Razlike između eDokumentacije, Sertifikovane eDokumentacije i Lokalne eDokumentacije.

Prepoznajemo nekoliko oblika usluge elektronskog skladištenja dokumenata. Razlika između njih je u načinu čuvanja dukumenata.

1. eDokumentacija

eDokumentacija omogućava čuvanje dokumenata u sigurnoj arhivi u oblaku. Dokumenti nisu posebno digitalno označeni vremenom i digitalno potpisani, ali su šifrovani i verzionisani (starije verzije dokumenata se mogu čuvati) u skladištu.

Sistem može da skladišti dokumente koji su izvorno nastali u elektronskom obliku, ali i dokumente koji su prvobitno nastali u papirnom obliku i tek kasnije su digitalizovani.

Korisnici mogu birati između:

*Prosečna veličina dokumenta: 400 KB.

DODATNE INFORMACIJE Usluge eDokumentacije možete koristiti ako ste ih aktivirali i ujedno ste korisnik PANTHEON DMS usluga, te ste, po uspešnoj aktivaciji, definisali odgovarajuća podešavanja u PANTHEON-u. Pročitajte posebne uslove korišćenja: Posebni uslovi korišćenja za usluge eDokumentacije - Hosting Posebni uslovi korišćenja za usluge eDokumentacije - lokalne licence Za naručivanje usluga eDokumentacije ili kombinacije i za sve dodatne informacije, obratite se na prodaja@datalab.rs ili na 011 404 8604. Preporučujemo kombinaciju eDokumentacije i Sertifikovane eDokumentacije - zakonom propisanu dokumentaciju čuvajte u sertifikovanoj eDokumentaciji, a za čuvanje komercijalne i tehničke dokumentacije, kao i poštanskih knjiga, koristite običnu eDokumentaciju.

2. Sertifikovana eDokumentacija

Sertifikovana eDokumentacija je elektronsko skladište dokumenata koje pruža ZZI provajder, koja je sigurna i zakonski sertifikovana od Arhiva Republike Slovenije.

SAVET O aktuelnoj zakonskoj regulativi koja se odnosi na zaštitu dokumentarne i arhivske građe možete pročitati na Zakonska Arhiva Republike Slovenije. Pravilnik u pripremi nalazi se na portalu eDemokratija.

Dakle, sistem može da skladišti dokumente koji su izvorno nastali u elektronskom obliku, ali i dokumente koji su prvobitno nastali u papirnom obliku i tek kasnije su digitalizovani.

Usluga Sertifikovane eDokumentacije pokriva sve što je obuhvaćeno eDokumentacijom uz dodatak:

• Vremenska oznaka kada je dokument unesen u skladište - kada se skladišti, dokument se digitalno potpisuje i vremenski označava, a zatim se čuva i arhivi i pravi se njegova sigurnosna kopija (rezervna kopija).
• Zakonski usklađena i sertifikovana u Arhivu RS - Ako se koristi sertifikovana eDokumentacija i imate definisane arhivske procedure, možete ukinuti fizičku arhivu u kompaniji i uništiti fizičke dokumente.

Sertifikovana eDokumentacija je nešto skuplja zbog svojih tehnoloških zahteva. U tu svrhu, preporučujemo da čuvate dokumente za koje je čuvanje zakonski propisano (npr. e-fakture, računovodstvena dokumentacija, ugovori, ...).

Korisnici mogu birati između:

DODATNE INFORMACIJE Pročitajte Opšte uslove korišćenja elektronskih usluga za prenos i čuvanje prenetih dokumenata. Ako želite eliminišete papirnu arhivu, pročitajte Pravilnik o izuzeću dokumentarne građe.

3. Lokalna eDokumentacija

Za sve, koji žele dokumente čuvati na sopstvenim serverima, dostupna je Lokalna eDokumentacija.

Funkcioniše na sličan način kao obična eDokumentacija, s tom razlikom da se dokumenti čuvaju u vašim lokalnim serverima.

Lokalna eDokumentacija se može nadograditi funkcionalnostima Sertifikovane eDokumentacije i čuvanjem delova vaših dokumenata u eDokumentaciji.

Preporučujemo je isključivo kompanijama koje koriste lokalne PANTHEON licence, odnosno nisu u režimu hostovanja.

DODATNE INFORMACIJE Za korišćenje usluge Lokalna eDokumentacija potrebno ju je prvo aktivirati. Nakon aktivacije Lokalne eDokumentacije, potrebno je kreirati lokalnu PANTHEON DMS arhivu i testirati vezu sa njom. Pročitajte uputstva u poglavlju Kreiranje lokalne PANTHEON DMS baze.

Posebno je pogodna za kompanije koje po zakonu ne smeju čuvati podatke u oblaku i za one kojima, zbog internih pravila i bezbednosnih protokola, nije dozvoljeno da svoje podatke čuvaju kod eksternih provajdera.

Takođe, lokalnu eDokumentaciju preporučujemo kompanijama koje se nalaze u područjima sa slabijom internet konekcijom.