Delo z davčno potrjenimi računi v PANTHEON™-u

Spoštovani uporabniki Pantheona,

Zakon o davčnem potrjevanju računov je v veljavi že kar nekaj časa. Ker z vaše strani prejemamo še vedno precej vprašanj glede vpeljave zakona v prakso, smo pripravili navodilo, ki vam bo dodatno pomagalo in odgovorilo na vprašanja pri delu z davčno potrjenimi računi.

VSEBINA Kaj se šteje kot plačilo z gotovino? Na računu, ki se je že davčno potrjen smo se zmotili. Kako naprej? Izdaja dobropisa za račun, ki je bil davčno potrjen Kako se evidentirajo računi, ki ne sodijo v DDV? Avansi Naknadno davčno potrjevanje računov Kaj sta EOR in ZOI? Nedelovanje davčne blagajne

1. Kaj se šteje kot plačilo z gotovino?

Šteje se, da je račun plačan z gotovino, če je plačan na katerikoli način, ki ni neposredno nakazilo na transakcijski račun. Računov za negotovinska plačila ni treba potrjevati, račune za gotovinska pa. Primeri, pri katerih je obvezno potrjevanje računov, ker gre za plačilo z gotovino so:

• Plačilo z bankovci in kovanci, ki so v obtoku kot plačilno sredstvo;
• Plačilo s kreditno kartico, razen če je opravljeno preko ponudnika plačilnih storitev (na primer bank, hranilni, pošte , sistema PayPal);
• Plačilo vrednostnega bona za konkretno blago ali storitev;
• Plačilo z Moneto;
• Plačilo s poslovno kartico zavezanca;
• Plačilo blaga po povzetju z gotovino poštarju ali s poštno nakaznico.

Med neposredna nakazila na transakcijski račun se štejejo vsa plačila, ki so opravljena preko ponudnika plačilnih storitev (bank, hranilnic, pošt,…).

Če je na primer izdan račun, ki naj bi bil plačan na transakcijski račun, a ga kupec kasneje plača z gotovino, mora zavezanec podatke o računu v 10 delovnih dneh od dneva plačila poslati FURS-u v potrditev.

Pri tem velja poudariti, da je v potrditev na FURS potrebno pošiljati tudi vse izdane bremepise in dobropise, s katerimi se spreminja prvotni račun, pri čemer se sporočajo le spremenjene vrednosti.

2. Na računu, ki se je že davčno potrjen smo se zmotili. Kako naprej?

Ko pride do napak pri računih, npr. najpogosteje do izbire napačnega artikla, količine, zneska za plačilo,…; original račun, ki je napačen, shranimo pri sebi in natisnemo nov račun s pravim artiklom (zneskom, količino,…) in tega izročimo kupcu. Račun, ki je bil davčno potrjen, nikoli ne popravljamo, ali poskušamo izbrisati! Program vam fiskaliziranih računov ne bo dovolil brisati!

Po koncu izmene zaposleni poleg prometa izroči tudi račun z napako. Najbolje je, da se zaposleni na napačno izdanem računu podpiše in navede razlog napake.

V kolikor je zaposleni za obračun (zaključevanje) blagajne in stornacijo računov pooblaščen (ima na voljo avtorizacije), izvede storno dokumenta. V nasprotnem primeru naj to naredi oseba v podjetju, ki ima zadostna pooblastila (avtorizacije).

Pri stornacijah dokumentov je potrebno poročati tudi št. računa oz. računov, ki smo jih stornirali, zato je OBVEZNO, da se storno dokumenti delajo ali z funkcijo Dodajanja in opcijo Zamenjaj predznak ali pa s funkcijo Storno.

Stornirani dokumenti se fiskalizirajo na povsem enak način kot ostali dokumenti. Torej, potrebno jih je: natisniti, ali pretvoriti v kako drugo obliko oz. izvoziti kot eSlog.

Kje najdemo podatek kateri račun smo stornirali oz. s katerim je bil storniran določen dokument, si preberite na tej povezavi: https://usersite.datalab.eu/Wiki/tabid/377/language/sl-SI/Default.aspx?htmlid=5055

Zavezanec mora račune z napako stornirati najkasneje pred dnevnim zaključkom blagajne, saj se za znesek računov z napako ne ujema tudi zaključek blagajne. Po ZDavPR se mora takrat popravljene račune tudi takoj posredovati v davčno potrditev.

