Branje PDF dokumenta Detaljno po pozicijah (line-item-invoice)

eKnjižbe optično branje (OCR) je pripravljeno za več načinov branja PDF dokumentov oz. računov. Standardna funkcionalnost eKnjižb omogoča dva načina branja PDF dokumentov.

Eden od njih je optično branje PDF dokumenta Detajlno po pozicijah (line-item-invoice).

Da bi si lažje predstavljali navedeno pojasnimo na primeru računovodje, ki obdeluje prejeti dokument dobavitelja. Ta ima 4 pozicije. Rezultat branja PDF dokumenta detajlno po pozicijah bo prejeti račun v PANTHEON-u, ki bo imel 4 pozicije kot izvorni dokument dobavitelja.

V spodnjem primeru vam prikazujemo kako bomo prišli do tega rezultata.

Opis primera Odgovorna oseba želi za subjekt Andragoški zavod Maribor, uvoziti račun, in sicer detaljno po pozicijah. Postopek izvede v naslednjih korakih: Nastavitev/preverjanje načina branja PDF dokumenta Zagon eProcesa Optično branje (OCR) za eKnjižbe Uvoz prejetega e-računa Izpolnjevanje manjkajočih podatkov in Učenje eKnjižb Prejeti račun v PANTHEON-u

1. Nastavitev/preverjanje načina branja PDF dokumenta

Odgovorna oseba najprej za izbrani subjekt nastavi oz. preveri nastavitev načina branja PDF dokumentov v Šifrantu subjektov.

V našem primeru mora biti nastavljeno: Detajlno po pozicijah (line-Item-Invoice), kot je prikazano na spodnji sliki.

Namig Podrobnejša navodila nastavitev načina branja lahko preberete v poglavju Nastavitve načina branja PDF dokumentov.

Nadaljuje z uvozom računa.

2. Zagon eProcesa Optično branje (OCR) za eKnjižbe

Dokument uvozi v eDokumentacijo kot prikazano na spodnji sliki.

Za pretvorbo podatkov iz PDF dokumenta v obliko e-računa v orodni vrstici Dokumentacije, klikne na gumb  (Čarovniki) in s spustnega seznama izbere možnost: eProces Optično branje (OCR) za eKnjižbe.

Namig Da se nam prikaže poslovni proces na določenem PANTHEON obrazcu, kot možnost izbire na gumbu Čarovniki moramo to nastaviti v Oblikovalcu poslovnih procesov. Postopek si lahko preberete v točki 3. poglavja Osnovne nastavitve poslovnega procesa.

Poslovni proces pretvori PDF dokument v e-račun v JSON formatu, kar je zapisano v zavihku Datoteke ter predogled datoteke v JSON formatu, je prikazan na Predogledu dokumenta.

Nadaljuje z uvozom e-računa v PANTHEON.

3. Uvoz prejetega e-računa

V orodni vrstici obrazca Dokumenti, klikne na gumb Čarovniki in v meniju izbere možnost za zagon želenega poslovnega procesa: eProces Uvoz prejetega e-računa v eKnjižbe.

Namig Podrobnejši postopek uvoza prejetega e-računa v PANTHEON lahko preberete TUKAJ.

V obrazcu Uvoz e-Slog dokumentov prevzema preveri in izpolni manjkajoče podatke.

Namig Nekateri podatki se preberejo neposredno z računa, drugi pa so odvisni od PANTHEON-ove logike.

4. Izpolnjevanje manjkajočih podatkov in Učenje eKnjižb

Ob uvozu e-računa se morda nekateri podatki, recimo datum ali vrstica računa ne preberejo ustrezno. Sistem se namreč ob uvozu računov v PANTHEON uči in bo ob naslednjem branju bolj uspešen.

V našem primeru sistem ni prepoznal nekaterih datumov, zunanjih kod ipd. V ta namen je odgovorna oseba to uredila, kot je prikazano na zgornji sliki in pojasnjujemo v nadaljevanju:

• V glavi: OCR ni razpoznal Datuma DDV računa, zato podatke ročno dopolni.
• V e-računu je bila prejeta zunanja koda. V prvih dveh pozicijah računa je PANTHEON na podlagi zunanje kode in subjekta prepoznal "svojo" kodo. Nastavitve za to so v šifrantu identov.

V našem primeru za drugo in tretjo pozicijo kodo ročno izbere s spustnega seznama (prikazano na spodnji sliki).

PANTHEON-ove šifre/kode lahko program prepozna na različne načine. Z uporabo preklopnika Dodajanje manjkajočih kod subjektov v šifrant identov pri uvozu se bodo zunanje kode pri uvozu samodejno dodale v šifrant subjektov.

Namig Ko želimo uvoziti ident z enako zunanjo kodo, bo PANTHEON samodejno prepoznal svojo interno kodo.

Če v e-računu ni vpisana enota mere se vpiše privzeta enota mere iz Šifranta izmenjave.

Nadaljuje z uvozom. Dokument izbere tako, da obkljuka izbirno polje (prikazano na spodnji sliki) in klikne na gumb Uvozi.

Račun je kreiran v Vrsti dokumenta, ki je izbrana v označenem polju spodaj, v razdelku Kot datum računa in DDV se upošteva.

Številka uvoženega dokumenta je vidna na zavihku Povezave.

Z dvoklikom na številko dokumenta se odpre okno z računom.

5. Prejeti račun v PANTHEON-u

Prejeti račun, ki je nastal z uvozom tega e-računa, vsebuje toliko pozicij, kolikor je bilo pozicij v PDF računu.

Namig Če ob uvozu e-računa v PANTHEON vidimo, da OCR sistem ni pravilno prebral vseh podatkov, recimo datumov in/ali davčnih stopenj,  te podatke ročno dopolnimo ali spremenimo. OCR sistem se iz uvoženih računov v PANTHEON uči, zato bo že ob naslednjem branju bolj uspešen (Učenje eKnjižb).