Pomen računovodstva

Računovodstvo za začetnike

Katere poslovne knjige moram voditi? Kakšna je razlika med enostavnim in dvostavnim knjigovodstvom? Naj vodenje računovodstva zaupam prijateljici ali resnemu računovodskemu servisu?

Računovodstvo je dejavnost vrednostnega spremljanja in preučevanja pojavov, ki so povezani s poslovanjem posameznega podjetja. Ta pomembna poslovna funkcija zajema:

• računovodsko načrtovanje in analiziranje (predračunavanje, obračunavanje ...),
• računovodsko nadziranje ter
• knjigovodstvo.

V mikro, malih in srednjih podjetjih dajejo največji poudarek knjigovodstvu, saj je knjigovodstvo po zakonu obvezno, medtem ko so razna načrtovanja in analiziranja stvar ambicij in profesionalnosti posameznega podjetja.

Kaj je knjigovodstvo?

Knjigovodstvo je sistematično in po možnosti ažurno zapisovanje nastalih poslovnih dogodkov v poslovne knjige. Iz slednjih se pripravi obračunska računovodska poročila, ki jih je treba predložiti davčnemu organu ter Agenciji Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (AJPES) in so obvezna sestavina letnega poročila. S poslovnimi dogodki so mišljeni predvsem dogajanje oziroma spremembe v sredstvih podjetja, obveznostih do virov sredstev, stroških, prihodkih, odhodkih ter ugotavljanje poslovnega izida in predelovanje podatkov v njih. Knjigovodstvo, kot tudi druge dejavnosti računovodstva, se v malih in srednjih podjetjih razlikujejo od enakih dejavnosti v velikih podjetjih, saj sta tako obseg kot zahtevnost pri obeh zelo različna. V malem podjetju gre največkrat za eno ali dve vrsti poslov ter omejen obseg poslovanja, ki ga lahko brez večjih težav obvladuje tudi ena sama oseba. Mala podjetja z nekaj zaposlenimi obvladujejo tudi vse poslovne procese in največkrat sami odločajo o vsem. Nasprotno je v velikem podjetju, kjer je obseg poslovanja in zaposlenih primerno večji. V takšnem podjetju se lahko knjigovodstvo deli na različna stroškovna mesta, kar omogoča podjetniku sledenje poslovnega dogajanja oziroma kontrolo na različnih področjih poslovanja. S pomočjo rezultatov, ki jih kažejo računovodski izkazi, lahko podjetje odkriva ozka grla, analizira svoje poslovanje in načrtuje prihodnje aktivnosti.

Splošna pravila za računovodenje

Gospodarske družbe in samostojni podjetniki (v nadaljevanju podjetniki) morajo v okviru svojega računovodstva oziroma knjigovodstva voditi poslovne knjige in jih enkrat letno zaključiti v skladu z Zakonom o gospodarskih družbah ter v skladu s Slovenskimi računovodskimi standardi ali mednarodnimi standardi računovodskega poročanja. Poslovne knjige so vezane knjige, kartoteke in podatkovne zbirke s knjiženimi poslovnimi dogodki. Z vsako izmed njih se izkaže pisno trditev, da je poslovni dogodek (nakup, prodaja …) sploh nastal.

Temeljne in pomožne poslovne knjige

Glede na vsebino ločijo Slovenski računovodski standardi dve vrsti oziroma kategoriji poslovnih knjig; to so temeljne (obvezne) in pomožne (neobvezne) poslovne knjige. V temeljnih poslovnih knjigah, kamor se uvrščata glavna knjiga in z njo povezani dnevnik, zapisujemo vse poslovne dogodke, povezane s poslovanjem podjetja (na primer opravljena prodaja, prejem plačila, plačilo računa). Ko pa se zgodi, da so ti dogodki preobširni, s čemer bi se zameglila preglednost kontov (knjigovodskih zapisov), jih po vrsti in količini zapisujemo v pomožne knjige. Najpogostejše pomožne knjige so knjige drobnega inventarja, blaga, materiala, kupcev, dobaviteljev in druge, ki s precej podrobno specifikacijo dopolnjujejo glavne knjige. Družbe in podjetniki morajo vsako leto na podlagi svojih knjigovodskih listin pripraviti letno poročilo, nato pa podatke iz poročila poslati AJPES-u tri mesece po koncu koledarskega leta.

Dvostavno in enostavno knjigovodstvo

Osnovna razlika med obema sistemoma vodenja poslovnih knjig je ta, da se pri enostavnem knjigovodstvu vsak znesek zabeleži samo enkrat, pri dvostavnem knjigovodstvu pa se vsak znesek vpiše dvakrat, to je na dve mesti oziroma dva konta.

