Obvezna navodila za zagotavljanje skladnosti PANTHEON™-a s SRS

Pred samim začetkom uporabe poslovnoinformacijskega sistema PANHEON™ je nujno potrebno upoštevati naslednje napotke za zagotavljanje skladnosti programa s Slovenskimi računovodskimi standardi.

1. Nastavitev loga sprememb

Z nastavitvijo loga sprememb zagotovimo revizijsko sledljivost vnešenih podatkov v programu. Tako lahko na določenem dokumentu (temeljnici) spremljamo kdo, kaj, kdaj in kje je spreminjal določen podatek.

Obvezno naj se log sprememb vključi na tabelah:

• TEME in TEMEPOZ - na ta način bomo sledili spremembam v tabelah glavne knjige in saldakontov
• AVTOR, AVTORFUNKCIJA - sledili bomo spremembah avtorizacij za posamezne funkcije in uporabnike

Te nastavitve so izredno pomembne če omogočite pooblaščenim uporabnikom brisanje ali spreminjanje zapisov. Le z nastavitvijo loga sprememb lahko zagotavljate skladnost s standardi in pregled revizijske sledi. Za izpis le-te si poglejte poglavje XXXXXXXXXXXX

2. Nastavitev avtorizacij blagovnih dokumentov

Računovodski standardi odsvetujejo možnost brisanja in spreminjanja dokumentov. PANTHEON™ omogoča z nastavitvami revizijskih sledi (loga sprememb) "čiste" podatke brez preknjižb popravkov na izpisih programa, hkrati pa sledenje spremembam, kar bistveno poenostavi delo. V kolikor želite omejiti pristojnosti vaših uporabnikov in videti popravke na samih izpisih PANTHEON™-a in ne le iz revizijske sledi, potem priporočamo preprečitev brisanja in popravljanja dokumentov.

2.1. Preprečitev brisanja dokumentov

Za preprečitev brisanja dokumentov v programu je potrebno nastaviti ustrezne avtorizacije. Priporočljivo je nastaviti avtorizacijo Pisanje (Write) na blagovne dokumente (naročila), Dovoljeno spreminjanje pa nastavite na 0 (samo tekoči dan).

2.2. Preprečitev spreminjanja že potrjenih/knjiženih dokumentov

Poleg tega je potrebno nastaviti tudi ničelno avtorizacijo na naslednjih avtorizacijah "Dovoljeno spreminjanje že knjiženih" in "Spreminjanje potrjenih prometov", ki se nanašata na blagovne dokumente:

3. Zagotavljanje načela dvostavnega knjigovodstva

SRS 22 točka 22.8. vsebuje zahtevo, da se Glavna knjiga in dnevnik glavne knjige vodita po načelu dvostavnega knjigovodstva. Zato moramo preprečiti knjiženje nesaldiranega dokumenta.

3.1. Nastavitev Kontrole salda temeljnice

Zaradi zagotavljanja načela dvostavnega knjigovodstva mora biti na vsaki vrsti temeljnice izbrana nastavitev Kontrole salda temeljnice na Saldo mora biti izravnan.

4. Zagotavljanje nespremenljivosti  Dnevnika glavne knjige

V SRS 22, točka 22.3 opredeljuje:  Temeljni poslovni knjigi kot glavni knjigovodski razvid sta dnevnik glavne knjige in glavna knjiga. Kronološki izpis vseh dogodkov povezanih s knjiženjem glavne knjige  za določeno obdobje mora biti neodvisen od trenutka izpisa. PANTHEON™ zagotavlja skladnost s to zahtevo SRS ob naštetih pogojih uporabe: Najpomembnejša je pravilna izbira vrste avtorizacije za posamezno akcijo in/ali vrsto dokumenta. Z avtorizacijo moramo preprečiti brisanje celotne temeljnice, pa tudi brisanje in spreminjanje posameznih pozicij v okviru iste temeljnice. Zato vrste avtorizacije Brisanje ne uporabljamo.

4.1. Preprečitev brisanja knjiženih dokumentov (temeljnic)

Za vse vrste dokumentov modula Denar in vsa avtomatska knjiženja obvezno izločimo nastavitev Brisanje oziroma uporabljamo avtorizacijo Pisanje kot  najvišjo avtorizacijo. Dovoljeno spreminjanje dni pa nastavimo na 0 (samo tekoči dan).

S tako nastavitvijo bomo preprečili brisanje celotne posamezne temeljnice, spremeniti pa jo bo mogoče samo v tekočem dnevu. S tovrstno avtorizacijo preprečimo tudi ponovno knjiženje obračuna plač, ki je možno ob brisanju celotne temeljnice in ustrezni nastavitvi avtorizacije za spreminjanje statusa obračuna.

4.2. Obvezno potrjevanje dokumentov knjiženja (temeljnic)

Na vsakem dokumentu knjiženja označimo, da je dokument potrjen in s tem preprečimo spreminjanje dokumenta ob ustrezni nastavitvi avtorizacije za Dovoljeno spreminjanje potrjenih dokumentov.

4.3. Ničelna avtorizacija za Dovoljeno spreminjanje potrjenih dokumentov (temeljnic)

Na veji avtorizacije Denar / Spreminjanje potrjene temeljnice obvezno izberemo Ničelno avtorizacijo za vse skupine uporabnikov. S to nastavitvijo bomo za potrjene temeljnice preprečili:

• Ponovno knjiženje že knjiženih blagovnih dokumentov. Ponovno knjiženje blagovnih dokumentov bo tudi nepotrebno ob ustrezni avtzorizaciji  spreminjanja že knjiženih dokumentov - točka 2.2.
• Ročno zapiranje plačil, ki bi razdelilo knjižbo plačila na več pozicij (dokumentov terjatev/obveznosti)

Vsakokrat, ko dodamo novo vrsto dokumenta za modul Denar, moramo obvezno uvoziti Vrste dokumentov v Avtorizaciji za vejo Denar / Potrjevanje temeljnice ali Spreminjanje potrjene temeljnice. Z ničelno avtorizacijo na veji Spreminjanje potrjene temeljnice smo poskrbeli, da se tudi za nove vrste temeljnic avtomatično upošteva Ničelna avtorizacija.

4.4. Uporaba ročnega zapiranja s preknjižbo

Z avtorizacijo za uporabo Ročnega zapiranja s preknjižbo, namesto Ročnega zapiranja z razdelitvijo plačila, tudi zagotavljamo, da se že knjižene temeljnice ne spreminjajo.