Prejmi e-račun

Prejem e-računa pomeni uvoz e-računa iz enotne platforme za elektronsko poslovanje bizBox v eDokumentacijo in kreiranje PANTHEON dokumenta prevzema – Prejeti račun, na osnovi uvoza eSLOG dokumenta prevzema.

OPIS PRIMERA V oddelku nabave, podjetja Tecta, so prejeli naročen material. Dobavitelj je poslal e-račun. Odgovorna oseba želi uvoziti prejet e-račun iz sistema bizBox v eDokumentacijo in nato za uvožen dokument kreirati PANTHEON dokument prevzema. To stori v naslednjih korakih: Korak: Uvoz e-računov v eDokumentacijo Korak: Izbira e-računa v eDokumentaciji in zagon poslovnega procesa Uvozi eSLOG Račun Korak: Kreiranje prejetega računa na osnovi uvoza e-računa (uvoza eSLOG dokumenta prevzema) Korak: Pregled uvoženega e-računa

1. Uvoz e-računov v eDokumentacijo

V podjetju Tecta za izmenjavo e-računov uporabljajo enotno platformo za izmenjavo dokumentov bizBox, od koder odgovorna oseba v eDokumentacijo uvozi prejete e-račune.

NAMIG Za uspešen uvoz e-računov si uredite pravilne nastavitve v Šifrantu merskih enot, stolpec Mednarodne oznake merskih enot 2. Mednarodna oznaka merske enote KOS je H87. Za lažjo sledljivost e-dokumentov, lahko dokumente prejetih e-dobavnic in e-računov med seboj povežete. Podroben postopek je opisan v poglavju Povezave dokumenta.

OPOZORILO Ob prejemu e-računa se samodejno kreira in odpošlje povratnica s statusom pošiljatelju e-računa. Podroben opis prispele povratnice in povezanih dogodkov je opisan v poglavju Prejmi povratnico

2. Izbira e-računa v eDokumentaciji in zagon poslovnega procesa

NAMIG Za kreiranje eSLOG računa, moramo e-račun iz eNabiralnika bizBox najprej uvoziti v eDokumentacijo. Za uvoz si poglejte navodila v poglavju Prejmi e-dokument iz bizBoxa v eDokumentacijo.

V drugem koraku želi odgovorna oseba prejeti e-račun iz eDokumentacije uvoziti na PANTHEON dokument prevzema – Prejeti račun.

• V ta namen na obrazcu Dokumenti s pomočjo iskanja najde in s klikom izbere e-račun, za katerega želi kreirati PANTHEON račun.
• To stori s pomočjo ustreznega eProcesa. V orodni vrstici zato klikne na gumb ​ (Čarovniki) in s spustnega menija izbere predpripravljeni eProces Kreiranje PANTHEON računa iz e-računa (Uvozi eSlog Račun).

NAMIG Da bi želeni predpripravljeni poslovni proces lahko uporabili je potrebno slednjega uvoziti preko Spletne storitve

3. Kreiranje prejetega računa na osnovi uvoza e-računa (uvoza eSLOG dokumenta prevzema)

• eProces odgovorni osebi prikaže opravilo Uvozi e-račun.
• Poslovni proces je v obrazec uvozil podatke iz e-računa, kot so podatki o računu, pozicijah, predogled računa in nastavitve za kreiranje dokumenta. 

• V zgornjem delu okna odgovorna oseba preveri podatke o računu z dejanskim računom (predogled) in jih po potrebi dopolni.

NAMIG Pred uvažanjem e-dokumentov si uredite osnovne nastavitve v Šifrantu subjektov tako, da na panelu Kupec nastavitve v polju Način poslovanja: Elektronski e-Slog in v polje EAN koda subjekta vpišite kodo subjekta. Prav tako v Šifrantu identov vpišite za idente podatek v polju Subjektova koda. Na ta način bodo podatki v postopku delovanja eProces-a samodejno napolnjeni. Morebitne napake, ki se pri uvozu prikažejo v stolpcu Napaka, pred kreiranjem PANTHEON računa odpravimo.

• Preveri pozicije identov računa in jih po potrebi dopolni. 

NAMIG V kolikor večkrat dobite isti račun, kjer bo dobaviteljev ident 'A' vedno enak našemu identu 'B', se izbere možnost: Dodajanje manjkajočih kod subjektov v šifrant identov pri uvozu.

• S spustnega seznama izbere Vrsto dokumenta, ki ga želi kreirati. V našem primeru gre za stroškovni račun: 1200 Račun za stroške.

• Preveri vse podatke in za kreiranje dokumenta izbere gumb Potrdi. 

OPOZORILO V primeru, da želite prekiniti poslovni proces izberete gumb Prekliči.

Poslovni proces se zaključi.

4. Pregled uvoženega e-računa

• V zadnjem koraku želi odgovorna oseba pregledati novo kreirani PANTHEON račun in povezavo z eDokumentacijo.
• V meniju izbere Blago | Prevzem | Dokument | 1200 Račun za stroške.
• Poslovni proces je pri uvozu kreiral nov PANTHEON dokument. S klikom na zavihek Dokumentacija preveri povezave do eDokumentacije.

• Zavihek Dokumentacija ima več pod zavihkov.

​

• Na pod zavihku Povezave vidi povezane dokumente s trenutnim dokumentom v eDokumentaciji.
• V našem primeru je vidno, da je PANTHEON dokument 23-1200-000023 povezan z dokumentom v eDokumentaciji, ki je zapisan v polju Ključ 23-DMS0-000073.

NAMIG Podroben postopek kreiranja povezav je opisan v poglavju Povezave dokumenta.

• Na podzavihku Metapodatki odgovorna oseba vidi dodatne podatke o dokumentu, ki so se zapisali v obvezna polja za metapodatke, ob uvozu v eDokumentacijo.
•  našem primeru za dokument vidi, da je bil prejet s strani subjekta Andragoški zavod Maribor ter klasificiran s klasifikacijo: 250 – Računi in dokumentacija, saj je uvožen dokument e-račun.​

NAMIG Določitev polj metapodatkov se izvede na klasifikaciji v Klasifikacijskem načrtu.

Odgovorna oseba želi preveriti še datoteke, ki so bile prejete z e-dokumentom. V ta namen klikne na zavihek Datoteke, kjer  vidi datoteke, ki so sestavni del eSLOG dokumenta.

V našem primeru, kjer je bil prejet tip dokumenta e-račun, so priložene datoteke:

• XML dokument; eSlog_380_številka.xml – kar pomeni, da se je uvozil eSLOG račun,
• XML ovojnica; envelope.xml – kar pomeni, da se je uvozila eSLOG ovojnica in
• PDF; eSlog_380_številka.pdf – pomeni, da se je ob uvozu kreirala pdf oblika dokumenta, za pregled. 

NAMIG Pred uvažanjem e-dokumentov si uredite osnovne nastavitve v Šifrantu subjektov tako, da na panelu Kupec nastavitve v polju Način poslovanja: Elektronski e-Slog in v polje EAN koda subjekta vpišite kodo subjekta. Prav tako v Šifrantu identov vpišite za idente podatek v polju Subjektova koda. Na ta način bodo podatki v postopku delovanja eProces-a samodejno napolnjeni. Morebitne napake, ki se pri uvozu prikažejo v stolpcu Napaka, pred kreiranjem PANTHEON računa odpravimo.