eDokumentacija in aktivacija

eDokumentacija je repozitorij vse dokumentacije, ki jo uporablja podjetje. Prejeta in odposlana pošta (skupaj z evidenco prejetih/odposlanih pošiljk), računovodska dokumentacija (npr. računovodske kartice, letna poročila, opomniki itd.), komercialna dokumentacija (npr. pogodbe, aneksi itd.), tehnična dokumentacija (npr. uporabniški priročniki, garancijske kartice itd.), na kratko, VSE dokumente, ki so bili vloženi v mapah ali papirjih, ki so krožili po podjetju, so shranjeni v eDokumentaciji.

POVZETEK PRIMERA Tecta želi začeti uporabljati eDokumentacijo, da zagotovi bolj učinkovito in hitrejšo dostopnost do dokumentov. Hkrati želi podjetje odpraviti fizično arhiviranje dokumentov in se popolnoma preusmeriti na elektronsko poslovanje. Da bi začela uporabljati funkcionalnost v PANTHEON-u, Ashley Accountant, vodja financ in računovodstva v Tecti, izvede naslednje korake: Izbira vrste shranjevanja za eDokumentacijo Izbira naročniškega paketa Naročanje naročniškega paketa

1. Izbira vrste shranjevanja za eDokumentacijo

Na spletni strani Datalab pod ePoslovanjeoseba, odgovorna za to, preveri, katere vrste eDokumentacije so na voljo uporabnikom, odvisno od vrste in lokacije shranjevanja dokumentov. Na voljo so trije načini shranjevanja:

• eDokumentacija
• Potrjena eDokumentacija
• Lokalna eDokumentacija

Tecta želi odpraviti fizično shranjevanje arhiviranih dokumentov, zato se odloči za potrjeno eDokumentacijo.

2. Izbira naročniškega paketa

Glede na število dokumentov na mesec in prostor, potreben za elektronsko shranjevanje teh dokumentov, lahko odgovorna oseba izbira med različnimi razpoložljivimi paketi:

• Potrjena eDokumentacija 1GB
• Potrjena eDokumentacija 5GB
• Potrjena eDokumentacija 10GB

Tecta ima številne oddelke, v katerih se ustvarjajo dokumenti, vendar se zavedajo, da bo njihova rast še dodatno razširila podjetje. Za ta namen odgovorna oseba izbere paket Potrjena eDokumentacija 10GB.

NAMIG Funkcije se lahko razlikujejo glede na vašo lokalizacijo. Lahko spremenite naročniške pakete eDokumentacije v skladu s potrebami vašega podjetja. Za več informacij se obrnite na svetovalce Datalab na +386 1 252 89 50 ali po e-pošti na prodaja@datalab.si.

3. Naročanje naročniškega paketa

Odgovorna oseba lahko naroči naročniški paket na PANTHEON Usersite pod eStoritve. To aktivira storitev ali funkcionalnost.

Ko je naročilo uspešno oddano, odgovorna oseba prejme potrditveno e-pošto.

OPOZORILO Ko je storitev eDokumentacija uspešno aktivirana, je naslednji korak, da jo nastavite v PANTHEON-u. Za podrobna navodila o tem postopku si oglejte poglavje nastavitve eDokumentacije v PANTHEON-u.