Storno računa pomeni, da predhodno izdan račun prekličemo oziroma storniramo, ker je pri izdaji računa prišlo do napake, saj izdani račun ne izraža poslovnega dogodka, ki je dejansko nastal. Pred izdajo novega, popravljenega računa je praviloma (če okoliščine dopuščajo) potrebno račun z napako stornirati.

POSEBNOST: V kolikor smo se na davčno potrjenem računu zmotili in izbrali napačen način plačila (napr. kartica namesto gotovina), lahko ta podatek popravimo, kljub temu, da je bil račun davčno potrjen.

3. Izdaja dobropisa za račun, ki je bil davčno potrjen

Po DDV zakonodaji se kot račun šteje tudi vsak dokument oziroma sporočilo, ki spreminja prvoten račun in se nanj nedvoumno nanaša. Dobropis in bremepis k izdanemu računu tako predstavljata naknadno spremembo »osnovnega« računa, ki jo je v skladu s četrtim odstavkom 6. člena ZDavPR prav tako potrebno potrditi pri davčnem organu. V tem primeru se za namene potrjevanja davčnemu organu sporočijo spremenjeni podatki na računu.

Kako izdamo dobropis v Pantheonu, si preberite na tej povezavi: https://usersite.datalab.eu/Wiki/tabid/377/language/sl-SI/Default.aspx?htmlid=2787

4. Kako se evidentirajo računi, ki ne sodijo v DDV?

Pojasnilo FURS-a:

Vprašali smo za primer dobave pri kateri DDV ni obračunan v skladu z 36/6/c ZDDV-1.  V konkretnem primeru gre za neobdavčljivo dobavo, ki se vpisuje v polje NontaxableAmount. Primer takšne dobave je opisan v pojasnilu št. 107 na spletni strani FURS - Ali so upravniki nepremičnin pri svojem poslovanju zavezani k davčnemu potrjevanju računov? (23. 7. 2015)

PRIMER:

Upravnik večstanovanjskega objekta navaja, da  pri upravljanju večstanovanjskih stavb etažnim lastnikom oziroma najemnikom izdaja računa - razdelilnike stroškov, na katerih razdeli obratovalne stroške (ogrevanje, voda, odvoz odpadkov, čiščenje, hišniška dela…) Ta razdelitev pri upravljavcu ne pomeni obdavčljive transakcije, saj na podlagi pogodbe o upravljanju večstanovanjskega objekta račune za dobavo blaga oziroma storitve prejema od dobaviteljev v imenu in za račun lastnikov oziroma najemnikov objekta, ki ga upravlja. 

Uporabnik tako kreira račun, kjer so zajete postavke, ki se prefakturirajo.

TO pomeni, da spodaj navedene tarifne številke, ki imajo te vrste nastavitev v Šifrantu tarifnih številk ne bodo zajete v Obračun DDV (ali evidentirane v Knjigi izdanih računov).

V XML pri davčnem potrjevanju pa se bodo zabeležile kot neobdavčene dobave – NontaxableAmount (+++ Vrednost neobdavčljivi h dobav / Value of nontaxable supplies).

5. Avansi

V primeru, če je avansni račun plačan z gotovino, se mora tak AR fiskalizirati. V takem primeru, se mora fiskalizirati tudi račun, ki je s takim avansom povezan, ne glede na to, ali je plačan z gotovino ali ne. Zato je potrebno račune, ki so povezani z avansi, najprej povezati z avansi in šele nato fiskalizirati! V tem primeru, se bo avtomatsko fiskaliziral tudi tak račun, čeprav morda v glavi dokumenta nima načina plačila Gotovina. Prav tako se pri pošiljanju podatkov računa, kot vrednost računa upošteva razlika med zneskom računa in zneskom avansa.

Prav tako se mora fiskalizirati tudi negativni avansni račun.

Primer 1.: Avansni račun plačan z gotovino: Avansni račun se fiskalizira prav tako račun (ne glede na to, kako je račun plačan) in negativni Avansni račun.

