Основни податоци
Во основните податоци го одредуваме раководењето со документите што се ставени во поединечни класификации.
Така, за секоја класификација во заглавието, дефинираме каков вид на документи, односно материјали ќе поставиме во неа, кое ќе биде одговорното лице за избраната класификација, во кое складиште ќе се постават документите на избраната класификација итн.
Поединечните полиња се опишани подолу.
|
Шифра
|
Во полето е наведено алфанумерички код, кој служи како единствен идентификатор за класификацијата.
По преземање на планот за класификација преку веб-услугите шифрата е веќе дефинирана.
|
|
Вид на граѓа
|
Внесете кој било опис во полето, односно името на поединечната класификација. Најлесен начин да го замислите ова е како да лепите налепница на папка.
По преземање на планот за класификација преку веб-услугите веќе е дефиниран типот на материјалот.
|
|
Тип на материјал
|
Во полето, можете да изберете од претходно поставените типови:
- Архивска граѓа - документарен материјал кој има трајно значење за бизнисот долго по неговото создавање (на пр. податоци од регистарот, податоци за земјиштето …)
- Трајна документирана граѓа - сите видови и облици на записи што се создадени или примени во текот на работењето на правни и физички лица, а кои според закон не се сметаат за архивски материјал, но имаат законски рок на чување
|
|
Важност
|
Полето содржи информации за периодот за кој мора да се чува класифициран документ.
|
|
Тип на важност
|
Полето ја содржи временската единица на важност на документите складирани на одредена класификација. Достапни се:
- (Ниту еден) – без ознака
- Денови
- Месеци
- Години
|
|
Одговорно лице
|
Во полето од паѓачката листа од шифрарникот на партнери го избираме одговорното лице на компанијата или администратор за класификацијата. Избираме помеѓу лица за контакт на компанијата. Се прикажуваат активни и неактивни контакти.
|
|
Надреден
|
Во полето, ја одредуваме матичната класификација и со тоа ја ставаме во хиерархијата на класификации. На пример подредената класификација Членови на ЦЗ единици е супериорната класификација ЦЗ – Цивилна Заштита.
|
|
Ескалација (ден)
|
Во полето, внесете го бројот на денови што ги има на располагање поврзаното одговорно лице за да го потврди, уреди или потпише документот. Доколку одговорното лице не го одобри документот во одреден рок, се пренесува на одобрување на претпоставено лице, кое е наведено во хиерархијата шифрарник на работни места. Стандардната вредност е 8 дена.
|
|
Бизнис процес
|
Во полето од паѓачката листа, избираме бизнис процес што ќе се изврши кога ќе ставиме документ во оваа класификација. На пример во случај на документи со класификација е-Фактура, се започнува деловниот процес Увоз на е-Фактура.
|
|
Складирање
|
Во полето диск наведете складиште или местото каде што ќе се чува документот. Избираме помеѓу:
|
|
ОПОМЕНА
|
Полето е наменето за внесување произволна белешка за класификација. Во него запишуваме обележувачи, кои го олеснуваат поставувањето на документите во соодветната класификација.
|