SMS in e-poštno obveščanje

Informiranje poslovnih partnerjev o aktualnih temah kot so npr. prodajne akcije, novi odpiralni časi, ankete zadovoljstva itd., je ključno za dobro komunikacijo in uspešno poslovanje podjetja.

Temu je v programu PANTHEON namenjen obrazec Pošlji SMS ali e-pošto. Obrazec omogoča masovno obveščanje vseh subjektov iz programa PANTHEON preko SMS sporočila ali e-pošte. Poslana sporočila se shranijo v PANTHEON eDokumentacijo.

V nadaljevanju vam predstavljamo primer uporabe.

Opis primera V prihajajočih praznikih bo podjetje Tecta odprto po prilagojenem odpiralnem času. Odgovorna oseba v administraciji želi o tem obvestiti vse poslovne partnerje. To stori v naslednjih korakih: Nastavitve pošiljanja Pošiljanje sporočila Pregled dokumentov

Opozorilo Za pravilno delovanje SMS in e-poštnega obveščanja, je potrebno opredeliti sledeče nastavitve.  Nastavitve za delovanje poslovnega procesa so enkraten proces. Če ste to že izvedli, lahko ta korak preskočite.

1. Nastavitve pošiljanja

V meniju izbere Dokumentacija | Pošlji SMS ali e-pošto.

Odpre se obrazec Obvesti kontakte.

Na zavihku Nastavitve vpiše naslov sporočila e-pošte in izbere način pošiljanja obvestila.

Na voljo so trije načini pošiljanja sporočila:

• SMS – sporočilo bo poslano s SMS sporočilom
• E-pošta – sporočilo bo poslano po e-pošti
• SMS ali e-pošta – sporočilo po poslano s SMS sporočilom. Če za določene poslovne partnerje (subjekte) telefonska številka ni na voljo, jim bo sporočilo poslano po e-pošti.

V polje Naziv vpiše naslov e-pošte za pošiljanje. Naziv je obvezen podatek.

V panelu Način pošiljanja z izbirnim poljem izbere: SMS ali e-pošta.

Namig Če želimo poslovne partnerje obvestiti izključno s SMS sporočilom ali e-pošto označimo ustrezno izbirno okno.

Nadaljuje na zavihek Pošlji sporočilo.

2. Pošiljanje sporočila

Na zavihku Pošlji sporočilo napiše vsebino sporočilo, določi poslovne subjekte, ki jim želi poslati obvestilo in pošlje obvestilo.

Namig Kontaktne podatke poslovnih subjektov uredimo v Šifrantu subjektov.

V polje Sporočilo vpiše besedilo o prazničnem odpiralnem času in z metodo povleci in spusti doda spremenljivko asSubject (naziv poslovnega partnerja) iz seznama Spremenljivke. S tem doseže, da je besedilo prilagojeno za vsak subjekt.

V oknu Sporočilo za uporabnika lahko, za izbranega uporabnika vidimo končno sporočilo, vključno s spremenljivko, ki smo jo izbrali v oknu Sporočilo.

Na seznamu Uporabniki z izbirni gumbi določi poslovne partnerje, ki jim želi poslati obvestilo.

Namig Izbirne gumbe lahko hitro določimo z desnim klikom miške in izbiro funkcij Označi vse, Zavrni vse ali Označi inverzno.

Pri uporabniku Umbra, s.p. opazi manjkajočo telefonsko številko. Vpiše jo v prazno polje in potrdi z gumbom Zberi.

Po pregledu vseh podatkov obvestilo pošlje s klikom na gumb Pošlji.

Zažene se eProces SMS in e-poštno obveščanje.

Odpre se okno Potrditev v katerem s klikom na gumb Da potrdi pošiljanje sporočil.

Poslovni partnerji prejmejo SMS obvestilo:

V primeru da kontaktna številka ni navedena prejmejo e-pošto:

Po uspešnem pošiljanju se prikaže se seznam uporabnikov, ki smo jim poslali sporočilo in statusi pošiljanja.

Poslana sporočila se shranijo v eDokumentacijo.

Vidimo jih na zavihku Dokumenti.

Namig S klikom na gumb Zberi se vrnemo na obrazec za pošiljanje sporočila.

3. Pregled dokumentov

Na zavihku Dokumenti preveri vse uspešno in neuspešno poslane dokumente.

S klikom na ključ se odpre dokument shranjen v eDokumentaciji.

Namig Neuspešno poslani dokumenti imajo prikazano napako v polju Napaka na zavihku Metapodatki.