1. Dvostavno knjigovodstvo

Podatki se v računovodstvu praviloma urejajo dvojno; to je časovno in vsebinsko. Časovno se jih ureja v dnevniku, in sicer po vrstnem redu nastanka, vsebinsko pa v glavni in pomožnih knjigah. Tudi v glavni knjigi se vsak dogodek prikaže na dveh mestih. Dvostavno knjigovodstvo je za večino poslovnih subjektov obvezen sistem vodenja poslovnih knjig, poleg tega je zaradi načina evidentiranja tudi najpreglednejši. Po sistemu dvostavnega knjigovodstva vodijo poslovne knjige vse gospodarske družbe, zavodi, društva in samostojni podjetniki, razen nekaterih izjem, ki jih predstavljamo v nadaljevanju. Predpis, ki ureja področje računovodstva v Sloveniji so Slovenski računovodski standardi (UL 118/2005, 27. 12. 2005), od 1. 1. 2006 pa se lahko podjetja odločijo tudi za uporabo Mednarodnih računovodskih standardov oziroma Mednarodnih standardov računovodskega poročanja.

2. Enostavno knjigovodstvo

Pri enostavnem knjigovodstvu se poslovni dogodki knjižijo v knjigo prihodkov in odhodkov, register osnovnih sredstev ter knjigo ostalih terjatev in obveznosti. Poleg naštetih temeljnih knjig je treba voditi tudi evidenco terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev, kar je možno voditi tudi v sklopu knjige prihodkov in odhodkov, ter evidenco pretoka listin med podjetjem in njegovim gospodinjstvom. Odločitev za enostavno knjigovodstvo je v domeni samostojnih podjetnikov in drugih fizičnih oseb, ki opravljajo dejavnost (novinarji, kulturni delavci …) in izpolnjujejo vsaj dve od navedenih treh meril: povprečno število delavcev ne presega tri, letni prihodki so nižji od 42.000 evrov, povprečna vrednost aktive, izračunana kot polovica seštevka vrednosti aktive na prvi in zadnji dan poslovnega leta, pa ne presega 25.000 evrov. To velja tudi za podjetnike, ki začno opravljati dejavnost in v prvem poslovnem letu ne zaposlujejo povprečno več kot tri delavce. Ko podjetnik navedene kriterije preseže, mora začeti poslovne knjige voditi po načelih dvostavnega knjigovodstva. Samostojni podjetniki posamezniki morajo do konca koledarskega leta (31. 12.) obvestiti svojo davčno izpostavo o izbranem načinu vodenja poslovnih knjig. Komu zaupati računovodstvo oziroma knjigovodstvo?Novopečeni podjetnik največkrat v računovodstvu ne vidi posebne koristi, zato ga z zanosom servira v roke najcenejšemu ponudniku računovodskih storitev ali še huje, prijazni in najcenejši znanki, ki z veseljem ob plači ali pokojnini kaj ob strani zasluži. Takšne in podobne ideje si pogosto iz glave izbriše šele ob prvem obisku davčnega inšpektorja.Strokoven in sposoben računovodski servis lahko podjetniku prihrani veliko denarja, četudi je dražji. Zaradi dobrega strokovnega znanja, poznavanja zakonodaje in iz nje izhajajočih danih možnosti lahko dober računovodja podjetniku naložbo vanj večkratno povrne, kakor mu lahko na drugi strani amaterski računovodja cenovno ugodno naložbo spremeni v katastrofo oziroma nepotrebno denarno kazen.Žal lahko na slovenskem trgu računovodski servis odpre vsakdo, ki si to zaželi, brez dokazil o strokovni usposobljenosti in brez ustrezne informacijske podpore. Kdor hoče v Sloveniji izdelovati cvetlične venčke, mora dokazati svoje znanje in na Obrtni zbornici pridobiti obrtno dovoljenje, kdor pa se hoče igrati s knjigovodstvom in usodami podjetnikov, ta ne potrebuje nobenega dokazila. Za napako računovodskega servisa odgovarja podjetnik samInšpektor ga za napako kaznuje z denarno kaznijo in (ali) doplačilom davka z zamudnimi obrestmi. Medtem ko bo podjetnik »nasankal«, bo lahko računovodski servis, ki je storil napako, mirne duše in brez kazni nestrokovno delo nadaljeval. Sicer lahko podjetnik proti računovodskemu servisi vloži civilno tožbo, v kateri mora napako dokazati, vendar je sodna praksa na tem področju pri nas zelo skromna oziroma je skorajda ni. Bržkone si cenovno elastični podjetnik, ki je plačal kazen, odvetnika težko privošči.Podjetnik, ki je vsaj enkrat plačal za »svojo« napako, se je naučil, da pri računovodskih storitvah cenovna elastičnost ni na mestu. Podjetnikovo prvo vprašanje računovodji ne bi smelo biti: »Koliko vaša storitev stane?«, ampak: »Kakšna je vaša izobrazba, s čim dokazujte svojo strokovnost? Kolikokrat so zaradi vaše napake plačali podjetniki? Ali sledite novi zakonodaji, ali ste zavarovani?«

Vir: www.podjetnik.si, avtoica Ingrid Drozg vanjac@datalab.si