Uvoz e-pošte u eDokumentaciju (Email to DMS)

Unapred pripremljeni eProces Uvoz e-pošte u eDokumentaciju obezbeđuje da se sadržaj elektronske pošte i prilog, preko Sandučića, uvezu u eDokumentaciju i odgovarajuće klasifikuju.

Uz pomoć eProcesa Uvoz elektronske pošte u eDokumentaciju, nije potrebno da štampamo, skeniramo i uvozimo e-poštu. eProces radi tako što automatizuje preuzimanje e-pošte u eDokumentaciju.

SAVET Za uvoz eProcesa sledimo postupak koji je opisan u poglavlju Prenos preko Web servisa.

eProces (osim početka i kraja) čini jedan suštinski gorak (blok): E-pošta u DMS (EMAIL To DMS).

Da bi eProces radio, potrebno je definisati niz podešavanja sa kojima ćemo uvoziti e-poštu i sve priloge u eDokumentaciju:

UPOZORENJE Za uvoz eProcesa sledimo postupak koji je opisan u poglavlju Prenos eProcesa preko Web servisa. Odgovarajuća podešavanja za POP3 dolazni server su opisana u poglavlju Podešavanja e-pošte.

1. Uvoz i podešavanja Sandučića - Primiti email

Razmena elektronske pošte se odvija preko Sandučića Primiti email, koji:

• uvozi preko Web servisa u šifarnik
• definiše odgovarajuća podešavanja za to.

UPOZORENJE Uvoz Sandučića Primiti email preko Web serivsa je jednokratan proces. Ukoliko ste to već izveli, možete ovaj korak preskočiti.

SAVET Računovodstveni servis koji prima fakture za knjiženje od svojih klijenata, odnosno, rukuje njima preko elektronske pošte, može u polje Klasifikacija navesti npr. klasifikaciju: 250 - Računi i dokumentacija za njihovu izradu.

2. Prijava na e-poštni server

SAVET Detaljan postupak podešavanja POP3 dolaznog servera je opisan u poglavlju Podešavanja e-pošte.

Na obrascu Sandučići dvostruko kliknemo na polje Prijava. Otvara se prozor Prijave koji omogućava povezivanje Sandučića sa e-poštnim serverom. Za kreiranje nove prijave, kliknemo na dugme (Unesi zapis).

U polje Korisničko ime i Lozinka upisujemo dostupne podatke koje smo generisali pri kreiranju e-poštnog naloga (npr. prijavne podatke za Gmail e-poštni nalog).

Definišemo korisnička prava i kliknemo na dugme (Snimi) .

3. Podešavanja bloka e-pošta u DMS

UPOZORENJE Podešavanje bloka e-pošta u DMS je jednokratan proces. Ukoliko ste to već učinili, možete ovaj korak preskočiti.

U trećem koraku je potrebno urediti podešavanja bloka eProcesa: E-pošta u DMS. To činimo tako što:

• Otvorimo obrazac Oblikovanje poslovnih procesa klikom u meniju Podešavanja | Dokumentacija | Oblikovanje poslovnih procesa.
• Zatim potražimo željeni eProces: Uvoz e-pošte u eDokumentaciju
• Dvoklikom na blok E-pošta u DMS otvaramo obrazac za uređivanje podešavanja bloka.

Obrazac omogućava:

• podešavanja servera POP3 i
• podešavanja vezana za podatke DMS dokumenata.

Drugo omogućava automatsko popunjavanje određenih podataka po uvozu pošte u eDokumentaciju.

• U polje Naslov upišemo željeni tekst: Primljeno putem e-pošte, jer želimo da dokumenti koji se kreiraju u eDokumentaciji, po uvozu iz elektronske pošte dobijaju navedeni naslov.
• Subjekt - sa padajuće liste biramo željeni subjekt. U našem primeru to je Pecunia d.o.o., kao namensko poštansko sanduče (iz kojeg uvozimo elektronsku poštu u eDokumentaciju), namenjeno za prijem elektronske pošte od računovodstvenog servisa Pecunia i, shodno tome, želimo da dokument bude opremljen nazivom subjekta pri uvozu.
• Sa padajuće liste u polju Arhiva DMS biramo vrstu dokumenta za arhivu u kojoj želimo da se dokumenti kreiraju po uvozu iz elektronske pošte u Dokumentaciju. U našem slučaju, biramo DMS0 - Ulazna/preuzeta dokumentacija.

Podešavanja sačuvamo kliko na dugme (OK).

4. Podešavanja komunikacije sa poštanskim serverom

Za primanje i slanje elektronske pošte u PANTHEON-u, potrebno je urediti podešavanja za komunikaciju sa poštanskim serverom.