eDokumentacija in aktivacija
eDokumentacija je skladišče vse dokumentacije, ki se uporablja v podjetju. V dokumentacijo shranjujemo prejeto in izdano pošto (skupaj z vodenjem poštne knjige), vso računovodsko dokumentacijo (kontne izpiske, zaključke let, opomine, idr.), komercialno dokumentacijo (npr. pogodbe, anekse, idr.), tehnično dokumentacijo (npr. navodila za uporabo, garancijske liste, idr.). Skratka vse dokumente, ki smo jih vlagali v fascikle ali pa so papirji krožili po podjetju.
 |
OPIS PRIMERA
V podjetju Tecta želijo pričeti z uporabo eDokumentacije, da bo dostop do dokumentov učinkovitejši in hitrejši. Hkrati želijo v podjetju ukiniti fizično arhiviranje dokumentov in v celoti preiti v elektronsko poslovanje. Zato bo računovodkinja Rozi izvedla sledeče korake, da bodo lahko funkcionalnost pričeli uporabljati v programu PANTHEON:
- Izbira načina hrambe eDokumentacije
- Izbira paketa
- Naročilo paketa
|
1. Izbira načina hrambe eDokumentacija
Odgovorna oseba bo na spletni strani eDokumentacija - PANTHEON - Datalab preverila kakšne vrste eDokumentacije so na voljo uporabnikom glede na način in lokacijo hrambe dokumentov. Izbirala bo lahko med tremi načini:
- eDokumentacija
- certificirana eDokumentacija
- lokalna eDokumentacija
V podjetju Tecta želijo ukiniti fizično hrambo arhiva dokumentov, zato izbere certificirano eDokumentacijo.
2. Izbira paketa hrambe eDokumentacija
Glede na število dokumentov v mesecu in posledično potrebno kapaciteto prostora, da dokumente shranijo v elektronski obliki, odgovorna oseba v nadaljevanju izbira med različnimi paketi, ki so na voljo:
- Certificirana eDokumentacija 1GB
- Certificirana eDokumentacija 5GB
- Certificirana eDokumentacija 10GB
V podjetju je Tecta veliko področij, kjer nastajajo dokumenti, hkrati pa se zavedajo, da bo njihov razvoj podjetje še razširil, v ta namen odgovorna oseba izbere paket Certificirana eDokumentacijo 10GB.
 |
NAMIG
Pakete eDokumentacije Lahko, glede na potrebe podjetja, spreminjate. Za več informacij kontaktirajte naše svetovalce na 01 252 89 50 ali prodaja@datalab.si.
|
3. Naročilo paketa eDokumentacija
Odgovorna oseba na spletni strani Naročila dodatnih storitev nadaljuje z naročilom paketa in s tem aktivacijo storitve oz. funkcionalnosti.
Ob uspešno izvedenem naročilu, dobi odgovorna oseba mail s potrditvijo.
 |
OPOZORILO
Ko je storitev eDokumentacuija uspešno aktivirana, je potrebno izvesti naslednji korak - nastavitev v PANTHEON-u. Podrobnejša navodila najtede vpoglavju Nastavitve eDokumentacije v PANTHEON-u.
|