Računovodski informacijski sistem

RAČUNOVODSKI INFORMACIJSKI SISTEM

Temeljni cilj računovodskega sistema je oblikovanje računovodskih informacij za podporo odločanju zunanjih in notranjih uporabnikov. Zato prepoznava, preračunava, razvršča, knjiži, analizira, povzema poslovne dogodke in o njih poroča. Nesporno predstavlja osrednji del informacijskega sistema združbe. Preostali del informacijskega sistema so različni neračunovodski informacijski sistemi (na primer različne operativne evidence, statistične evidence ipd.).

Računovodski sistem oziroma na kratko računovodstvo zajema pomemben del vseh štirih informacijskih funkcij (obravnavanja podatkov o preteklosti, obravnavanja podatkov o prihodnosti, analiziranja podatkov in nadziranja obravnavanja podatkov), ki sestavljajo informacijski sistem vsake združbe.

Štirje deli informacijskih funkcij, ki jih zajema računovodstvo, so:

• Knjigovodenje, ki zajema del obravnavanja podatkov o preteklosti, vsebinsko je torej računovodsko evidentiranje preteklosti in ne obsega operativnih in statističnih evidenc;
• računovodsko predračunavanje, ki je del obravnavanja podatkov o prihodnosti. V starejši literaturi zasledimo tudi izraz računovodsko načrtovanje.
• računovodsko nadziranje, ki zajema del funkcije nadziranja, saj gre za nadziranje obravnavanja računovodskih podatkov in informacij;
• računovodsko analiziranje, ki ga nekateri poimenujejo tudi računovodsko preučevanje in zajema del funkcije analiziranja poslovanja združbe.

Na podlagi zgornje opredelitve je razumljivo, da računovodstva (tako kot celotnega informacijskega sistema) ni možno organizirati v eni sami organizacijski enoti (službi ali sektorju). (Re)organiziranje računovodstva zato pomeni (re)organiziranje celotnega informacijskega sistema, s tem pa tudi (re)organiziranje celotnega poslovnega sistema z vidika računovodstva.

S tem pa nismo opisali računovodstva v celoti, saj ima še drugo razsežnost. Razlikujemo namreč finančno in stroškovno računovodstvo. Finančno računovodstvo se ukvarja s podatki in informacijami na ravni združbe in prikazuje razmerje združbe do okolja (zunanje poslovanje), stroškovno računovodstvo pa se ukvarja z nižjimi ravnmi (centri odgovornosti, programi, poslovni učinki, projekti, organizacijske enote itd.) in prikazuje notranje poslovanje združbe.

Tretjo razsežnost računovodstva dobimo, če ga obravnavamo z vidika delnih sistemov. Delni sistemi računovodstva so:

• izvajani delni sistem računovodstva, ki zajema izvajalni del štirih funkcij računovodenja:

o    izvajanje knjigovodenja,
o    izvajanje računovodskega predračunavanja,
o    izvajanje računovodskega analiziranja,
o    izvajanje računovodskega nadziranja,

• informacijski delni sistem računovodstva, ki zajema:

o    računovodsko informiranje,
o    shranjevanje in arhiviranje računovodskih podatkov;
o    poročanje o nadziranju,

• poslovodni delni sistem računovodstva, ki zajema tri temeljne poslovodne funkcije računovodenja:

o    načrtovanje računovodenja,
o    priprava izvajanja računovodenja,
o    nadziranje procesov računovodenja.

Izvajalni del računovodstva je razmeroma dobro obravnavan v strokovni literaturi, manj pa sta poudarjena informacijski in poslovodni vidik.

Informacijski del informacijskih funkcij vsebuje funkcije:

• shranjevanje oziroma arhiviranje, ki ima nalogo funkcionalnega in varnega skladiščenja računovodskih podatkov, informacij in dokumentacije;
• poročanje o računovodskem nadziranju, ki ima nalogo poročanja o ugotovitvah in učinkovitosti notranjih kontrol, inšpekcijskih in revizijskih pregledov (poglavje 9.5.1), ki so bili izvedeni v okviru računovodskega nadziranja kot informacijske (in ne poslovodne) funkcije (tabela 10 v poglavju 4.6);
• računovodsko informiranje, ki ima naloge posredovanja, predstavljanja in pojasnjevanja računovodskih informacij;

Procese v izvajalnem in informacijskem delnem sistemu skupaj zajema pojem računovodenja, ki ga zato razlikujemo od pojma vodenja računovodstva. Računovodstvo namreč poleg računovodenja vključuje še poslovodni vidik, saj je vodja računovodstva tudi poslovodni delavec.

Poslovodni del informacijskih funkcij sestavljajo poslovodne funkcije (načrtovanje, priprava izvajanja in nadziranje računovodenja), ki so načeloma v pristojnosti vodje računovodstva, v vsakem konkretnem primeru pa je to določeno z ustrezno organiziranostjo računovodstva v združbi.

Odločanje v računovodstvu obsega zlasti naslednja področja:

1.    O knjigovodenju, zlasti v zvezi z:

• dolgoročnim in kratkoročnim načrtovanjem knjigovodenja,
• pripravo izvajanja knjigovodenja,
• nadziranjem izvajanja knjigovodenja.

2.    O predračunavanju, zlasti v zvezi z:

• dolgoročnim in kratkoročnim načrtovanjem izdelave predračunov,
• pripravo izvajanja predračunavanja,
• nadziranjem predračunavanja.

3.    O analiziranju, zlasti v zvezi z:

• dolgoročnim in kratkoročnim načrtovanjem analiziranja,
• pripravo izvajanja analiziranja,
• nadziranjem izvajanja analiziranja.

4.    O nadziranju, zlasti v zvezi z:

• načrtovanjem in pripravo izvajanja notranjih kontrol in sprejemanjem oziroma predlaganjem ustreznih normativnih aktov,
• morebitnim načrtovanjem in pripravo izvajanja inšpekcijskih pregledov, njihovega obsega in nalog,
• načrtovanjem in pripravo izvajanja morebitnega revidiranja v računovodstvu,
• nadziranjem delovanja vseh oblik nadzora v računovodstvu.

Več o računovodskem informacijskem sistemu v knjigi Ž. Berganta: Organiziranje računovodstva. Inštitut za poslovodno računovodstvo v Ljubljani, 2010.

Avtor: dr. Živko Bergant

slika: dr. Živko Bergant

dr. Živko Bergant

Telefon: 00386 (0) 59 090 960
Mobilni telefon: 031 366 757

Faks: 00386 (0) 059 090 962

Elektronska pošta: zivko.bergant@vsr.si