Primer 2.: Avansni račun ni plačan z gotovino, račun je plačan z gotovino: v tem primeru se Avansni račun ne fiskalizira (prav tako ne negativni AR), fiskalizira pa se račun. Pri računu se poroča le razlika med celotnim zneskom računa in avansom, zato je potrebno račune, ki so povezani z avansi, najprej povezati in šele nato fiskalizirati!

6. Naknadno davčno potrjevanje računov

Zgodi se, da v trenutku izdaje računov nimamo internetne povezave, ki bi nam omogočala davčno potrditev računov. To lahko izvedemo v naslednjih 48 urah z Fiskalizacijo nefiskaliziranih računov.

Na formi se prikažejo z izbranimi kriteriji vsi dokumenti, ki kakor koli niso bili fiskalizirani (ali zaradi določenih napak niso dobili EOR številke ali pa sploh še niso bili natisnjeni, pretvorjeni v kako drugo obliko oz. bili poslani v eSlog), ustrezajo pa pogojem, da je datum računa za datumom začetka fiskalizacije (Administratorska konzola – Podjetje – Fiskalizacija) in če imamo na Vrsti dokumenta nastavljen preklopnik Fiskaliziraj račune.

V primeru, če določen dokument še ni bil izpisan, pretvorjen v kako drugo obliko ali poslan v eSlog, je protrebno to narediti. Če računa nismo izdali, torej ga stranka ni prejela (fizično, po e pošti, preko eRačunov,...), takega računa, za nazaj ne bomo mogli fiskalizirati, temveč bomo morali račun najprej natisniti ali pretvoriti v drugo elektronsko obliko.

Ostale dokumente je možno fiskalizirati s tem, da jih označimo in kliknemo na gumb Fiskaliziraj izbrane, v primeru, če je bil razlog napake odpravljen. Sama forma se kot kontrola na posamezni Vrsti dokumenta, pojavi ob odprtju te Vrste dokumenta.

7. Kaj sta EOR in ZOI?

Oznaki na računu EOR in ZOI imata naslednji pomen:

- EOR: za vsak račun ustvaril informacijski sistem in je sestavljena iz 32 znakov. Služi kot dokazilo, da je račun potrjen pri FURS-u. V primeru težav z npr. internetno povezavo se račun izda brez EOR. Račun se potrdi naknadno.

- ZOI: je enkratna in jo ustvari elektronska naprava za izdajo računov na podlagi davčne številke zavezanca, časa izdaje računa, številke računa ter vrednosti računa. ZOI se na računu navede v tekstovni obliki (32 znakov) in v obliki QR kode.

8. Nedelovanje davčne blagajne

V primeru nedelovanja davčne blagajne bo moral zavezanec izdajati račune z uporabo VKR. Vzrok za nedelovanje davčne blagajne je lahko okvara strojne ali programske opreme, lahko pa tudi izpad električne energije. Okvaro bo moral zavezanec čim prej odpraviti in FURS-u poslati podatke o izdanih računih v dveh delovnih dneh od dneva prenehanja delovanja. Kadar zavezanec zaradi okvare blagajne račune izdaja z uporabo VKR, mora FURS-u poslati podatke o serijski številki VKR, zaporedni številki posameznega obrazca računa. FURS poslanim podatkom o posameznem računu dodeli EOR (to je oznaka, ki se programsko ustvarja v FURS-ovem informacijskem sistemu, ki je obvezni del računa, ki ga bo kupec prejel) in jo pošlje zavezancu kot potrdilo o prejemu naknadno poslanih podatkov o izdanem računu.

V primeru vnosa računa v program, ki smo ga predhodno že izdali z uporabo Vezane Knjige Računov, se v polja na dokumentu VKR vpišejo zahtevane številke iz VKR.

Slika: Polja za vnos številk iz Vezane knjige računov na formi izdanega dokumenta.

V tem primeru bo prvi izpis iz programa že vseboval oznako Kopija 1, saj je originalni račun, račun iz Vezane knjige računov.

POVEZANE TEME:

 Davčno potrjevanje računov

 Priprava izpisa za fiskalizacijo