Uvoz subjekata iz Excela
Ova opcija je prvenstveno namenjena novim korisnicima programa, koji žele, da bi olakšali početak rada, da uvezu šifarnik subjekata (dobavljači, kupci...) iz Excel datoteke. Uvoz je prvenstveno namenjen za uvoz osnovnih tipova subjekata i njihovih osnovnih podataka (dobavljači, kupci, banka...).
Uvoz se vrši za osnovne podatke subjekata, po predefinisanoj strukturi XLS datoteke i namenjen je korisnicima sa osnovnim znanjem Excela.
Uvoz subjekata iz Excela nalazi se u šifarniku subjekata, kao što je prikazano na slici ispod:
Napomena:
Za uvoz specifičnih vrsta subjekata, koji imaju i razne druge osobine, potrebno je šifarnik naknadno dopuniti ručno. Ovo se odnosi na primer na skladišta, gde je potrebno odrediti način vođenja zaliha; radnike, koji se kasnije nadovezuju na podatke iz kadrovske evidencije i slično...
Za naprednije korisnike, kao i do sada, na raspolaganju je mogućnost uvoza pomoću Import Wizard-a, koji omogućava napredniji i zahtevniji uvoz.
Pri korišćenju opcije Uvoz iz Excel datoteke, prvo se pojavi IRIS, koji daje različite opcije uvoza i izvoza subjekata, kao što je prikazano na slici ispod:
| Uvoz novih subjekata |
Opcija omogućava uvoz novih subjekata, koji ne postoje u šifarniku, iz XLS datoteke. Da bi uvoz bio moguć potrbno je kreirati XLS datoteku, verzije 97-2003 ili niže. |
| Izvoz šifarnika subjekata |
Opcija omogućava izvoz šifarnika subjekata u Excel datoteku. Sadržaj je u formi koja omogućava naknadan uvoz u istu bazu podataka ili neku drugu bazu podataka, tj neki drugi Pantheon. |
| Izvoz strukture Excel datoteke subjekata |
Opcija omogućava, da u napravljenu strukturu XLS datoteke unesete svoje podatke o subjektima, potom ih sačuvate, pa uvezete u šifarnik. Ovim vam program pravi predefinisanu verziju i strukturu XLS datoteke, tako da nije potrebno da je pravite ručno. |
| Prikaz pomoći |
Prikaz uputstva za područje povezano sa IRIS porukom. |
Pri iizvozu šifarnika, tj strukture Excel datoteke kolone imaju nazive kao u programu, a u zagradi je naveden i naziv polja iz same baze podataka. Redosled kolona za uvoz je unapred definisan.
Pomembno:
Bistvenega pomena za uvoz podatkov je, da imate v Excel datoteki pravilno vpisane podatke, od katerih so posamezni obvezni, kot to velja pri ročnem vnosu subjektov v šifrant. Podatki morajo biti vpisani v obliki, kot jih uporablja program pri ročnem vnosu subjektov!
Predvsem bodite pozorni na različne vrste oznak subjektov (T-true ali F-false in podobno). Kako so vsebine zastavljene v programu lahko vidite v primeru opcije izvoza subjektov v Excel, kjer so podatki v pravilni obliki, kot jih morate imeti tudi pri uvozu!
Pripadajoči podatki, ki jih vnesete v Excel datoteko za uvoz in izhajajo iz pomožnih šifrantov za uporabo pri subjektih, morajo predhodno že biti v podatkovni bazi programa (države, poštne številke, šifre dejavnosti, dvomestne ID oznake za DDV...). V nasprotnem primeru uvoz ne bo uspešen oz. pravilen!