treba prenijeti preko Web stranice.

• Otvara se obrazac Skeniranje/Uvoz dokumenata
• U polju Skener s padajućeg popisa odabire (ukoliko je dostupno više uređaja) uređaj koji je detektiran u informacijskom sustavu računala
• Klikne gumb (Skener).

• Skenira papirnati dokument na skeneru, koji se zatim prikazuje na obrascu.

• Odabire pošiljatelja s padajućeg popisa u polju Subjekt: Alianz d.d.
• U polju Klasifikacija odaberite odgovarajući klasifikaciju 661 - Ugovori o osiguranju.
• Klikom na Nastavi dovršite proces skeniranjem i uvezite dokument u eDokumentaciju

UPOZORENJE Za upotrebu usluge eDokumentacija, prethodno ju treba aktivirati i urediti njene postavke.

2. Pregled dokumenata koji su uvezeni skeniranjem

U drugom koraku želi pregledati skenirani i uvezeni dokument u eDokumentaciji.

Popis dokumenata se filtrira po klasifikaciji, u našem primjeru: 661 - Ugovori o osiguranju.

Sličan postupak dodatnog filtriranja i razvrstavanja popisa dokumenata je opisan u poglavlju Pretraga u Dokumentaciji.