Crearea unui Ordin de Călătorie
ordin de călătorie este un document care permite monitorizarea și dovedirea deplasărilor de afaceri ale angajaților și dreptul la rambursarea costurilor suportate.
Următorul caz prezintă cum să creați un ordin de călătorie în PANTHEON.
 |
REZUMATUL CAZULUI
Persoana responsabilă, Adele Administrator, dorește să creeze un ordin de călătorie pentru Ashley Accountant, care participă la un seminar despre PANTHEON la sediul Datalab SI Ltd. pe 1.09.2022. Ordinul de călătorie este creat astfel:
- Setarea Tipurilor de Documente
- Crearea unui Ordin de Călătorie
- Introducerea Datelor în Antetul Documentului
- Introducerea Datelor de Călătorie și Vehicul
- Confirmarea Ordinului de Călătorie
- Tipărirea Ordinului de Călătorie
|
1. Setarea Tipurilor de Documente
Înainte de a crea ordine de călătorie, persoana responsabilă trebuie să selecteze sau să creeze un Tip de Document.
Persoana responsabilă creează tipul de document Ordin de Călătorie în Registrul Tipurilor de Documente.
 |
INDICAȚIE
Setați setările importante pentru înregistrarea automată, chitanțe de numerar, tipul de document pentru tranzacții și completarea jurnalelor pe tipul de document selectat.
|
2. Crearea unui Ordin de Călătorie
Un ordin de călătorie trebuie creat și înmânat angajatului înainte de deplasarea de afaceri.
Pentru a crea un ordin de călătorie, persoana responsabilă selectează Personal | Managementul Călătoriilor | Ordine de Călătorie.
Pe formular, persoana responsabilă selectează tipul de document pe care compania l-a creat pentru ordinele de călătorie: 7000 – Ordin de Călătorie.
Persoana responsabilă creează un nou înregistrare făcând clic pe 
butonul din Bară de Sarcini.
3. Introducerea Datelor în Antetul Documentului
Numărul Consecutiv și Data ordinului de călătorie sunt generate de program. Din
Fișierele Angajaților meniul derulant din câmpul Angajat , persoana responsabilă selectează angajatul care va primi ordinul de călătorie, în acest caz Ashley. Când un angajat este selectat, câmpul Funcție este completat automat: Șef Departament Financiar și Contabilitate.
câmpul este completat automat doar dacă Fișierul Angajatului selectat include datele. Făcând clic pe butonul confirmă înregistrarea ordinului de călătorie.
Plătitorul
ordinului de călătorie este completat automat, dacă un plătitor este selectat în Registrul Tipurilor de Documente – Ordine de Călătorie . În acest caz, câmpul este completat cu Tecta plc.4. Introducerea Datelor de Călătorie și Vehicul
Fereastra este împărțită în două secțiuni:
Datele Călătoriei
și Datele Vehiculului . Locul Plecării
și Locul Sosirii sunt copiate automat din Panoul de Administrare | Companie . Zile/Ore Absent
sunt calculate pe baza datelor din liniile introduse în partea inferioară a ferestrei. Din lista derulantă din câmpul Număr de Înmatriculare
, persoana responsabilă selectează numărul de înmatriculare al vehiculului pe care angajatul îl va folosi pentru călătorie. Vehiculele personale sunt urmărite în Registrul Vehiculelor
. Dacă angajatul folosește un vehicul al companiei pentru călătorie, persoana responsabilă selectează câmpulVehicul al Companiei
. INDICAȚIEDin acest motiv, programul nu completează rata de kilometraj în câmpurile
, persoana responsabilă introduce date despre călătoria la sediul subiectului: Datalab SI Ltd. Făcând dublu clic se deschide Registrul Subiectelor
. Centru de Cost
trebuie introdus în câmpul Centru de Cost . În acest caz, centrul de cost este 2022/01 - Seminar PANTHEON. Persoana responsabilă setează ora plecării
de la companie și ora sosirii înapoi la companie, în acest caz 8.00 și 12.00. În câmpul Plată În / Ore
, programul calculează durata absenței, în acest caz 4 ore. În Panoul de Administrare |
Țara Aceasta , persoana responsabilă a selectat Slovenia. Programul ia aceste date în considerare și selectează automat indemnizațiile zilnice interne în câmpul Indemnizații Zilnice. INDICAȚIE Tipurile și setările indemnizațiilor zilnice sunt setate în
Indemnizații Zilnice
nu este completat, deoarece angajatul nu primește nicio indemnizație zilnică, deoarece călătoria a durat doar 4 ore. În câmpul Contor Înainte
, persoana responsabilă introduce numărul de pe contor sau programul găsește ultimul ordin de călătorie pentru vehiculul selectat și oferă ultima valoare. Programul completează automat câmpul Contor După
pe baza valorii calculate în câmpul Km Parcurși . Persoana responsabilă definește Scopul Călătoriei
în secțiunea corespunzătoare, în acest caz Seminar: Contabilitate Avansată PANTHEON (așa cum se arată în imaginea de mai jos). INDICAȚIE Numărul de kilometri calculați este completat din:
|
un clic pe Harta |
Google Maps
|
. Într-o călătorie, un angajat poate vizita mai mulți subiecți, ceea ce înseamnă mai multe linii în înregistrare sau o călătorie circulară.În acest caz, caseta de selectare
Total Ore
este bifată. 5. Confirmarea Ordinului de Călătorie În câmpul
Aprobat
, persoana responsabilă selectează dacă ordinul este aprobat. Permisiunile pentru aprobarea ordinelor de călătorie sunt setate în Autorizări
. Când caseta de selectare este bifată, apare un câmp. Din meniul derulant din acest câmp, persoana responsabilă selectează persoana care va aproba ordinul de călătorie, în acest caz Dan Director.Persoana responsabilă selectează
Statusul
ordinului de călătorie din Registrul Statusurilor Călătoriilor , în acest caz 6. Tipărirea Ordinului de CălătorieOrdinul de călătorie este tipărit prin bara de sarcini, făcând clic pe
(
Rapoarte 
) buton.Persoana responsabilă selectează tipul de document 7000 – Ordine de Călătorie.Următorul pas, persoana responsabilă introduce criteriile de tipărire și selectează tipul de raport.
În acest caz, persoana responsabilă introduce Ashley Accountant în câmpul
Angajat
și selectează tipul de raport 3C0 – Rapoarte Management Călătorii. INDICAȚIE Pentru instrucțiuni despre adăugarea costurilor directe și rambursărilor la ordinul de călătorie, consultați capitolul
